果てしないToDoリストにあるものを全部やり遂げたいと思いながらも、1日は24時間しかなく、エネルギーも限られています。

目の前にあるすべてのタスクに、どうやって重要度の高い順に優先順位をつければいいのか、どのタスクを他人に任せればいいのか、よくわからないときは「決定マトリックス」を作ってみましょう。

Growth Partners Consulting社のコンサルタントであるAmy Draderさんが提案しているように、決定マトリックスがあると、「緊急度と作業量のレベルで」仕事の優先順位をつけやすくなります。

「決定マトリックス」を使ってタスクに優先順位をつける方法

特に、目の前にある仕事の量に圧倒されて気持ちが萎縮しているときは、意思決定マトリックスを使って、複数の選択肢を1つに絞ることができるとDraderさんは言います

マトリックスを構築するには、横のX軸を「作業量」、縦のY軸を 「緊急度」にしたグラフを書きます。

縦軸と横軸が交わるところに「低」と書き、Y軸の上端とX軸の右端に「高」と書きます(外見はこちらでチェックしてみてください)。

これで、このグラフを4分割することができます。

  • 緊急度が高く、作業量は少ない
  • 緊急度が高く、作業量も多い
  • 緊急度が低く、作業量は多い
  • 緊急度が低く、作業量も少ない

決定マトリックスに記入するには、まず、やるべきことをすべてリストアップします。

そして、ひとつひとつのタスクについて、特定のタスクをすぐに終わらせることの重要性と、そのために必要な作業量を考えます。

次に、それぞれのタスクを作業量と緊急度の程度に応じて、対応する象限に書き込んでいきます。

緊急性の高いタスクを優先する

緊急性が高く、作業量が少ないタスクはすぐにやりましょう。何も考えずに、とにかくやってしまうのです。

緊急性が高く作業量も多いタスクの場合は、完了するのにかかる時間を見積もって、そのタスク専用の時間を確保します。緊急性が低く作業量も少ないタスクは、他人に任せましょう。

緊急性は低いけれど作業量が多いタスクの場合は、長期的な計画を立てて達成しましょう。

「決定マトリックスの作成」をToDoリストに入れるのは、直感的に変な感じがするかもしれません。

しかし、すぐにやらなければならないこと、待ってもいいこと、誰かに任せてもいいことを理解するために、時間をかけてToDoリストをスケッチする価値はあります。

そして、Draderさんが書いているように、やればやるほど簡単にできるようになります。

Draderさんいわく、「優先順位付けは、筋肉のようなものです。鍛えれば鍛えるほど、強くなり、簡単にできるようになります」。

Source: GrowthPartners