忙しいときに限って会議の日程が決まらず、調整作業に時間を取られてしまう。
できることなら「日程調整」に時間をかけたくないですよね。
そこで、効率と生産性を上げるためのビジネスハックを提案、時短研修を各企業に提供する、らしさラボ代表の伊庭正康さんに解決方法を聞いてみると「日程調整ツール」の活用が最善策の1つとのこと。
では、日程調整ツールは、どのような仕組みで効率的な作業ができるのか？
今回は『トヨクモ スケジューラー』を例に、活用メリットを伊庭さんに教えてもらいながら探ってみました。
日程調整の課題は、手間と時間、ストレス
打ち合わせや会議の事前作業として欠かせない日程調整。
最近では、社内ではカレンダーアプリやチャット、社外とはメールでやりとりするケースが増えましたが、効率や生産性の視点でどのような課題があるのでしょうか？ 伊庭さんはこのように指摘します。
日程調整は、手間と時間がかかる上に、まったく価値を生み出さない、非生産的な作業の1つ。絶対に削減すべき業務と言えますね。
冒頭から刺激的なコメントが返ってきましたが、その理由とは...
1. 主作業：価値を生み出すメイン業務
営業職なら商談、人事職なら採用面接など、役割を果たし機会を増やすことで価値が大きくなる作業。
2. 付随作業：主作業に価値をもたらすための関連業務
会議や資料作成、移動など、機会を増やしても価値が大きくなることはなく、手間と時間を短縮すべき作業。
3. ムダ作業：上記以外の削減すべき業務
主作業／付随作業の修正・やり直し、待ち時間など、価値をまったく生み出さない作業。
伊庭さんは、生産管理の現場で使われる3つの分類法を一般的な業務にあてはめて解説してくれました。
日程調整は、打ち合わせや会議を行なう前の準備業務なので付随作業ですが、参加者の都合が合わず、何度も調整を繰り返すことでムダ作業になってしまいます。
これは手間と時間がかかるだけでなく、ストレスがたまる要因にもなります。
もし、生産性を高めるためにムダな作業を削減したいと本気で考えているなら、何かを生み出すわけでもない日程調整の改善はすぐにでも取り組むべき課題だと思います。
では、課題の根源を見つけるために、日程調整の作業を確認しましょう。
打ち合わせや会議の参加人数で所要時間は異なりますが、一般的な日程調整では上記5つの作業が発生します。
1件の作業が完了するまでの時間が20分〜35分、仮に営業職の1人が1日に新規3件の日程調整を毎日行った場合、1日計算で60分〜105分、週5日勤務だと300分（5時間）〜525分（約9時間）。
なんと、1週間の勤務（40時間）の12.5％〜22.5％もの時間を日程調整だけに費やしている計算に。これは課題解決が急がれます。
日程調整を改善するためには、社内の個人やグループのスケジュールと空き時間をリアルタイムで確認できる体制を整えることです。
そうすれば、日程調整の手間と時間が削減でき、調整のやり直しなどムダ作業を防ぐことができます。
そのためにも、日程調整ツールを有効活用することが課題解決を導く最善策の1つだと思います。
トヨクモ スケジューラーで日程調整を半自動化
日程調整ツールとは、社内の個人やグループを対象に、複数の空き時間を簡単に見つけ出して社外の相手に連絡。相手が都合の良い日時を指定するだけで日程調整が完了するITソリューション。
ここからは、日程調整ツールとしての『トヨクモ スケジューラー』の機能や活用方法を確認しながら、導入メリットを考えてみましょう。
上図のとおり、これまでの日程調整作業と比較した場合、トヨクモ スケジューラーを活用することで、作業工数が削減され、時間を大幅に短縮できることがわかります。
次に、手間を省いて時短につながる4つの機能を具体的に確認してみましょう。
1. 個人・グループのスケジュールが一目瞭然
トヨクモ スケジューラーのグループスケジューラーには、自分の予定やTODOリストを作成できる個人ビューと、メンバーと会議室など施設の予定を縦に並べて一覧で確認できるグループビューがあります。
個人とグループのスケジュールを見える化することで、時間管理がしやすく、グループ全体の予定も俯瞰でき、状況の把握や情報共有に役立ちます。
また、日程調整に欠かせない空き時間ビューは、グループ全体はもとより、メンバーや施設などの条件を設定するだけで、共通の空き時間が瞬時に空白で表示されます。
さらに、スケジュールの見える化や空き時間が瞬時に抽出できることが、主作業の生産性向上に大きな意味を持つと伊庭さんは教えてくれました。
コロナ禍でリモートワークや時差出勤など働き方が多様になり、メンバーの動きがわかりにくいことが職場の新たな問題になっています。
“仕事の状況がわからないので、業務をお願いしにくい”といったことも起こりがち。グループ全体の予定や動きが見える化されることは、こうした課題の改善につながります。
また、メンバーとの共通した空き時間がすぐにわかるので、業務を推進するために先手を打った社内会議を設定したり、10分間だけ意見交換する場を設けるなど、主作業の生産性向上とチーム力を高めるためにも活用したいですね。
2. 社外の人との日程調整はシェアして待つだけ
社外の相手と日程調整する場合は、予定のタイトルや参加メンバーなどが非表示になる空き時間ビューをもとに、期間や時間帯などの条件を設定します。
設定が完了したら、空き時間ビューを見るための共有用URLを発行。社外の人にメールなどでシェアし、あとは日程が登録されるのを待つだけ。
社外の相手が日程を登録するとリアルタイムでグループスケジューラーに予定が反映され日程調整は完了です。
伊庭さんは、時間をかけずに日程調整を可能にするこの仕組みについて、「日程調整に、調整能力はもう必要ないですね」と感心していました。
調整能力とは、お互いに妥協できる範囲の中でうまく収める能力のこと。ここまでなら譲れますといった妥結範囲と妥結案をすり合わせて着地させるわけです。
しかし、トヨクモ スケジューラーで日程調整を行えば、複数の日程候補をカレンダーで提示。相手は先々の予定を含めて検討できるので、お互いに満足のいく最適な着地が半自動化できます。これで主催する担当者に調整能力の有無は関係なくなりましたね。
3. オンライン会議のURLを自動発行、設定も簡単
コロナ禍でリモートワークやオンライン会議が定着しましたが、トヨクモ スケジューラーにもオンライン会議を日程調整に組み込む機能が備わっています。
事前にトヨクモ スケジューラーの個人設定でGoogle MeetやMicrosoft Team、zoom（近日公開予定）と連携すれば、空き時間ビューで設定した予定にオンライン会議用のURLを自動発行できます。
もちろん、社内外を問わず空き時間と合わせて相手に知らせることができるので、ほとんど手間がかかりません。
4. スキマ時間に、スマホでサクサク日程調整ができる
ここまで、日程調整の課題を時短で解決するトヨクモ スケジューラーの機能を見てきましたが、実は専用のスマホアプリを使えば、外出先でも簡単に同じ操作ができるんです。
日程調整は回答がいつ届くかわからないので、スマホの活用こそ重要だと伊庭さんは言います。
日程調整は付随作業もしくはムダ作業なので、積極的にスキマ時間を活用することがポイント。
作業時間は短いはずなので、電車を待っている時間、移動中の車内、待ち合わせの合間など、メールチェックと同じようにスマホでサクッと対応できるメリットは大きいですね。
月額0円～。コスパにすぐれた料金プラン
トヨクモ スケジューラーの料金プランは3つ。導入コストが無料、10ユーザー以下なら月額0円のフリープランからスタートできます。
お試しで活用メリットを感じた11名以上の部署なら、ユーザー数で料金が変動するスタンダードプラン。100人以上の企業で利用する際は、コスパが高いビジネスプランがおすすめです。
また、トヨクモ スケジューラーは、cybozu.com、サイボウス kintoneとの連携が可能。
cybozu.comからユーザーや部署、所属情報を読み込むことができ、サイボウズ kintone内に登録されている会社名や電話番号、住所を簡単に引用できるのでシームレスに情報を活用できます。
日程調整のムダを大きく削減でき、日常業務の生産性向上にもつながる『トヨクモ スケジューラー』。
単に日程調整の手間と時間が省けるだけでなく、個人やグループの時間管理や情報共有に役立つスケジューラーとして、日常の主作業に集中できる環境づくりにも役立つので、ぜひフリープランから試してみてはいかがでしょうか。
Source: トヨクモ スケジューラー
