突然ですが、契約書などの小難しい書類や資料を作るのに苦労していませんか?
やっとのことで資料を完成させたとおもって提出しても、細かい修正が何度もはいったり、意見の調整に苦しんだり。そんなあなたにおすすめの方法を紹介します。それはプロジェクターを使いながら、みんなで集まって資料をまとめるという方法です。
やりかたは簡単。資料に関係する人を会議室に集めて、ドラフトの資料をプロジェクターで投影、その場で修正の意見をもらって、その場で調整、その場で修正していきます。投影する資料は、『PowerPoint』や『Keynote』のスライドに限りません。契約書などの文書でも大丈夫。これだけのことなんですが、ドラフトの出来がよければ、驚くほどスムーズにことが進んで、資料が完成します。
気になる続きは以下よりどうぞ。
例えば契約書の場合、画面に契約書の条文をそのまま投影します。「ここの条件にアレとコレを追加して...」といわれたら即座に修正、「いや、そんなことをすると、前項の条件とコンフリクトするから表現を変えて...」といわれて、また即座に修正、と、退屈な文章がダイナミックに画面上で修正されます。画面を共有することで、その場で契約書の完成度が上がるし、会議も動きがあるのでクリエイティブな会議に変身します。プロジェクタを使うのは、単に画面を共有するだけでなく、結果もその場で確認、共有できるため。若干の意見の食い違いも、その場で議論してもらえれば、意見の調整も同時に完了できます。
この方法、ひとつ注意するべきことがあります。この方法は最後の調整には使えるのですが、書類がまとまっていなかったり白紙に近い状態だと、ただの会議になってしまい、全然意味がありません。意見がまとまらず「出直してこい」と言われかねません。
この方法を応用すれば、会議で使う以外にも、一人での書類作成方法にもプロジェクタが役立ちます。秘密の資料でないなら、コミュニケーションスペースなどで、一人でプロジェクタを使いながら仕事をするという手もあります。通りすがりの人が意見をくれたりして、結構参考になることもあります。
ディスプレイの画面をプロジェクタでみんなにさらすことになるので、チャットやTwitterで遊んでいると、すぐにバレてしまうので論外ですし、メールチェックもなかなかできません。でも、なにも出来ないことを逆手にとると、一つの仕事に集中できる効果があると言えなくもありません。仕事の効率アップにつながるかも。興味のある人は、ぜひ一度試してみてください。
（ライフハッカー［日本版］編集委員・平田大治）
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