オフィスの会議はついダラダラと続きがち。議論そのものが活発になるのはいいですが、議案から逸れて、それぞれが勝手気ままに話し出すと、もはや収拾がつかず、ネバーエンディング...ということも少なくありませんね。こちらでは、会議を効率化し、時間を短縮するためのコツをご紹介します。
米Lifehackerの生みの親・Gina Trapaniは、米ビジネス誌「ハーバードビジネス」で、会議を効率化するための4つの方法について述べています。ちょっと極端なものもありますが、時には強硬策も効果あり!?かも。
1：ストップウォッチで残り時間を測る会議時間をストップウォッチで測ることで、参加者に時間を意識させ、議題に集中するように促す。米誌「BusinessWeek」の記事によると、米Googleの会議では、大きいタイマーをプロジェクターで映し出すのが恒例だとか。おかげで、会議時間が延長することはあまりないそう。
2：椅子をなくし、立ち会議にする非効率な会議を避けるためには、全員が立ったままで会議するのも一法。長時間立っているのは大変なので、会議の効率性も上がり、会議時間も従来の半分程度で済むそう。一時期話題にもなった『椅子とパソコンをなくせば会社は伸びる! 』でも紹介されているように、大幅な業績アップを実現したキヤノン電子も「立ち会議」を実践している例。
3：会議中の「内職」を禁止するラップトップPCやスマートフォンをチェックするなど、会議中に「内職」することを禁止し、会議に集中させるようにする。会議参加者の携帯電話を会議前に回収するという荒業も、ときには手。
4：30分以上の会議は設定しない会議は30分以内で設定。議題を明確にして議論を進めるようにする。この方式をうまく活用している例としては米ウェブアプリ開発会社「37Signals」がある。
チリも積もれば山となる。ひとつひとつの会議の無駄が膨大なコスト増にもなりかねません。日常業務だけでなく、会議でも生産性を意識し、効率性を追求しつつ、確実な成果につなげていきましょう。
Extreme Ways to Shorten and Reduce Meetings [Harvard Business Blog]
Azadeh Ensha（原文／松岡由希子）
