多くの人は、締切があると嫌なものです。締切が近づいてくるまでやるべきことを先延ばしにしてしまい、土壇場で頑張っても期限内にタスクを完了できないかもしれません。
私生活でも仕事でも締切を守れないと、生産性が低下し、良くない印象を与えてしまいます。この記事で説明するポイントをチェックして、あらゆる締切を楽々と守る方法を見つけてください。
1．小さいマイルストーンをたくさんつくる
複雑で時間のかかる作業があると、先延ばしにしてしまうことがありませんか？ もしそうなら、それはあなただけではありません。時には、精神的に余裕がなくなり、締切直前まで頑張り通そうとする意欲をなくしてしまうことがあります。
大きな目標は、小さなマイルストーンに分解することが効果的です。たとえば、50ページの課題を完成させることが目標なら、小さな章に分けて、1章ずつ取り組んでいきましょう。
そうすれば、潜在意識で負担を感じなくなります。逆に、小さな締切なら手に負えそうだと思えて、その仕事に着手する意欲が湧いてきます。小さなマイルストーンを次々と達成していけば、大きな目標を達成することも難しくなくなります。
2．モチベーションを上げてくれるパートナーを見つける
独りで仕事をするのは難しく、特に複雑な仕事をする場合はなおさらです。独りで仕事をすると、好きなようにできる自由はありますが、仕事をやり遂げるモチベーションが持てないことがあります。私生活での締切に関しては誰に対しても説明責任がないので、マイルストーンを見逃しがちです。
自分で決めた締切を管理するのが難しいときは、誰かを巻き込むのも手です。その締切のことを知っている人をつくることをおすすめします。家族や友人をパートナーにして、その人に対して説明責任を負いましょう。
1つの章を読み終えるには、クラスメートを輪に入れて一緒に勉強するのもいいですね。パートナーが見つからないときは、同じマイルストーンを達成した人のことを知るだけでも刺激になります。
3．進捗状況を常に把握する
進捗管理を毎日の習慣にすることで、タスクを予定通りに終わらせることができます。締切を設定したからといって、タスクの完了が締切の当日でなければならないわけではありません。つまり、複数の日に渡ってプロジェクトに取り組み、締切が来る前に完了するという意味です。
プロジェクトの期間中は毎日同じレベルの生産性を保てるわけではありません。しかし、定期的に進捗状況を確認することで、ギャップを把握し、自分の弱点を補うことができます。
MeisterTaskを使うと、あらゆるタスクの進捗状況を把握することができます。任意の数のタスクをMeisterTaskに追加して、毎日作業しながら進捗状況を把握することができます。
4．不備のない計画を立てる
個人的なタスクの締切を決めるときは、予め詳細な計画を立てなければなりません。締切を設定する前に、目的、作業プロセス、利用可能な時間を把握しましょう。計画に不備があると、締切を守れなくなります。
締切に間に合わなかったからといって、計画に不備があったと自分を責めても仕方がありません。
たとえば、月曜日までにプロジェクトを終わらせるためには、図書館から本を借りなければなりません。金曜日にその計画を立てましたが、土曜日と日曜日は図書館が閉まっていました。
ご覧の通り、このスキームには穴があり、そのせいで、締切を守れなくなります。このような事態を避けるためにも、作業プランには不備がないようにしましょう。
5．気が散る原因は遠ざけておく
無駄な作業をしてしまうことは、期限内にタスクを完了できない最大の原因の1つです。長いメール、ソーシャルメディアの通知、緊急性は高くても重要度は低いタスク、立ち寄っておしゃべりする家族など、どれも目標から気をそらし、ワークフローを妨げる原因となります。
一度、他のことに心を奪われてしまうと、元の作業に同じ集中力と注意力でもう一度臨むのは大変です。ですから、タスクに夢中になっているときは、できるだけ一つのことに集中するようにしましょう。
気が散らないように、スマホやパソコンの通知をミュートにしましょう。気が散らないようにするアプリを使うことも、仕事中の集中力を保つには効果的です。
6．効率的なカレンダーツールを使用する
あまりにも多くのことを抱えていると、締切や保留中のタスクを見失ってしまうことがあります。タスクや締切を覚えておくには、カレンダーツールを使うのが一番です。このようなアプリは、タスク、イベント、ミーティングなどのスケジュールを立てるのに役立ちます。
カレンダーソフトを使えば、過去や未来の締切やマイルストーンを簡単に把握することができます。こうしたアプリを使えば、今後の締切を分類して可視化することができます。このようなツールを毎日チェックして、その日のToDoリストにあるタスクを把握しましょう。
Googleカレンダーは、個人的なタスク管理や仕事のスケジュール管理に使えるカレンダースケジューリングアプリです。また、さまざまなプロジェクト管理ツールとの連携にも対応しているので、締切を簡単に可視化できます。
7．ソフト・デッドラインを設定する
ソフトな締切（ソフト・デッドライン）とは、本来の締切の前に置く仮の締切のことです。ソフト・デッドラインが果たして助けになるのか疑問に思うかもしれませんが、答えは「イエス」です。
ソフト・デッドラインが役立つのは、仕事上のプロジェクトだけではありません。個人的なマイルストーンに関しても同じように効果的です。
どんなに綿密な計画を立てていても、不測の事態が発生することがあります。体調を崩したり、技術的な問題が発生することもあるでしょう。そんなことで締切を逃してはいけません。ソフト・デッドラインを設定し、それまでに仕事を終えるようにしましょう。
ソフト・デッドラインは不測の事態に備えるだけでなく、タスクを効率的に完了するためにも役立ちます。
8．タスク達成時のご褒美を用意する
ほとんどの人が、「先延ばしをすると、自分で決めた締切さえ守れない」と認めるのではないでしょうか。たいていは、タスクの複雑さが原因ですが、タスクを終わらせても見返りがないせいで先延ばしにしてしまうこともあります。
個人的なタスクは、上司が関わっていなかったり見返りがないことが多く、そのせいで先延ばしにしがちです。ですから、予定通りに仕事を終えたら、毎回自分にご褒美をあげましょう。そうすれば、次からは先延ばしをしないようにしようという気持ちになるでしょう。
締切を守ると生産性が向上する
締切が、ストレスになったりモチベーションを失う原因になってはいけません。むしろ、期限内にタスクを完了しようとするモチベーションになるべきです。この記事でご紹介したことを実践して自分で設定した締切を守りましょう。
また、仕事上の遅れは、考えられる理由とその解決策を見つけることで、何としても回避しましょう。
Source: Meistertask
Original Article: How to Meet Deadlines and Finish Tasks on Time: 8 Tips by MakeUseOf
