Slackにはさまざまな機能を追加できる「アプリ」が用意されています。
しかし、ワークスペースの設定によってはこれらの利用に管理者の許可が必要となるケースもあり、誰でもすぐに使えるわけではありません。
そこで今回は、アプリの追加権限を持っていないユーザーでもすぐに利用可能なSlackの基本機能を駆使して、情報管理を効率化する方法をご紹介します。
目次
1. 指定した時間にメッセージをリマインドする
送られてきたメッセージに後で対応しようと思っていて、そのまま忘れてしまった……。
チャットツールではありがちなミスですが、それを防止するために役立つのが「リマインド」機能です。
設定方法
メッセージ右側の点3つのアイコンをクリックして、「後でリマインドする」から、再通知する時間を選択。
その時間になると、ダイレクトメッセージの「Slackbot」に、そのメッセージが再投稿されます。メッセージの部分をクリックすれば、元のチャンネルに移動することも可能です。
2. 重要なメッセージをピン留めする
上記の「リマインド」は自分しか見ることができませんが、チャンネルに参加している人全員に重要なメッセージを周知したい場合もあります。そのような場合は「ピン留め」がおすすめ。
設定方法
右側の点3つのアイコンから、「この会話にピン留めする」をクリックします。
チャンネル名の下のピンのアイコンをクリックすると、画面右側に開いたウィンドウの「ピン留めアイテム」の欄にピン留めしたメッセージが表示されます。
チャンネル内で、重要なメッセージは各自がピン留めするルールにしておけば、ここを見るだけで重要事項をまとめて確認できるようになりますよ。
3. いつも見るチャンネルを固定表示する
参加しているチャンネルの数が増えてくると、サイドバーの一覧から目的のものを探すのに時間がかかるようになります。
そのようなときは、よく見るチャンネルを上部に固定表示しておくと便利です。
設定方法
チャンネル名の横の星マークをクリックすると、チャンネル一覧の最上部の「スター付き」の欄にそのチャンネルが表示されるようになります。
4. 読み返したいメッセージをブックマークに集約
後でもう一度読みたいメッセージは、「ブックマーク」を使って1カ所に集約することも可能です。
設定方法
メッセージにマウスポインタを乗せると表示されるメニューで、右から2番目のアイコンをクリック。
ブックマークに追加したメッセージは、サイドバーの「ブックマーク」から見ることができます。各メッセージをクリックすれば、元のメッセージが投稿されたチャンネルに移動することも可能です。
また、右上に表示されている「右上にドッキングする」のアイコンをクリックすると、画面の右側にブックマークが、左側に元のチャンネルが表示されるようになります。
5. 覚え書きには自分宛チャットを活用
サイドバーのダイレクトメッセージの宛先一覧に、自分の名前が表示されていることにお気づきでしょうか？
ここに投稿した内容は自分だけが見ることができるので、ちょっとしたメモやキープしておきたいファイルなどを置いておくための場所として活用できます。
通常のメッセージと同様に、テキストやファイル、画像などを投稿することが可能。
他のチャンネルのメッセージを引用したい場合は、元のメッセージの「リンクをコピー」からメッセージのリンクを取得して自分宛のチャットに貼り付ければOKです。
6. 履歴一覧でワークスペース間をすばやく移動
複数のワークスペースに参加している場合に重宝するのが、「履歴」機能です。
画面上部の時計アイコンをクリックすると、最近利用したチャンネルの一覧がワークスペースをまたいで表示されます。
チャンネル名の右側に表示されるアイコンで、どのワークスペースのチャンネルなのかを見分けることができます。なお、現在表示中のワークスペースのチャンネルについては、アイコンは表示されません。
「別のワークスペースを開く」→「チャンネルを選ぶ」というプロセスを踏むことなく、すばやく目的のチャンネルへ移動できます。
基本機能だけでも、Slackの情報管理を効率化することは可能です。毎日使うものだからこそ、工夫してより快適に使えるようにしたいですね。
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