NotesはAppleが開発したメモアプリです。
チェックリストを作成したり、考えを書き留めたり、文書をスキャンしたりすることができます。
しかし、このアプリを使って共同作業ができることはあまり知られていません。しかも、iOS 15には、さらに簡単に、よりシームレスにコラボできる機能が導入されました。
それでは早速、Apple Notesを使って共同作業をする方法をご紹介します。
最初にすべき設定
自分のデバイスで共同作業をするためには、まず、次のことを実行しましょう。
- デバイスを最新のソフトウェアにアップグレードして、最新の機能を利用できるようにする。
- デバイスにiCloudを設定する。
- Apple IDでiCloudにサインインする。
メモを共有する相手も、アプリやデバイスをアップデートしていて、メモを閲覧・編集するためにApple IDでサインインする必要があります。
メモを共有する方法
Notesは、自分のメモのコピーを相手に送るだけでなく、同じメモの中で共同作業も可能。
そのためには、自分のメモを共有するか、他者から招待を受けてその人のメモで共同作業をしましょう。
誰かを共同作業に招待する方法：
- 「Notes」アプリを開きます。
- 共有したいメモを長押しして、「メモを共有」をタップします。自分が共有したいノートの中にいる場合は、「省略記号（...）」アイコンをタップし、「メモを共有」を選択します。
- 招待を送信する方法を選択します。メールやメッセージなど、デバイスのメッセージングプラットフォームから送信できます。また、リンクをコピーして手動で送信することもできます。その場合は、「リンクをコピー」をタップして、メモを共有したい相手の連絡先を追加します。
- 「共有オプション」をタップします。「参加依頼した人のみ変更できます」を選択して、招待した人にメモの編集を許可するか、「参加依頼した人のみ閲覧できます」を選択して、読み取り専用のアクセスを許可します。
また、フォルダー全体を共有することで、複数のメモで共同作業をしてもらうこともできます。
そのためには、「フォルダー」表示に行き、共有したいフォルダーを長押しします。「フォルダーを共有」をタップして、招待の送信方法を選択します。
ロックされたメモでは共同作業ができないことに注意してください。
ロックされたメモには、メモの上部とリストビューのメモの見出しの横に南京錠のアイコンが表示されます。ロックを外すには、リストビューでメモを長押しし、「ロックを解除」を選択。
メモの中の「省略記号（...）」アイコンをタップして、「解除」をタップできます。
誰が加えた変更か履歴を確認する方法
Notesのハイライト機能を使えば、メモに加えられた変更を、誰が変更したかを、変更された日時とともに確認できます。
ハイライトされたテキストは、変更を行った共同作業者によって色分けされます。メモの任意の場所から右にスワイプするだけで、このハイライトが表示されます。
アクティビティビューでアップデートを把握する
メモに加えられた変更を1つ1つ追跡するのは大変です。
特に、自分が画面から離れている間に多くの人がメモに変更を加えた場合はなおさらです。アクティビティビューは、自分がメモを最後に見たとき以降に行われた編集の概要と、各共同作業者のアクティビティのリストを表示します。
アクティビティリストを表示するには、画面上部の「共有」アイコンをタップし、「すべてのアクティビティを表示」を選択。または、「省略記号（...）」アイコンをタップして、「メモのアクティビティを表示」をタップしてください。
「Mentions」を使って共同作業者と直接やり取りする
共同作業は、直接かつタイムリーなやりとりができなければ成立しません。
Appleはこの問題を解決するために、メモに「Mentions」を追加しました。「Mentions」は他のメッセージングプラットフォームと同じように機能します。
「Mentions」を使用するには、「@」を入力し、ツールバーとキーボードの間に表示される共同作業者の名前からやり取りしたい相手を選ぶだけです。あるいは、「@」記号の後に共同作業者の名前を入力することもできます。
スマホでの共同作業が楽々できる
正直なところ、スマホでの共同作業は、デスクトップやラップトップでするより手間がかかります。
しかし、Notesのユーザーフレンドリーなインターフェイスを使えば、簡単で手間のかからない共同作業が可能です。特に、この記事で使い方を把握できればなおさらですよ。
Original Article: How to Collaborate With Other People Using Apple Notes by MakeUseOf
