Googleカレンダーは、時間管理に不可欠なアプリです。仕事から勉強、パーティーの準備まで、物事を段取り良く進めるのを大いに助けてくれます。
Googleカレンダーには、オフィスワークを支援し、時間管理をサポートしてくれる素晴らしい機能が揃っています。
今回は、そのうちの7つを紹介します。
1. 不在通知を送信する
不在通知というアイデアは決して新しいものではありません。電子メールの黎明期から使われてきた機能であり、Gmailの最も便利な機能の1つでもあります。
しかし、多くのカレンダーアプリにはこの機能がありません。そのせいで、時間管理が悪夢のようになっていた側面があります。
たとえば、複数の人が共通して空いている時間を見つけるのは本当に大変なことです。
新しいGoogleカレンダーでは、「外出中」の設定ができるようになりました。予定を外出中に設定すると、その期間と重なる会議への招待はすべて自動的に辞退するようになります。辞退メッセージをカスタマイズしたり、メッセージを受けとるユーザーを限定することもできます。
不在メッセージを設定するには、予定を作成するときに、［外出中］のタグを選択します。
現在この機能はG Suiteでのみ利用可能です。Googleはまだ正式に認めていませんが、今後数カ月ですべてのユーザーにこの機能が公開されると予想されます。
2. 業務時間を設定する
G Suiteユーザーが享受できるもう1つの新機能は、業務時間を設定する機能です。
このアイデアは、Googleが最近、プラットフォーム全体で推進している「デジタル・ウェルビーイング」という取り組みから生まれたもの。
同じ一環で、Andoroidには、アプリの使用時間を制限したり、休憩すべきタイミングを知らせてくれる機能などが追加されています。
業務時間機能を使うと、勤務時間を日別に設定することが可能となります。現在のところ、曜日ごとの開始時刻と終了時刻を設定する仕様となっています。
また、過去の業務状況に基づいて、業務時間を提案してくれる機能もあります。この賢い機能は、時間管理のやり方を試行錯誤しているフリーランサーとってはありがたいはず。
自分の業務時間外に設定された会議やビジネスイベントへの招待が届くと、Googleカレンダーから招待者に、時間外なので対応できないことを知らせる通知が自動で送られます。
Googleカレンダーで業務時間を設定するには、［設定］＞ ［全般］＞ ［業務時間］の順に選択してください。
3.タイムブロッキングを使う
誰もが陥りがちな落とし穴があります。Googleカレンダーを見ると、会議と会議の間に予定の入っていない自由時間がぽっかりと空いています。しかし、本当に自由な時間なのでしょうか？
次の会議の場所への移動時間を考えに入れてありますか？ メールを処理する時間は？ もちろん、食事をとる時間も忘れてはいけません。
タイムブロッキングは、オフィスワーカーにかぎらず、時間管理を改善したいすべての人にとって、シンプルかつ効果的なテクニックです。
やることは単純。1日の時間をすべて何らかの活動に割り振るだけです。タイムブロッキングについてに詳しい解説はこちらをご覧ください。
4. 会議に遅れることを出席者全員に伝える
どんなに時間管理に長けていても、ときには会議に遅れてしまうことがあります。電車の遅れや交通渋滞はどうしようもありません。
ありがたいことに、会議に遅れそうなときに、出席者一人ひとりに個別に知らせる必要はありません。Googleは、出席者全員に同時に連絡する手段を2つ提供しています。
- 自分に届いた会議への招待メールを使って、出席者全員にメールを返信する。（招待メールの詳細オプションをクリックして、返答メッセージを入力）
- Googleカレンダーで、会議の予定を編集することで出席者にメッセージを送信する。（編集画面のゲスト欄で［ゲストにメールを送信］をクリック）
この2つのやり方の詳細については、こちらの記事をご覧ください。
5. 予約枠を使う
仕事用や学校用のGoogleアカントを持っている人は、予約枠機能を使うことをお薦めいます。
これは、業務時間のアイデアのバリエーションです。1日のスケジュールをすべて公開するかわりに、会議や面談への招待を受け付ける時間帯を指定しておくのです。
この機能は、週に何時間かオープンドアポリシーを実施したい管理職や、毎日一定時間だけ手術や診療、相談を行う医師、獣医、弁護士にとって便利な機能です。
もちろん、この予約枠機能はオフィスワーカーの時間管理にも役立ちます。うっかり、想定外の時間に会議を入れられてしまった、という事態を避けることができます。
予定枠を設定するには、予定を新規作成して［予定枠］タグを選択してください。
6. 議事録テンプレートを活用する
会議の有用性については賛否があり、いまだに決着がついていません。多くの人が、会議は長引きやすいうえ、意味のある合意に達することはめったになく、せっかく練った時間計画を台無しにすると訴えています。
一方で、会議はプロジェクトマネジメントに不可欠なものだと考える人たちもいます。会議を行わなければ、計画はすぐに混乱に陥ると訴えます。
真実は両者の中間のどこかにあるのでしょう。しかし、タイムリーかつ生産的な会議を行うには、議事録が必要であることには誰もが同意するはずです。
議事録を使って、会議で話し合う議題を示したり、次の会議のための参考情報を提供することができます。
Goodleドキュメントには、議事録テンプレートがいくつか用意されています。
議事録をカレンダーの予定に添付するには、予定の編集画面で、クリップアイコンをクリックしてください。添付した議事録は出席者すべてに配信されます。
7. 他のユーザーのカレンダーを追加する
他のユーザーのカレンダーを閲覧したり編集したりする機能もオフィスワークには必要不可欠です。
たとえは、プロジェクトのカレンダーをチームメンバー全員で編集したり、秘書が上司のカレンダーを管理することはよくあることです。
カレンダーの所有者が共有設定をしていれば、他のユーザーのカレンダーにアクセスするのは簡単です。
他のユーザーのカレンダーを追加するには、相手のメールアドレスか、カレンダーのURLを使います。追加したカレンダーは、左サイドバーの［他のカレンダー］欄に表示されます。
- メールアドレスを使用して追加するには、左側のパネルからカレンダーのリストを探し、［友人のカレンダーを追加］あるいは［同僚のカレンダーを追加］ボックスに、相手のメールアドレスを入力し、Enter キーを押します。
- ICALを使用して追加するには、［マイカレンダー］に移動し、［+］アイコンをクリック、メニューから［URLで追加］を選択します。
Googleカレンダーで時間管理スキルを向上させる
以上の7つのヒントを使って、Googleカレンダーの使い方をマスターし、時間管理スキルを向上させてください。
Googleカレンダーのさらに強力な使用方法を知りたい人は、「Googleカレンダーを個人ジャーナルとして使う方法」を御覧ください。
Image: iJeab/Shutterstock.com
Source: MakeUseOf
Original Article: 7 Google Calendar Tips for Better Time Management in the Office by MakeUseOf
