出席した会議で、｢この人はできる人だな！｣と思ったことはありませんか？
逆に｢段取りが悪いな。きっとこの人は仕事ができないのだろうな…｣と判断したことは？
実は、誰もが会議などの場での｢ちょっとしたふるまい｣で、評価を下されることがあります。
私は、年間200回程度の研修にトレーナーとして携わっていますが、経営者や人事の方と話をすると、会議や打ち合わせ、研修などでの印象がその人の判断材料となるケースはよくあるそうです。短時間のことではありますが、侮れないとつくづく感じます。
今回は、「仕事ができない」と思われかねない会議中の言動と、仕事ができる人が実践する会議でのふるまい方についてご紹介します。
リモートはもちろん、対面での会議や打ち合わせのほか、商談でも活用できる共通したセオリーですので、ぜひ参考にしてみてください。
会議で言ってはいけない「NGフレーズ」3選
次にご紹介するセリフを無自覚に言ってしまう癖があるなら要注意です。あなたは大丈夫ですか？
悪い印象を会議で与えないためにも、ぜひチェックしてみてください。
1. 「私ですか？ 特に大丈夫です」
質問を求められた際に、「え、私ですか？ 特にありません」と言うのは絶対に避けるべきです。積極的に会議に参加していないことを表明するようなことだからです。
当てられて驚くのも問題ですが、「特にありません」と言うことはさらに問題。
言い換えると「別に…」と同義ですので、「自分は関与していない」といった意味に捉えられかねません。ぜひ気をつけてください。
▶仕事のできる人のふるまい方
当てられたら、こう答えましょう。
「○○の件は理解できました。ありがとうございます。もし、今後わからないことが出てきたら、ぜひ質問させてください」
ただし、意見や質問を一度もしないのは、会議に参加することの価値（バリュー）を提供できていないことと同義のため、推奨できません。
ぜひ「必ず発言する」と決めて、爪痕を残すように心がけましょう。
2. 「10分ほど頂戴して、状況を説明いたします」
このセリフも要注意。状況を説明するだけで、10分も時間を奪うことの意味を考えねばなりません。
いざ説明を聞けば、関係のないデータの説明であったり、背景情報の説明が長すぎることが少なくないものです。
たとえば、「最近、社内コミュニケーションが減ってきている。その結果、従業員満足率が5ポイント下がっている。リモートワークによる影響が考えられる」と簡潔に言えばわかることに対して、10分もかけてアンケート結果や詳細情報をくどくどと説明するのは、時間泥棒と思われても仕方がありません。
▶仕事のできる人のふるまい方
できる人は、「細かく説明する」のではなく「論点を絞って説明する」ことを心がけています。
重要な情報のみを抽出し、相手に伝えることを優先しましょう。
3. 「質問はなさそうですね。では、それでいきましょう」
司会をしている時に注意すべきことがあります。
締めくくる際、「質問のある方はいますか？ ないですね。じゃあそれでいきましょう」と勝手に憶測で進めてしまうと、後からトラブルにつながるケースがあります。
実は、心の中では完全なる合意をしていなかったと考えている人が少なくないからです。
▶仕事のできる人のふるまい方
できる人は次のようなセリフで、「声にならない声」を引き出そうとします。
「○○さんは、今回の件についてどのように思われましたか？」
「もし気になる点があればお伺いしたいのですが、何かありますか？」
会議の参加者には、最後に必ず感想や質問を求めるようにしましょう。
会議でやると評価を下げるNG行動2つ
会議でやると「評価を下げてしまうNG行動」があります。それについて、今回は2つご紹介しましょう。
1. リモート会議の準備ができていない
回線が不安定であったり、資料が投影できなかったり、マイクの音が入っていなかったり…何かにつけて準備不足が散見されるのがリモート会議でしょう。
こうならないために、5分前には準備を済ませておくことをおすすめします。段取りの悪さが露呈するのが、リモートの怖さ。まずは、必ず「準備不足」だけは避けておきましょう。
2. アジェンダと所要時間を決めない
会議を始める前に、アジェンダ（予定議題）を決めることなく会議を開くことはおすすめできません。
誰もが忙しい中で参加するからこそ、どの議題に、どのくらいの時間をかけるのかを周知してから会議を始めるべきです。でなければ、参加者はどのようなスタンスで発言や質問をすべきかが不明瞭だからです。
ぜひ、活発な意見交換を引き出すためにも、アジェンダと各アジェンダの所要時間を決めてから会議をスタートさせましょう。
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今回は、「会議でやってはいけない言動」をテーマにご紹介しました。本当に会議での態度や言動は侮れません。
ぜひ今回のセオリーを取り入れることで改善すべきことがないか、考えてみてください。そして、まだやるべきことがあれば、早速次の機会にトライしてみてください。今回の内容が、あなたの仕事力アップの一助になれば幸いです。
伊庭 正康 株式会社らしさラボ 代表取締役
リクルートグループ入社。残業レスで営業とマネジャーの両部門で累計40回以上の表彰を受賞。その後、部長、社内ベンチャーの代表を歴任。2011年、株式会社らしさラボ設立。リーダー、営業力、時間管理等、年間200回以上の研修に登壇。リピート率は9割以上。現在は、オンラインを活用した研修も好評。近著に15万部を超える『できるリーダーは、「これ」しかやらない メンバーが自ら動き出す「任せ方」のコツ（PHP研究所）』『できる営業は、「これ」しかやらない（PHP研究所）』のほか、新刊の『結局、「しつこい人」がすべてを手に入れる（アスコム）』をはじめ、他多数の書籍がある。
※無料メーリングニュース（全8回）
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