Googleドライブは、世界で最も人気のあるクラウドストレージサービスの1つです。
そして、Gmailを使用しているということは、Googleドライブも使用しているはず。15GBの無料ストレージがこの2つのサービスで共有されているからです。
実際にGoogleドライブを利用していて、このサービスをより有効に活用するための便利なテクニックをいくつか見つけたので、その一部をここでご紹介します。
1. 便利なキーボードショートカットを覚える
Googleドライブのインターフェースは、使いはじめはあまり直感的ではなく、多くの場合基本的な作業を行なうのに数回余分にクリックする必要があります。
しかし、Googleドライブが対応しているキーボードショートカットをいくつか覚えると、作業をスピードアップできます。
あらゆるキーボードショートカットを網羅したリストは、Googleドライブを開いてショートカットの1つ「?」を使うと表示されます。
あるいは、画面右上の「歯車アイコン」をクリックして「キーボードショートカット」を選択することもできます。
ファイルをアップロードするときの「Shift + U」、フォルダをアップロードするときの「Shift + I 」、そしてGoogleドライブの設定を開くときの「t」は、私たちのお気に入りのキーボードショートカットです。
2. ファイルをオフラインで使えるようにする
Googleドライブを使用すると、一部のファイルにオフラインでアクセスすることができますが、デスクトップではこの機能はGoogle Chromeでしか使えません。
ブラウザがあるなら、Google オフライン ドキュメントという拡張機能をインストールしてGoogleドライブに戻り、「歯車アイコン」→「設定」→「オフライン」と進み、「オフライン時にGoogle ドキュメント、スプレッドシート、スライドの作成や最近使用したファイルの閲覧と編集をする」を有効にします。
AndroidとiPhoneの場合は、Googleドライブアプリにアクセスしてから、オフラインで保存したいファイルを開きます。右上の「3つの点のアイコン」を押して、「オフラインで使用可」を選択しましょう。
3. スパムメール送信者をブロックする
Googleドライブ経由で不要なファイルを共有し続ける人がいる場合、ついにその迷惑な行為を止めることができるようになりました。
Googleドライブで誰かをブロックするには、「共有アイテム」タブを開き、相手が共有してくるファイルを右クリックして、「［ユーザー名］をブロック」を選択します。
4. 共有ファイルのダウンロードを防止する
誰かとファイルを共有したいけれど、コピーやプリント、ダウンロードをさせるのは気が進まない場合、Googleドライブのこの便利な機能を活用しましょう。
Googleドライブにファイルをアップロードして、右上の「共有」アイコンをクリックします。次に、共有の許可ウィンドウの右上にある「歯車アイコン」をクリックすると、2つの新しいオプションが表示されます。
「閲覧者やコメント投稿者にダウンロード、印刷、コピーのオプションが表示される」というオプションのチェックを外します。
もう1つのオプションは、ファイルの編集者が許可を変更したり他の人とファイルを共有できるようにするオプションなので、これもチェックを外しましょう。
5. 不要なファイルを削除してストレージの空き容量を増やす
Googleドライブのアカウントでストレージの容量が上限に達しそうな時は、簡単にストレージを解放する方法がいくつかあります。
Googleドライブのストレージ容量のページにアクセスすると、すべてのファイルがサイズ順に整然と並んでいます。これを機会に不要なファイルを整理しましょう。
また、「共有アイテム」フォルダをチェックして、必要のないジャンクファイルを削除することもできます。最後に、「隠れたみなしごファイル」がストレージの容量を占有していることがわかったら、それも削除しましょう。
6. 提案されたファイルをホームページから削除する
Googleドライブのホームページの整理は、思い立ったらすぐに行ないましょう。
私は、ページの上部にある「提案」のファイルが邪魔だと感じていました。もしそういうファイルが気に入らないなら、ホームページから削除しましょう。
ファイルは削除されませんが、GoogleがGoogleドライブのホームページにランダムに提案されたファイルを表示するのを止めることができます。
やり方は、Googleドライブのホームページに行き、「歯車のアイコン」→「設定」→「一般」と進み、「提案」タブにある「提案されたファイルをMy Driveに表示」と「提案されたファイルを共有アイテムに表示」のチェックを外します。
7. Googleドライブを使いこなすための便利なアプリを探す
Googleドライブは、Adobe Acrobat、Asana、DocuSignなど、人気のサービス多数と連携しているので、便利なアプリをGoogleドライブに接続して、生産性を高めることができます。
Googleドライブアプリのページで、必要なものを探してみましょう。
8. ファイルを開かずにコピーする
わかりきったことだと思われるかもしれませんが、一部の人にとっては便利な裏技なので、あえて紹介します。
ファイルを頻繁にコピーするようなら、毎回ファイルを開いて「ファイル」→「コピーを作成」を選択する必要はありません。
ファイルを右クリックして「コピーを作成」を選択すれば、すぐにコピーできますよ。
9. 高度な検索フィルターを使用する
Googleドライブには、必要なファイルを探し出すのに便利な高度な検索フィルターがあります。検索キーワードを覚えなくても使えるので、誰でも簡単に高度な検索ができるようになりました。
Googleドライブを開き、ページ上部の検索バーの中にある「三本線のアイコン」をクリックします。これで、すべての高度な検索フィルターが表示され、自由に使うことができます。
ファイルの種類、所有者、フォルダ、名前、時間など、さまざまなフィルターを使ってファイルを絞り込むことができるでしょう。
10. 最近使用したファイルを見つける
Googleドライブを使って最近開いたファイルが見つからなくなった場合、Googleのアカウントにはユーザが開いたすべてのファイルの膨大なログが保存されているので、Googleドライブの「最近使用したアイテム」というページにアクセスすれば、必要なファイルが見つかります。
11. スマホやノートPCのバックアップをとる
もしGoogleドライブのストレージに余裕があるなら、それを使ってスマホやPCをバックアップできます。
Windows用かMac用のGoogleドライブアプリをここから入手して、すべてのファイルをバックアップするように設定しましょう。すべてのファイルを同期するかミラーリングするか選択する必要がありますが、Googleはこのサポートページでその違いを丁寧に説明しています。
スマホをバックアップするには、スマホでGoogleドライブアプリを開き、左上隅の「三本線のメニュー」を押します。「設定」→「バックアップ」→「バックアップを開始」を選択して開始します。
