受信トレイが“パンクする”のは、今にはじまったことではありません。
古いメールはとにかくすべて削除するか、アーカイブするのは、すべての人がやってきたことです。しかし、アーカイブをすると、特定のメールを探したいとき、かき分けて探さなければなりません。
そこで今回は、Gmailのラベルを使って受信トレイを整理する方法をご紹介します。
【今日のワークハックはこんな人におすすめ！】
- Gmailを使用しているが、受信トレイが混乱している人
- 長期間にわたる古いメールを整理したい人
- メールのアーカイブや検索方法について簡単な方法を知りたい人
今日のワークハック：特定の期間でGmailのラベル分けをして検索を楽にする
「すべてのメールを受信した年毎にGmailのラベル分けをしたほうがいい」。
これは、「Cool Mom Tech」のLiz Gumbinner氏のやり方にヒントを得た方法です。常に受信トレイを空にする素晴らしい方法ですが、これはさらに一歩発展させることができると思いました。
- まず検索バーに「in: label:inbox」と入力して、現在Gmailの受信トレイにあるすべてのメールを検索する。
- 上部左にある「すべて選択」のチェックボックスをクリックし、受信トレイにあるメールをすべて選択。そこで、スレッドすべてを選択するかどうかの表示がある場合は、「すべて選択」をクリック。
- それから、「受信トレイ 2022」や「受信トレイ 2023」など、年毎のラベルを新規作成する（フォルダではなく）。
Gumbinner氏は、一番最近の年（もしくは現在の年）には「*（アスタリスク）」を最初に入れておくと、常にサイドバーの一番上に来るとおすすめしています。
こうすると、受信トレイ内のすべてのメールが年毎にラベル分けされるので、左カラムのラベルをクリックするだけで、メールの仕分けが簡単です。
もちろん、すべてを選択すれば、簡単に一度にアーカイブが可能。アーカイブしてもラベルはそのままなので、メールを受信した年別のアーカイブ内でメールを検索することができます。
この方法をさらに発展させ、使い勝手を向上
この方法は、特定の年毎にメールを整理してアーカイブし、メールを探すことができるので気に入っていますが、ラベルをもう少し具体的にすれば、さらに便利になります。
私は年ではなく四半期ごとにラベルを分けていますが、そんなに面倒ではありません。
- 検索バーで「in: label:inbox」と検索した後で、検索バーの右にあるドロップダウンメニューを開く。
- 「検索する前後期間」で2023年1月1日から2023年3月31日までにして、その後先ほどと同じ手順で「2023 Q1」のラベルを作成する。
- 左カラムにある新しく作成したラベルを開き、その中にあるメールをすべて選択して、アーカイブをクリック。
これは毎年1つではなく、4つのラベルを作成するので、メールを受信したのがいつ頃かという感覚から探しやすくなります。
もちろん、副業のアルバイトに関するメール、インターンシップの調査に関するメール、家族や友人からのメールなど、メールの内容に合わせてさらにラベルを作成することもできます。
連載「今日のワークハック」では、仕事が速く効率的にこなせる！ツール・アプリ・OSのショートカットや使い方、アイデアをお届けします。
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Source: Cool Mom Tech
