Googleカレンダーは、ほかのユーザーと予定を共有できたり、会議のURLを発行できたりと、まだまだ知られていない機能が数多くあります。
今回は、共有機能をはじめとした、ビジネスシーンのコミュニケーションで役立つGoogleカレンダーの便利な機能をご紹介します。
1. その場でWeb会議のURLを発行する
Google Meetを使って会議をする場合、Googleカレンダーで予定の登録と同時に会議URLを発行することが可能です。
予定の詳細を登録する画面で「Google Meetのビデオ会議を追加」をクリックすると、ボタンの表示が「Google Meetに参加する」に変わり、このボタンからすぐに会議をはじめられるようになります。
予定に「ゲスト」としてほかのユーザーを招待していれば、その相手の画面にもボタンが表示されるので、別に会議URLを発行したり、それを参加者に伝えたりする手間を省くことができます。
2. 知られてもOKな予定だけを共有する
ほかのユーザーとカレンダーを共有したいけれど、自分の予定がすべて筒抜けになるのは避けたい。
そんなときは、デフォルトの公開設定と予定ごとの設定を使い分けるのがおすすめです。
まず、カレンダーに共有相手を追加するときに、デフォルトの公開設定として「予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）」を選んでおきます。
この場合、共有相手の画面には時間帯と「予定あり」とだけ表示されます。
特定の予定について、共有相手に内容や詳細を見せたい場合は、その予定の詳細画面で公開設定に「公開」を選びます。
下の画像が、共有相手から見た画面です。
赤背景は共有相手自身のカレンダーの予定、青背景が自分が共有した予定です。個別に公開設定を変えた予定だけ、予定の内容が表示され、ほかは「予定あり」となっています。
プライベートの予定と仕事の予定を同じカレンダーで管理していて、仕事の予定だけを内容がわかる状態で共有したい場合などに役立ちます。
3. 全員が会議に参加できる時間を探す
複数の人が参加する会議などの予定を決めるときに役立つのが、時間帯の候補を自動表示してくれる機能。
予定の詳細画面で「ゲスト」欄に参加者のメールアドレスを入力し、「おすすめの時間帯」をクリックすると、参加者のカレンダーにほかの予定が入っていない時間帯の候補が表示されます。
この機能で空き時間を確認できるのは、すでにカレンダーを共有しているユーザーや同じ組織に所属しているユーザーに限られますが、カレンダーの画面に戻って予定を確認し直すことなく日時を決められるのが便利です。
4. 複数のタイムゾーンを表示する
海外の人と連絡を取ることが多いときは、相手のタイムゾーンをカレンダーに表示しておくと便利です。
設定画面を開き、「タイムゾーン」の「セカンダリ タイムゾーンを表示する」のチェックボックスにチェックを入れ、ドロップダウンリストからタイムゾーンを選択します。
現在地のタイムゾーンに加えて、選択したタイムゾーンが表示されるようになるので、いちいち時差計算をしたり、世界時計のアプリを開いたりする必要がなくなります。
5. 予定を別のカレンダーにコピー
こちらはプライベート用と仕事用など、複数のカレンダーを使い分けている場合に役立つテクニック。
間違えて別のカレンダーに登録してしまった予定をもうひとつのカレンダーに移したいときは、予定をクリックして右上の点3つのアイコンをクリックし、「〇〇（カレンダー名）にコピー」を選びましょう。
コピー先のカレンダーの予定登録画面が開き、同じ予定をもうひとつのカレンダーに登録できます。その後、間違えて登録した方のカレンダーから予定を削除すればOKです。
これらの機能を活用することで、会議の予定を決めたりお互いのスケジュールを把握したりがスムーズになります。
ストレスの少ない円滑なコミュニケーションの実現のために、ぜひ活用してみてください。
──2021年5月26日公開記事を再編集して再掲しています。
執筆: 酒井麻里子
