オンラインツールの予約スケジュール機能は、使い心地がなかなか改善されないもののひとつです。
ほぼ誰もが、スケジュール調整がめんどくさいと感じているはず。家族や友だちと会うためであれ、打ち合わせをスムーズに設定するためだったとしています。
こうした課題に対してGoogleがついに立ち上がりました。Googleカレンダーに予約可能枠が追加されたのです。
【今日のワークハックはこんな人におすすめ！】
- Googleカレンダーでスケジュール管理をしている人
- 日程の調整に煩わしさを感じている人
今日のワークハック：Googleカレンダーで予約枠を作成して、スケジュール調整の手間を省く
予約可能枠を設定する
Googleカレンダーを開いたら、左上にある「＋」をクリックします。新しい予定を作成するときと同じです。
次に、「予約スケジュール」をクリックしてください。
すると、ミーティングの時間や曜日などのオプションが表示されます。
また、予約の種類ごとの個別ページを表示できますし、すべての予約をまとめて表示して確認・選択できるページも表示できます。
自分に合った予約スケジュールを簡単に組み立てられる
予約スケジュールを設定する時には、予約可能な枠と枠のあいだに準備時間を設けたり、1日あたりの予約受付件数の上限を設定したりできます。また、日付別に空き時間を変更できるので、通常の空き時間以外にオフィスアワーを追加することも可能です。
どのくらい先まで予約を受け付けるか、あるいは逆に、どのくらい直近まで予約を受け付けるかを設定できます。
私の場合は、予定開始時間の8時間前に、予約受付を終了しています。そうしておけば、早朝に予約が入っているのを知らなくて、アラームを設定していなかった、という事態になることはありません。
使う上で注意点も
予約スケジュールはさまざまなカスタマイズが可能ですが、オンライン面談の選択肢にはGoogle Meetしかなく、Zoomのリンク作成はできません。
プレミアムプランでは、複数のカレンダーと連携させることができ、予定が重複しないよう、複数カレンダーの空き状況を確認してくれます。
ただしこうしたチェックが行なえるのはデフォルトのカレンダーだけです。
たとえば、デフォルトの個人用カレンダーに予約可能枠を設定する場合は、予約を成立させる前にほかのカレンダーをチェックするよう設定できます。
しかし、ほかのカレンダーに予約可能枠を設定する場合は、あなた個人のカレンダーと「両方」に、その予定が追加されるのでご注意を。
連載「今日のワークハック」では、仕事が速く効率的にこなせる！ツール・アプリ・OSのショートカットや使い方、アイデアをお届けします。
Source: Google
