仕事の進捗もスケジュールも耳でチェック！『Team on Air』を試してみた【今日のライフハックツール】

今や仕事に欠かせない、SlackやGoogleカレンダーなどのクラウドツール。しかし、あまりにも多すぎる通知によって、通知を見落として会議に出遅れたり、通知に気を取られて作業の手が止まったり、通知を追いきれず周りの仕事ぶりがよくわからなかったり…。

そんなビジネスパーソンのよくある悩みを画期的な方法で解決してくれるのが「Team on Air」です。

「Team on Air」は、クラウドツールと連携し、通知を自分好みに管理でき、音声で届けてくれるツール。作業中のPCモニターやスマホに通知画面が飛び込むことがないので、作業が遮断されず、集中力をキープしたまま仕事ができるのだとか。

そこで今回、編集部員・島津が耳のリソースを活かすべく「Team on Air」を実際に使って通知マネジメントを体験。気づいた変化やメリット、とくに便利だと感じた活用法とすぐできる設定方法をご紹介します。

「Team on Air」とは？ 通知の読み上げで集中力アップ

SlackやGoogleカレンダーなどクラウドツールを駆使して仕事を進めることで、コミュニケーションスピードは速くなった反面、多すぎる通知はときに集中力を落とす一因にも。「Team on Air」は、そんな問題を解決するためのWebサービスとして開発されました。

「Team on Air」が画期的なのは、すべての通知やメッセージをフィルタリングして、最適なタイミングと方法で音声「ながら聞き」で受け取ることができる点です。これにより、いま集中している仕事から目を離すことなく、耳だけで情報をキャッチでき、集中力を途切れさせず維持できます。

情報過多な働き方だからこそ、いまビジネスパーソンに求められるのは、情報の選別と持続的な集中力。「Team on Air」を使えば、「通知過多」な状態から脱出し、必要な情報を整理して取り入れ、目の前の仕事に集中できるようになるのです。

「Team on Air」チャンネル・フィルター機能を使えば、こんなことができる！

「Team on Air」活用の鍵は、ツールごとに設定するチャンネル分けとフィルター機能。

現在は、GoogleカレンダーとSlackに連携し、自分にとって通知が必要な情報を絞り、通知のタイミング、頻度、内容を細かく設定できる機能です。

どう使い分けると便利なのか？

私自身も試しに5つのチャンネル、Slackを4つ、Googleカレンダー1つを設定してみました。使い分けはこんな感じです。

1. Googleカレンダー：予定の10分前に通知
2. Slack｜編集部リアルタイム：編集部のメインチャンネル「editorチャンネル」の「here」メンションのみをリアルタイムで通知。
3. Slack｜個人メンション：自分宛てのメンションだけをリアルタイムで通知。
4. Slack｜編集部チャンネル要約：「editorチャンネル」と企画を提案する「ネタ出しチャンネル」の要約を1時間ごとに通知。
5. 翻訳依頼漏れリアルタイム確認：個人タスクである翻訳記事の進行を逃さないよう「翻訳チャンネル」で「アップ」というフレーズが含まれていないテキストだけをリアルタイムで通知。

重要度にあわせて通知頻度を選び、要約するか・しないか決める

それぞれ目的の異なる通知チャンネルですが、ポイントになるのが以下の2つです。

たとえば、自分宛に個人メンションされた通知は重要度と緊急度が高い可能性があるからできるだけ早く知りたい。そんな通知は、タイミングは「ただちに」で、内容は「要約なし」で読み上げてもらう設定に。これで通知の見落としを防ぎ、緊急度の高いメッセージにも反応できます。

逆に、Slackのタイムラインをざっくりと把握したいときに使うのが、要約機能。

重要度はそこまで高くないが情報は把握しておきたいものとして作ったのが「編集部チャンネル要約」チャンネル。「editorチャンネル」と「ネタ出しチャンネル」の投稿要約を1時間ごとに読み上げてもらうように設定しています。

大きな変化は、「Team on Airでメンションも聞け、毎時要約通知も聞ける」という安心感から、頻繁にSlackを確認しなくてもよくなったこと。確実に目の前の仕事に集中できるようになっています。

設定方法を解説！ながら聞き通知を成功させるコツは、フィルターの使いこなしにあり

Slackだけでも毎日、100以上のメッセージが飛び交い、正直、一つ一つ丁寧に目を通している暇はありません…。

しかし、Team on Airを活用すれば、1時間分のメッセージを要約して読み上げてもらったり、はたまたメンションされた投稿はリアルタイムで読み上げてもらったり。そんなことが、フィルターという魔法を通して実現できるようになります。まるで有能な秘書がいるみたいに。

「でも、設定が煩わしいのでは？」と思った皆さん、安心してください！Team on AirとSlackを連携させてフィルターを設定するのは難しくありません。

Team on Airの設定手順を解説

フィルターの設定次第でTeam on Airはさらに便利になります！一緒に設定方法を見ながら実践していきましょう。

Team on Airをダウンロードする（無料）

まずは、Team on Airを無料でダウンロード。WindowsとMac用にはアプリが用意されています。スマホユーザーは、ブラウザからアクセスも可能です。

アプリと連携させる

1. まず、通知を受け取りたいツールを選びます（現時点で連携できるのは、SlackとGoogleカレンダー。今後連携先は拡充予定）。
2. 今回はSlackを選び、追加を選択。
3. Team on AirにSlackが追加されたら、投稿を取り込みたいSlackのワークスペースを選択。

これでTeam on AirにSlackのメッセージを取り込む準備ができました（＊Slackがゲストアカウントだと連携ができない場合もあるのでその場合はワークスペース管理者に確認を）。

通知頻度、要約の有無、声の種類を設定する

ここまでくると、ワークスペース内のすべての投稿が読み上げられていきます。

そこで焦らずに、右上のマークを押して「邪魔しないでモード」（通知を切りたいときの設定）をオン、一時的に通知を停止します。

自分の必要な情報だけに絞るため、フィルターを設定していきます。フィルター設定ができたら「邪魔しないでモード」の解除も忘れずに。

まず、通知頻度、要約の有無、声の種類を設定から。

こんな設定ができます。

ここでおもしろいのがメッセージの要約機能。通知頻度に合わせて、たとえば1時間分、2時間分のメッセージをAIがまとめて要約して読み上げてくれます。

要約の文字数は、5パターンあり、最小140文字程度から最大700文字程度まで受け取りたいシーンに合わせて選べます。

もちろん、要約せずにそのまま読み上げてもらうこともできるので、使い分けられるとかなり便利になります。

フィルターのルール設定をする

次にフィルターのルール設定を行ないます。ここがTeam on Air活用の要！以下の3つの項目を操作して、通知してほしい情報を絞りこんでいきます。

▼投稿を要約して定期的に通知する設定

ここでは「編集部チャンネル要約」を例に出して、解説します。このフィルターは、「ex_lh_editor」と「mg_lh_ネタ出し」の2つのチャンネルを対象にルール設定しました。さらに、要約をして定期的に読み上げるというチャンネル条件を付け加えています。

この2つのチャンネルは、活発にやり取りが行なわれるので、要約にすることによって頻繁に確認する手間を省くことができました。

▼個人メンションをリアルタイムで通知する設定

個人メンションだけをリアルタイムで通知する設定も大活躍しています。

ポイントは、「対象」で「テキスト本文」を選択すること。以下の通りに条件を参考に、値を入力してみてください。

これで、メンションされたすべての投稿だけ通知を受けられるようになります。

フィルターの条件をカスタマイズする

通知を受け取るチャンネルを特定のチャンネルに絞ったり、投稿者で絞ったり、単語で絞ったりするのは簡単に設定できます。

加えて、複数のルールを与えることによって、さらに条件を絞って活用することも可能に。

たとえば、上記の「翻訳依頼漏れリアルタイム確認」というフィルター。これは、「lh_翻訳進行」というチャンネルの中で、「アップ」という文字を含まないメッセージを読み上げるという条件です。

なぜ、このような条件にしているのか？ 「lh_翻訳進行」では外部の翻訳者さんから、翻訳記事をアップしましたと納品連絡をもらうチャンネルです。

ただ稀に、納品連絡以外の報告や相談メッセージがメンションなしで来ることがあります。そんな緊急性の高いメッセージが来た場合、リアルタイムで要約なしで読みあげてくれる設定となっています。

これは少し複雑な設定なので、まずはフィルターを1つ設定するところから活用してみてください。

ダークモードやリアルタイム同期。アプリの便利な機能も

「Team on Air」には、フィルタリング機能以外にも多くの魅力的な機能があります。たとえば、ブラウザやアプリでは、リアルタイムで情報が共有されているので、デバイスを変えても通知の設定はそのまま。

また、ダークモード機能で目の疲れを軽減したり、アクティビティ機能で通知の一覧をタイムラインのように見たりすることも可能です。

さらに音声は、再生速度や声の種類なども細かく設定可能。自分好みの通知の受け取り方を探っていくのはなかなか楽しい作業です。

情報を耳から入れることで、仕事の効率が格段にアップ！

Team on Airの醍醐味は、スケジューリングした上で要約された通知を耳に届けられること。つまり導入するだけで通知マネジメントが叶います。

情報過多になりがちな通知・メッセージをわかりやすく整理できるため、仕事の効率が向上します。とくに、通知が多いSlackやGoogleカレンダーと連携することで、情報を一元的に受け取ることが可能に。今後さまざまなクラウドツールに連携予定なのも見逃せません。

さらに、自身の仕事スタイルや好みに合わせてフィルタリングや頻度をカスタマイズすることで、日常的な通知によるストレスを大幅に軽減。通知で注意散漫になっていたのは、もう昔の話。

効率的な通知管理を実現し、時間を有効に使うことができるようになります。Team on Airは、仕事の質を飛躍的に高めるための必須ツールと言えるでしょう。

Source: Team on Air