Notion公式アンバサダー・Tsuburayaさんに、おすすめのNotion活用法・使いこなし術を教えていただくこの特集。
第3回目からは、TsuburayaさんがNotionを使って実践しているタスク管理術「GTD」について、深掘りしていきます。
Tsuburayaさんも「究極のタスク管理術」として紹介しているこのGTD。Notionの操作に慣れ、もうワンランク上の使いこなしを目指している人にぜひ試してもらいたい活用術です。
▼前回はこちら
NotionはGTDの最適ツール
Tsuburayaさんが実践しているのは、生産性向上コンサルタントのデビッド・アレン氏が提唱したタスク管理手法「GTD（Getting Things Done）」。
これは、頭の中にある情報を書き出して整理することで、やるべきことを明確にするメソッドです。
もともとは紙とペンを使って実践するものとして開発されたGTDですが、Notionとすごく相性が良いんです。
Notionのデータベース機能を使うことで、タスクの管理が圧倒的に簡単になります。
GTD式「タスク仕分け術」
GTDではまず、頭に浮かんだタスクをすべて書き出し、そこにタグをつけて整理します。
Notionのデータベース機能を使えばタグによる分類が簡単にでき、完了予定日による絞り込みや、「未着手」や「完了」といったステータスによるフィルタリングも行なえます。
まずはタスク管理用のデータベースを作成して「GTD種別」というセレクト形式のプロパティを追加、タグ（オプション）を設定していきましょう。
タスクの分類は、具体的に下記の5種類です。
- 「今すぐやる」：2分以内に終わるもの（その場で完了させる）
- 「次に取るべき行動」：2分以内では終わらないが、直近でやらなくてはならないもの
- 「いつかやる」：緊急度がそこまで高くないもの
- 「待ち」：メールの返信待ちなど、自分が今やることはないが仕事全体としては管理しておきたいもの
- 「ゴミ箱」：タスクとして書き出したが、やらないことにしたもの
上記に加えて、「未着手」「進行中」「完了」などのステータス、開始日時や締切といったスケジュールのプロパティを作成。
あとは、頭に浮かんだタスクをどんどん、このデータベースに追加していきましょう。
Notionのデータベース機能を活用すれば、さまざまなタスク整理が可能です。フィルターやソートを使い、未完了のタスクを優先度順に並べたり、今日が締切のタスクだけを表示するようにしたり、お好みのビューを作成して活用してみてください。
▼GTDについて詳しくはこちら
NotionならではのGTD発展テクニック
さらに、GTD以外の手法も取り入れていることがTsuburayaさんのタスク管理の特徴です。
「タスク種別」というタグをつくり、仕事やプライベートなど、タスクの分類を登録しています。
何かを生み出す作業は赤、インプットやアイデア出しなどの考える時間は黄色など、種類によって色分け。
自分の1日の行動のなかで、それぞれが占める比率を確認できるようにしています。
さらに、タスクを完了したあとの自分の気持ちの浮き沈みを記録する「気持ち」という項目も用意しています。
これは『書く瞑想 1日15分、紙に書き出すと頭と心が整理される』という書籍の「感情ジャーナル」という手法を参考にしたもの。
「気持ち」とあわせて、自分のためになったことやテンションが上がったことに「充電」タグ、気持ちが落ちたり疲弊したりしたことに「放電」タグをつけて記録しているとのことです。
この「気持ち」「充電 or 放電」プロパティを、Tsuburayaさんは1日を振り返る際に利用し、習慣的な自己分析を行なっています。
毎日「どんな一日だったのか」を5段階で評価を付けるようにしています。
評価が高かった日にはどんな感情の変化があったのか、逆に評価が低かった日にはどんな事があったのかを振り返り、分析します。
そのおかげで自己理解が進み、自分にとってプラス（充電）となる行動を増やし、自分にとってマイナス（放電）となる行動を避けることができるようになりました。
▼感情ジャーナルについて詳しくはこちら
次回の後編では、具体的なタスクの管理・実行から1日の振り返りまで、Tsuburayaさんが作成したテンプレートを例に、ご説明いただきます。
テンプレートの配布もありますので、この記事を読んでGTDをはじめてみたいと思った方は、ぜひチェックしてください。次回もお楽しみに！
▼ほかの記事はこちら
Tsuburaya（円谷 雄二）
株式会社TEMP代表／エンジニア。2021年より Notion公式アンバサダーとしてYouTube／ブログ／X（Twitter）などでNotionの最新情報やユースケースを発信中。Notion連携アプリの開発も行なう。
連載「今日のワークハック」では、仕事が速く効率的にこなせる！ツール・アプリ・OSのショートカットや使い方、アイデアをお届けします。
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