「残業が多い」「ほかの人より生産性が低い気がする」そんな悩みを抱えている人は、タスク管理を見直してみると、解決するかもしれません。
同じ目標に向かって進むにしても、その道筋をしっかり整理して進むのと、行き当たりばったりで進むのでは大違い。
仕事もしっかりタスクを整理しながらこなしていけば、ゴールへの最短距離を進むことができます。
今回は、仕事をより効率的に終わらせるためのタスク管理術を5つご紹介します。
「目標と優先順位」からはじめる
まずは目標を立てること、そしてタスクの優先順位を決めることからはじめましょう。
効果的な目標設定のコツは、SMART（Specific：具体的、Measurable：測定可能、Attainable：達成可能、Relevant：関連性がある、Time-bound：時間的制約がある）を意識することです。
次に、目標達成のためのタスクに優先度を割り振っていきましょう。そうすれば、もう何に取り組むかを毎回考える必要もなくなるでしょう。
具体的な目標・優先順位設定のプロセスについては、下記記事で詳しく解説しています。
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大きなタスクは「親子で管理」
タスクやToDoリストを組み立ていくうえで、ポイントとなるのは「タスクを親子で管理すること」。
大きなタスクは、それを達成するために必要な子タスクへと分解して考えることで、達成のためのプロセスが明確化され、管理が容易になります。
また、親タスク達成のために必要な子タスクとその順番がはっきりするので、あれこれこなそうとするマルチタスク状態から、より集中できるシングルタスク状態になり、作業効率も上がります。
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「タスクバッチング」で切り替えを減らす
タスクを明確にしたら、今度は「いつやるのか？」を考える必要があります。
もちろん、緊急のものや優先度が高いものは即座に取り掛かる必要がありますが、それ以外のものについては、効率的に達成していくために「タスクバッチング」という手法が利用できます。
タスクバッチングとは、簡単に言うと、似たようなタスクを1つのグループにまとめ、それらを同時に片付ける方法です。
そうすることで思考の切り替えをなくせるので、より速くタスクをこなしていくことができます。
詳しい実践方法は下記記事を参考にしてください。
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「2分ルール」でタスク消化
タスクを溜めない、大きくしないのもタスク管理のコツ。そのために、2分でできるタスクはとにかくやってしまいましょう。
タスクが溜まり、大きなものになってしまったら時間的にもロスが増えますし、取り掛かるのにも気合いが必要になってしまいます。そうなる前に片付けるのが、この「2分ルール」。
また、2分でできることからどんどん達成していくことで、勢いが生まれ、モチベーションが高まる効果もあります。
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タスクごとに「タイマー」で管理
最後にタスクをこなすうえでのコツをご紹介します。それはタイマーを利用すること。
時間を区切ることで1日を通してタスク管理が容易になり、さらに締め切りが設定されるので程よいプレッシャーを自分に与えることができます。
また、タスクにかかった時間を把握できるので、タスク管理の上達や効率化につながるでしょう。
そのほか、タスクに取り組むコツが下記記事にまとめられています。
あらゆる仕事は、複数のタスクから成り立っています。それらを分解・明確化し、適切にスケジュールに配分すれば、必ず最短距離で達成することができるはずです。
特殊な技術は不要、考え方と工夫次第で生産性が向上するのがタスク管理の魅力。みなさんもぜひ新しいテクニックにトライしてみてください。
