Googleスプレッドシートを仲間と共有して仕事をすると、ときどき間違ったデータを入力してしまう人もいます。そこで、プルダウンリストを使って、入力ミスを減らす簡単な方法をご紹介します。
【今日のワークハックはこんな人におすすめ！】
- チームでの共同作業を行っている人
- Googleスプレッドシートを使用してデータ入力を行う人
- 入力ミスを最小限に抑えたい人
今日のワークハック：Googleスプレッドシートにプルダウンメニューを追加する
Googleスプレッドシートにプルダウンメニューを追加する方法は次の通りです。
- プルダウンを表示させたいセル、行、列を選択
- 上部メニューの「データ」をクリック
- 「データの入力規則」をクリックすると、サイドバーが開く
- 「ルールを追加」をクリック
- 「条件」で、「プルダウン」が選択されていることを確認
- オプションを入力し、「別のアイテムを追加」ボタンを使用して、追加のスポットを作成
- 必要なら、オプション1とオプション2の左側にあるプルダウンを使用して、各オプションに色を割り当てる
- 「完了」をクリック
条件はデフォルトとして保存される
プルダウンを追加すると、Googleスプレッドシートはそれをデータ入力の規則として登録します。
条件を編集する際は、データ検証メニューに戻り、編集したいルールを変更するだけです。
プルダウンメニューを使うと便利な場合とは
Googleスプレッドシートのプルダウンメニューは、繰り返し同じデータを入力する場所であれば使用できます。ただし、選択肢の数を増やし過ぎないことが大切です。選択肢を増やし過ぎると、統一性がなくなります。
たとえば、プロジェクトの進捗状況のプルダウンを作成する場合、まずは、「するべきこと」「作業中」「完了」などのオプションを入れましょう。
オプションを追加しすぎると、プロジェクトの進捗状況を把握できなくなるので注意してください。
連載「今日のワークハック」では、仕事が速く効率的にこなせる！ツール・アプリ・OSのショートカットや使い方、アイデアをお届けします。
