メールは生産性をできるだけ高めようとするものですが、大いなる妨げにもなります。

終わりのないメールの沼にハマり、返信のループから抜け出せないだけでなく、大事なメールと不要なメールをより分けることすらストレスで、受信トレイから完全に遠ざかるようになります。

仕事や学校、個人的なやりとりを上手くやるには、生産性のための戦略が必要です。たとえば、受信トレイは「ワンタッチ」だけするというようなものです。

「ワンタッチ・ルール」とは

まず、受信したすべてのメールが至急優先しなければならないものだと考えます。

メールに書いてあることをすべて実行する必要はありませんが、届いた瞬間にメールを開かなければなりません。これが「ワンタッチ・ルール」。

2分以内に完了するタスクは即座にやらなければならない、生産性向上のための「2分ルール」と似ています。

メールを開き、返信したら、あとで必要になるかどうかによって、削除もしくはアーカイブします。返信する必要がないメールであれば、さらに良いでしょう。

どんな人が活用すべき?

このルールは、全員への情報共有など、返信する必要のないメールをたくさん受け取る人にピッタリです。

目標は、一度開いたメールに、返信やタスクをするのに何度も戻ったり、検討したりしないようにすること

メールを開いて、情報を受け取り、必要であれば返信し、それで終わりです。

対応を一旦待つ「ツータッチ・ルール」も

Psychology Today」によると、返信が必要なメールをたくさん受け取る場合は、頭をスッキリさせ、より生産的になるための「ツータッチ・ルール」を試すのもいいそうです。

最初にメールを開いた時に、即座に返信する必要があるか(ワンタッチルール)、その週の後で返信したほうがいいかを決めるのです。

フラグやスヌーズ機能を使ってメールを分類すれば、準備ができた時に簡単に返信できます。

それでも、最初のワンタッチは、届いてすぐに開くのがポイントです。

メールが溜まると参ってしまいますが、すぐに開けば受信トレイの平穏は保たれます。至急ではないメールに返信する時間を決めておけば、あとで対応するという安心感もあり、負担も感じず、さらに生産性も上がります

Source: Psychology Today