大型連休明け、溜まりに溜まったメール、タスク、スケジュール…。早くもギブアップしそうな人に、今回は膨大なタスクを最短で片付けるためのハックと、仕事の整理に不可欠なスケジュール管理方法をご紹介します。
作業をスピーディーに処理し、サクッと5月を乗り切りましょう。
▼溜まったGmailの片付け方法はこちらをチェック！
Googleカレンダーを駆使してタスクを素早く片付ける
3大タスク管理ツールとも言える「Googleカレンダー」「Todoist」「Toggl」。実はこれらのツール同士を連携させると、さらに作業効率がアップするんです！
連携することで、ToDoリストだけでなく、自分のスケジュールや作業フローもシームレスに確認でき、ミスなく効率的な仕事につながります。
特に、Googleカレンダーと、タスクやプロジェクトを優先度の高い順で管理できるTodoistの連携は、相性抜群。スケジュールとタスクを一括管理でき、「いつ、何をやればよいか」が視覚的に把握しやすくなるのです。
気になった方は、以下の記事で簡単な設定方法をチェックしてみてくださいね。
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仕事に手がつけられない…そんなときは「タイムマッピング」がベスト
今日終わらせるはずだったのに、次から次へとやるべきことが増えて一向に仕事が終わらない。ゴールデンウィーク明けの忙しい今の時期、苦戦をしている人も少なくないでしょう。
そこでおすすめなのが、自分のさまざまなアクティビティ（仕事、会議、プライベートの約束）を時間で分類し、フレームワークをつくっていく「タイムマッピング」。
1日、1週間、1カ月のなかでやるべきことや予定を俯瞰的に捉え、時間をどう有効活用するか、何に時間を割き、いつやるべきなのかを見える化します。
タイムマッピングをすることで、無駄な作業が減るだけでなく、決断力・集中力の向上にもつながります。また、休むタイミングなどもしっかり確保できるので、ストレスなく忙しい時期を乗り越えられるはず。
気になるタイムマッピングの方法やコツを以下の記事でチェックして、ぜひ取り入れてみてください。
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タスクは仕分けて、まとめる。「コンテクストスイッチ」とは？
忙しいと、どうしてもマルチタスク化し、種類の違うタスクにあれこれ手をつけてしまいますが、これは集中力が削がれる原因にもなります。
もっと流れるように、スムーズに作業がしたい——。ならば「コンテクストスイッチ」というタスク管理術を導入するのがおすすめです。
「コンテクストスイッチ」とは、共通の作業が発生するタスクをグループ化し、同じグループに属するタスクを流れるように処理していく方法。
そして、曜日ごとに、どのグループのタスクを片付けていくか決めるのが有効。そうすれば、その日にやるべきことに集中でき、「仕事が終わらない」状態をつくりづらくなります。
以下の記事で、「コンテクストスイッチ」を実践する際の注意点も説明しています。
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これをデスクに置いたら作業スピードが急速に上がるかも？ 「LIMITS」
さて、ここまで忙しいときに特におすすめなタスク・スケジュール管理術をご紹介してきました。しかし、一つひとつの作業に時間がかかってしまっては台なし…なんて方も多いはず。
そこで「確実に期限内に終わらせる」ためのデスクツールを紹介します。「LIMITS」という、残り日数をカウントダウンしてくれるタイマーです。
こちらのタイマーの大きな特徴は、「時」「分」はもちろん、「日」も計測でき長期的な締め切りの管理も可能なこと。
デスクに置いておけば、サッと目を移すだけでタイムリミットがわかるので「間に合わない！」「締め切りギリギリだ」なんてことを防ぐことができるはず。
作業環境に1つあるとかなり役立つこと間違いなし！
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