1日にさまざまなタイプのタスクをとっかえひっかえしていると、集中力がそがれて効率が悪くなります。
そこで、種類ごとに曜日分けしてみたらどうでしょうか？
タスク管理術「コンテクストスイッチ」とは？
これは、「コンテクストスイッチ」と呼ばれる手法で、最近私も実践しているのですが、Fast Companyでも、今週取り上げられました。
「コンテクストスイッチ」とは、同じタイプのタスクをグループ化して、同じグループに属するタスクを流れるようにどんどん片づけていく方法です。
Fast Companyは一例として、月の前半は新規顧客の開拓に、後半はお得意様の仕事にあてている経営者のやり方を紹介しています。
私の場合は、曜日単位でこの手法を取り入れています。タスクのタイプをAタイプ、Bタイプというように分類して、毎週、月曜日と水曜日はAタイプのタスクを、火曜日と木曜日はBタイプのタスクをこなすという具合です。
もしかしたら、直接人と会う面談や顧客訪問は、水曜日か金曜日に集中させると効率的かもしれませんね。
コンテクストスイッチの注意点とコツ
ただし、職種や仕事量によって、やり方は違ってくると思うので、次のことに留意しましょう。
1. 今作業しているタスクを常に意識する
月曜日の午前中に5種類のタスクをとっかえひっかえするのではなくて、「今日は顧客への提案を作成する日にする」というように、その日に作業するタスクのタイプをはっきりさせましょう。
2. SNSを見ない
日に何度もFacebookなどのソーシャルメディアをチェックしているうちに、１日が終わってしまったら最悪です。ソーシャルメディアは週末だけにしましょう。
3. 決まったタスクだけをする
その日に完了すべきタスクだけに集中して、ほかのタスクはしないようにしましょう。
私の場合は、複数のプロジェクトを抱えているときは、そうしたプロジェクトに毎日数時間ずつ費やすより、決まった曜日にまとめて作業する方が効率が良くなります。
何かするときは、そのためにまとまった時間を取ると、それに本気で集中できますし、予想よりかなり早く仕上げられることが多いです。同タイプのタスクを流れるようにこなしていけるからです。
会議はまとめて同じ曜日に
それから、私は会議のせいで効率的な時間の使い方ができていないことに気づきました。
会議が1つあると、その準備に時間を取られ、さらに会議が終わった後は会議の内容について考えることに時間を取られます。
つまり、1時間の会議のために、2時間費やすことになるわけです。でも、全部の会議を同じ日に集中させると、かなりストレスが軽減されます。
会議に遅刻しないように作業を途中で切り上げることも、会議のあとで、会議の前にしていたことにもう一度集中し直す努力もしなくてすむからです。同じ日に会議から会議へと渡り歩くのは面白いことではありませんが、そのほうが仕事の効率は良くなります。
もちろん、このやり方があらゆる職種に通用するとは思いませんし、タスクの分類の仕方も職種によると思います。
プロジェクトに何日もあてなければならない人もいれば、毎日午後は1つの決まったタスクに集中する代わり、午前中はマルチタスキングをするとか、毎日決まったタスクにまとめて2、3時間あてる人もいるでしょう。
でも、一般的に、同タイプのタスクをなるべく多くまとめるほど、効率良くこなしていけるようになるはずです。
――2019年2月28日の記事を再編集のうえ、再掲しています。
訳: 春野ユリ／Source: Fast Company
