Googleドキュメントは、ドキュメントの作成と編集の定番と言えるでしょう。
メールアドレスを持っている人なら、誰とでもアクセスを共有できる強力なツールです。
また、バージョン履歴が自動的に作成されるため、自分や共同作業者がドキュメントに加えた変更はすべて、ファイルが完全に削除されるまで閲覧ができます。
今日のワークハック：Googleドキュメントの権限をすばやく譲渡する
共同作業はすばらしいものですが、別の人にGoogleドキュメントで作成したドキュメントのオーナー権限を譲渡したい場合にはどうすれば良いのでしょうか。
Googleドキュメント上のドキュメントのオーナー権限譲渡はわかりやすいものの、ステップがいくつかあります。
以下では、オーナー権限の譲渡の手順と注意点について説明していきます。
Googleドキュメント上でドキュメントのオーナー権限を譲渡する
ドキュメントでの共同作業の状況が変化し、ほかの人をオーナーにする必要が生じる場合があります。共同作業の際には、自分の管理下にあるユーザー権限をすべて把握しておいたほうが良いでしょう。
Googleドキュメントはウェブアプリとして提供されているため、以下に説明する方法はWindowsとmacOSの両方で使えます。
1. Googleドキュメントでオーナー権限を移行したいドキュメントを開く。
2. 右上の「共有」ボタンをクリックする。
3. 上部のテキストボックスに新しいオーナーのメールアドレスを入力してリストからその人を選択＞「送信」をクリックしてGoogleドキュメントで作成したドキュメントを共有する。
4. その人の名前の横にあるドロップダウンをクリックして「オーナー権限の譲渡」を選ぶ。
5.「招待メールを送信」をクリックしてファイルのオーナー権限を譲渡する
Googleドライブでドキュメントのオーナー権限を譲渡する
複数のファイルのオーナー権限を一度に譲渡したい場合、ファイルが同じフォルダ内にあればGoogleドライブを使うことができます。
1. Googleドライブにログインし、Googleドキュメント内で譲渡したいドキュメントがあるフォルダに移動する。
2. ドキュメントを選択して右クリック＞「共有」を選ぶ。
3. アクセス権のある人のリストが表示される。
新しいオーナーがリストにない場合、メールアドレスを使って追加。いつものように、上部のボックスにメールアドレスを入力し、リストから選択して「送信」をクリックして追加する。
4. 新しいオーナーが追加されたら、その人の名前の横のドロップダウンをクリックし、「オーナー権限の譲渡」を選ぶ。
5. 確認して「招待メールを送信」をクリックする。
このテクニックは、Googleシートやスライドなど、ほかのGoogleのサービスでも使えます。
この時点では、まだ自分がドキュメントのオーナーです。次のセクションでの説明のとおり、オーナー権限の譲渡には、新しいオーナーがオーナー権限を承諾するまで待つ必要があります。
ドキュメントのオーナー権限を譲渡するための3つの原則
1. 新しいオーナーがオーナー権限を承諾する必要がある
ほかの人をオーナーとして追加すると、新しいオーナーに承認を求める通知メールが送信されます。新しいオーナーがドキュメントを承諾した場合にのみ、オーナー権限が譲渡できるのです。
1. オーナー権限を承諾するには、通知メールの「返答」ボタンをクリックする。
2. ドキュメントを含む画面が表示される。
3. オーナー権限を承諾したいドキュメントを選択して「共有」を選ぶ。
4.「オーナー権限の譲渡を承諾しますか？」をクリックする。
5. 書類のサイズを示すプロンプトが表示される。
ドキュメントのオーナーになると、そのドキュメントが自分のGoogleドライブのアカウントに転送されるため、ドキュメントが必要とする容量を見ておく。
6.「承諾」をクリックしてドキュメントのオーナー権限を取得する。
2. スマホからGoogleドキュメントのオーナー権限を譲渡できない
スマホのGoogleドキュメントを使うと、ドキュメントのオーナー権限を譲渡するオプションがないため、譲渡はできません。そのため、Googleドキュメントでオーナー権限を譲渡するには、コンピューターを使う必要があります。
3. ファイルのオーナー権限は、現在のオーナーと同じ組織に属する別のユーザーにしか譲渡できない
組織に属している場合、ファイルのオーナー権限を譲渡できるのは同じ組織内のユーザーのみとなります。
たとえば、自分のメールドメインが@gmail.comで、Googleドキュメントのオーナー権限を別のドメインを使用する別の組織のメンバーに譲渡しようとしたとしましょう。
この場合、エラーメッセージが表示されて実行することができません。
ドキュメントのオーナー権限を管理する
これで、Googleドキュメント上のドキュメントのオーナー権限をもっと効果的に管理できるようになったことでしょう。新しいオーナーがオーナー権限を承諾すると、自分は「編集者」へと権限が下がることに注意しましょう。
また、新しいオーナーはそのドキュメントからほかのユーザーを削除できます。そうなれば、自分はアクセスできなくなるということです。
ドキュメントのオーナー権限を管理する以外にも、アドオンを使ってビジネス用にGoogleドキュメントを使用すると、作業をはるかに高速化できます。
オーナー権限の手順やルールを整理しておこう
各Googleサービスのオーナー権限には、それぞれルールや権限譲渡の際のステップが存在するため、混乱している人も少なくはないはず。
今回の記事で整理しながら、日々のワークと情報の保護に役立ててみてくださいね。
Original Article: How to Transfer Google Docs File Ownership in Minutes by MakeUseOf
