一人で作業していても、Notionにはできることがたくさんあります。さらにNotionの強力な共有オプションを追加すれば、その可能性は大きく広がるでしょう。
ToDoリストのペアリングからコードを使わないウェブサイトの構築まで、Notionの共有機能を使って取り組める課題がきっとあるはずです。
では、共有はどのように機能するのでしょうか。以下、Notionで共有するための完全ガイドと、それぞれの使い方の例をまとめてご紹介します。
今日のワークハック：用途に合わせてNotionで共有する
Notionのページを非公開で共有する方法
Notionのページは、特定の人とだけ共有するのであれば公開する必要はありません。たとえば、自分用のNotion上の予算管理表は必要以上には人の目に触れさせたくないはずです。
自分ともう1人の人だけで見られるようにするには、次の手順を使って非公開で共有することができます。
- 画面右上の「共有」に進む。
- 「メールかユーザーを追加」と表示されている欄をクリック。ゲストがいればそのリストが表示される。
- 追加しようとしている人がすでに自分のNotionワークスペースのゲストである場合、その人の名前がリストに表示される。追加する場合はそのプロフィールをクリック。ゲストではない場合、入力欄にメールアドレスを入力して追加する。
- 右のドロップダウンメニューからゲストに与える権限のレベルを選択する。デフォルトでは「フルアクセス権限」に設定されており、ゲストは編集や共有が可能。ただし、コメントや閲覧のみのオプションもある。
- 下のボックスにメッセージを追加するか、そのままにしておく。
- 「招待」をクリックしてページを共有する。
すると、招待された人にはそのページにアクセスするためのリンクが記載されたメールが届きます。
無料プランでは、ワークスペースに最大10人のゲストを招待することが可能です。1ページにつき10人ではなく、合計人数。ただし、ゲストが見ることができるのは共有されたページのみです。
【注意点】
ページを共有すると、共有された人はそのサブページにもアクセスできるということを覚えておくことが大切です。内容をよく確認してから共有するようにしましょう。
Notionのページを公開で共有する方法
Notionのページを公開したい時は、右上の「共有」メニューから「Webで公開」を選択しましょう。
すると、そのページへの固有のリンクが作成され、それを使ってほかの人がアクセスできるようになります。Notionでコードを使わないウェブサイトを作成するのに近いやり方です。
このリンクを使える人は誰でもそのページにアクセスできるので、事前にアクセス権を設定しておくようにしましょう。
「Webで共有」をオンにすると、設定のリストが表示されます。表示されない場合は、共有パネルの左下にある「リンクのオプションを表示」をクリックしてください。
リンクオプションの中で、ページの編集やコメント、複製をほかの人に許可するかを選択できます。「プラスプラン」をご利用の場合は、リンクの有効期限を設定したり、ネット検索を有効にしたりすることも可能。
非公開でページを共有するのと同様、閲覧者はサブページにアクセスできるため、共有する前にページの内容を再確認することをおすすめします。
Notionでチームスペースを作成する方法
Notionのチームスペースは、1つのスペースで共同作業を行なうための機能です。
- サイドバーの「チームスペースの作成」をクリックすると、メニューが表示される。
- 名前と説明をそれぞれの入力欄に追加して「チームスペースを作成」をクリック。
- チームスペースのメンバーを追加するオプションが表示される。追加する人がすでにワークスペースのゲストである場合は、名前で追加可能。そうでない場合はメールを入力。または「今はスキップ」をクリックすることもできる。
- 右のドロップダウンを使ってロールを割り当てる。デフォルトでは「チームメンバー」に設定され、ページへのアクセス権のみが付与される。「チームスペースオーナー」は、ページや設定にすべてアクセス可能になる。
- 「招待」をクリックする。
次に、チームスペースが表示されます。ここに追加したページは、スペースのほかのメンバーにも自動的に表示されます。
現時点でのゲストなど、ワークスペースにアクセスできる人はチームスペースにアクセスできることも重要なポイントです。
アクセス権を制限して非公開のチームスペースを作成するには、ビジネスアカウントかエンタープライズアカウントが必要となります。
ほかのユーザーから共有されたNotionページを見つけるには
自分からほかの人に送信したページを確認するには、サイドバーの「共有」セクションを見るだけです。「アクセス権を持つ人はここにあるページで行なった作業を見られる」ということがわかるようにほかと区別されています。
一方、同僚に共有されたページを見つけるのはそれほど簡単ではありません。どこを見ればいいのかわからない場合は特にそうです。場所を特定する手順は以下の通りです。
- 左上のワークスペースの名前をクリックする。
- アクセス権を付与されているほかの人のワークスペースがメニューに表示される。閲覧したいアカウントを選択する。
- 友達に共有されたページがすべてサイドバーに表示される。
こうしたページは、ほかの人とも共有されている可能性があります。つまり、ここに追加する情報が見られるのは自分と同僚の2人だけしかいない、というわけではないかもしれないということです。
右上のプロフィール画像を見れば、誰にアクセス権があるかがわかります。
どの共有方法を使えば良いのか？
特定の人たちだけでページを共有したい場合
Notionのプロジェクトボードや限定的にとどめておきたい内容などは、プライベート共有がおすすめです。
NotionでWikiを作成してほかの人と共有したい場合
この場合、公開共有が最適でしょう。さらに、ほかの人に編集を許可すれば寄稿してもらうこともできます。ただし、オンライン履歴書、ウェブページ、プロモーションページなどの場合には、閲覧のみのドキュメントを公開するのも良いでしょう。
複数のプロジェクトで共同作業を行なおうという場合
この場合は、チームスペースを使用するのがメンバーにとって一番簡単な方法です。そうすることで、サイドバーからすべてにアクセスできるため、アクセス権を要求する必要がありません。
留意したいのは、10人を超える場合は無料プランからアップグレードする必要があるということです。
Notionで共有しよう
Notionでは、共有と許可のオプションがたくさん用意されており、友人や同僚との共同作業が簡単に行なえます。
さらに、もっと多くの人と共有したい情報がある場合は、Notionを使ってコードを使わないウェブページやページの複数あるサイトも作成することができます。
ご自身の共有パターンにあったものをぜひ試してみてください。
連載「今日のワークハック」では、仕事が速く効率的にこなせる！ツール・アプリ・OSのショートカットや使い方、アイデアをお届けします
Original Article: How to Share in Notion: A Complete Guide by MakeUseOf
