年度末も近づき、話し合いの場も増えてきていませんか？
会議は、参加者全員に時間的拘束を強いるものですので、なるべく効率的に済ませたいところ。
しかし、ただ集まって話し合うだけでは、非効率なばかりか非生産的な内容になってしまいがち。
そこで今回は、会議の効率を高めるTIPSを5つ、ご紹介します。
心理的安全性をつくり出す
参加者の自発的な発言や、活発な議論を促すには、心理的安全性が保証されている必要があります。
日ごろの関係性構築も重要ですが、会議の場においては、まず最初に「この場所は、心理的に安全な場所です」と明言するのも効果的。
次いで、全員に会議のゴールを共有することで、さらに話しやすい会議になるそうです。
チームにおける心理的安全性の高め方については、下記の記事を参考にしてみてください。
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時間をはっきり区切る
話がまとまらないまま、ダラダラと時間だけが奪われていく。そんな会議は純然たる時間の損失です。
そこで、会議を予定する段階でまず、時間をはっきり決め、それ以上は続けないことを参加者にも共有しましょう。
そうすることで、遅刻やスタートが押すことも減り、全員が要点をおさえて効率を意識するようになるため、会議の生産性が高まります。
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会議メモのフォーマットを用意する
会議の場で、口頭で話し合ったことを、すべて覚えておくのは難しいことです。
せっかく有意義な会議を実現しても、しっかり共有できる記録を残しておかなければ、無駄になってしまいます。
記録を取るうえで重要なのは、書き残すべき情報を取捨選択すること。フォーマットや、要点をあらかじめ決めておくと、会議中に迷う必要がなくなりますよ。
会議のメモをつくるコツは、下記記事をどうぞ。
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沈黙も能動的に利用する
会議というと、常に誰かが発言をしていないと時間をロスしているような気になりますが、黙って考える時間も無意味ではありません。
ティム・クックやジェフ・ベゾスも「能動的沈黙」を活用しているといいます。
会議が煮詰まってきたら、じっくり考える時間を設けてみるのも良いでしょう。
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質問は募らず、聞きに行く
「質問はありませんか？では、これで」というのは会議で定番の確認ですが、実はNGワード。
心のなかでは合意にいたっていなかった参加者と、のちにトラブルとなる可能性があるからです。
「声にならない声」をヒアリングするため、参加者各自にこちらから聞きにいきましょう。
そのほか、会議におけるNG言動がこちらにまとめてあります。
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会議を実り多いものにするか、時間のロスにするかは進め方次第。
いい会議をつくっていきましょう。
