締め切りが迫っているのに仕事が山積みになっていて、アップアップしていることってありませんか。もしかしたら、それは、時間を有効に管理できていないせいかもしれません。
時間管理がうまくできていないと、貴重な時間を失うだけでなく、結果的に不安やストレスを増大させ、ワークライフバランスを狂わせてしまいます。
ここでは、時間管理に関するありがちな間違いと、それを回避して生産性を高める方法を見ていきましょう。
1．目標を設定しない
目標が無いまま漫然と仕事をしていると、モチベーションも生産性も低下します。スマホやゲームなどで気が散りやすく、時間管理がうまくできません。
回避策：
目標を設定し、それにコミットすることで、方向性が定まり、タスクを完了するためのモチベーションが生じます。目標を達成するために、集中力を高め、時間や資源を上手に管理できるようになります。
しかし、すべての目標が等しい価値を持つわけではないことを忘れないでください。
SMART（Specific：具体的、Measurable：測定可能、Attainable：達成可能、Relevant：関連性がある、Time-bound：時間的制約がある）を満たす目標は、具体的でない目標よりも良い結果をもたらします。
この主張を裏付ける研究がいくつかあります。ケープ・コースト・メトロポリスの銀行セクターで行われた研究では、具体的でやりがいのある（しかし達成可能な）目標を設定することで、従業員のパフォーマンスが向上することが明らかになりました。
つまり、「初めての小説を完成させる」という目標ではなく、「初めての小説を毎月少なくとも1章完成させる」というSMARTのバリエーションを使うのです。その方がより具体的で、チャレンジングであり、目標に期限を設定することができます。
2．優先順位をつけない
タスクの優先順位がわかるToDoリストがないと、無計画にタスクに飛びつくことになり、1日の終わりには未完了のタスクとフラストレーションが山ほどたまってしまいます。これは、時間が足りないのではなく、時間をうまく管理できていないせいです。
回避策：
ToDoリストで、タスクに優先順位をつけ、タスクの重要性と緊急性に基づいて時間を割り当てることで、時間をうまく管理することができます。やり方は以下の通りです。
- タスクをリストアップして優先順位をつけるアプリの中から自分に向いているものを見つける。
- 1日で、あるいは1週間でやるべきタスクをすべてToDoリストに書き出す。
- ランキングシステムを使って、重要度と緊急度を基準にランク付けをする。
- 最も重要で緊急性の高いタスクを上に、重要度で緊急性が最も低いタスクを下に配置する。
- 最も重要で緊急性の高いタスクからはじめて、リスト上のタスクを上から順番にこなしていく。
3．作業時間をトラッキングしない
どれだけの時間が必要か見極めずにプロジェクトを開始すると、必要以上に時間を取られてしまう可能性があります。あるいは、自信過剰になり、十分な時間がないのに、自分の処理能力以上のことを引き受けてしまうこともあります。
時間が足りないと、納期を守れないだけでなく、仕事のできも悪くなりがちです。
回避策：
特定のプロジェクトを完了するのに要する時間を常に見極め、その時間枠内でプロジェクトを完了するよう努力しましょう（休憩時間も必ず確保してください）。プロジェクトやタスクに費やした時間を記録するために、タイムトラッキングアプリを使用するとよいでしょう。
特定のタスクにかかる（平均）時間がわかれば、タスクをより効率的にスケジューリングすることができます。これを何度も繰り返すと、その日、その週、その月のさまざまなタスクに費やされた時間の詳細なログシートができあがります。
それができれば、繰り返しのタスクの中で最も時間がかかっているものを見つけ出し、より効率的に作業するための解決策を考えたり、自動化して時間をさらに短縮したりすることができるでしょう。
インターネットで調べると、時間管理のためにプロジェクトを追跡できる無料のタイムトラッキングアプリがたくさんありますよ。
4．先延ばしする
先延ばしは仕事の大きな妨げになります。難しい仕事や退屈な仕事をこなさなければならないときはなおさらです。それに加えて、スマホなどの気が散る原因が加われば、先延ばしの完璧なレシピのできあがりです。
締め切りが近づくまで、だらだらとスマホを見たりして気が散り、時間を浪費してしまいます。先延ばし屋はいつも時間がなく、締め切りに遅れ、ワークライフバランスもうまくいきません。
回避策：
先延ばしを防ぐには、大きなプロジェクトをより小さく、管理しやすいタスクに分割すると効果的です。たとえば、2000語の記事を書く必要がある場合、記事全体を書くことに怯えるのではなく、概要、序論、小見出し1、小見出し2、小見出し3、結論というように、小さいタスクに分割します。
次に、これらの小さなタスクのそれぞれに時間枠を割り当て、それを実行することにコミットします。これで、小さくなったタスクをこなそうとする意欲が強くなり、先延ばしする可能性が低くなります。
先延ばしを克服するもう1つの優れた方法は、ポモドーロ・テクニックを使うことです。ポモドーロ・テクニックも似たようなコンセプトを取り入れています。
ポモドーロ・テクニックの使い方は以下の通りです。
- プロジェクトを小さなタスクに分解する
- タイマーを用意し、25分にセットする。
- 25分間、1つのサブタスクに取り組む。
- タイマーが鳴ったら（25分経ったら）5分間休憩する。
- 25分を4回繰り返した後、30分間休憩する。
5．非効率的なスケジュールを組む
日によって生産性が高くなったり低くなったりすることに気づいたことはありますか？それは、私たちのエネルギーレベルが日によって異なるからです。それどころか、人によっては1日の間にエネルギーレベルが変化します。
生産性の高い時間帯を考慮せずにスケジュールを組むと、最も重要なタスクが保留され、時間やエネルギーが足りなくなる可能性があります。
回避策：
あなたは夜型ですか、それとも朝型ですか？自分の働き方を見極めて、生産性が高くなる時間帯を見つけてください。最も生産性が高くなる時間帯がわかったら、それに合わせてプロジェクトのスケジュールを組みましょう。
最も生産性が高くなる時間を最も重要な（そして負荷の高い）タスクに割り当て、残りの執務時間には、メールの返信や会議の設定など、あまり重要ではない（あるいは負荷が小さい）タスクを割り当てるようにしましょう。
効率的なスケジュールを組むためのカレンダーアプリがいくつかあるので、自分のニーズに合うものを見つけてください。
6．スマホで気が散る
2020年6月にStatistaが行った調査で、自宅で仕事をしている人の53.7％が「スマホは気が散る最大の原因」と考えていることが明らかになりました。仕事をしていて、突然、スマホが鳴り出したという経験はよくあるのではないでしょうか？
気が散ってしまい、スマホをチェックせざるを得なってしまいます。
クライアントからのメール、同僚からのメッセージ、FacebookやTwitter、Instagramからのランダムな通知などで気が散ると、仕事の時間のかなりの部分が損なわれてしまいます。
回避策：
スケジュールを効果的に管理するに尽きます。
仕事、メールのチェック、遊びなど、時間枠を決めましょう。仕事の時間になったら、スマホを（機内モードにして）脇に置き、できれば別の部屋に置いて、仕事に取りかかりましょう。
気が散る最大の原因がなくなったことで、仕事に集中する確率が格段に上がり、楽に集中できるようになります。一つのタスクに全神経を集中させるので、ミスをする可能性も低くなり、効率的にタスクを片づけることができます。
スマホを機内モードにしてもうまくいかず、ついついSNSに目がいってしまい、スマホでメールをチェックしたり、ラップトップでFacebookのフィードを直接スクロールしたりしたくなったらどうすればいいのでしょうか？
その場合は、Freedomアプリを使って、気が散る原因をなくし、先延ばしを克服し、より多くのことを達成できるようにしましょう。
正しい時間管理は能力を最大限に引き出す
時間管理はより多くの仕事をこなすためにするのに、時間管理の方法を考え過ぎて、何のために時間管理をするのかわからなくなりがちです。
毎日、複数の生産性向上アプリを使っても、こなせる仕事の量が増えなければ無意味です。自分に合うものを見つけ、大局を見失うことなく、それを使い続けましょう。しかし、自分に合うものを見つけるには、自分の時間管理のニーズを理解することが重要です。
