Gmailは、ユーザーが採用している標準システムとすでに一致している可能性がありますが、GmailをGoogle ToDoリストGoogle Tasksと同期させると一段レベルが上がります

Gmail内のGoogle ToDoリストを利用すれば、実用的なメールを特定のリストに落とし込んで優先順位をつけることが可能。

メールをタスクに変換して、受信トレイ内にToDoリストを作成する方法を見ていきましょう。

今日のワークハック:Google ToDoリストとGmailを同期させて、「快適タスク管理」

今回は、Google ToDoリストとGmailを同期させて、タスク管理をしやすくなるハック。

Gmail上で確認したタスクを、その都度Google ToDoリストを開いて管理をするのは非常に面倒。

そこで今回は、それらをGoogleの連携システムで同期させて、アプリ間の移動をせずに1つの画面内でメールとタスクの管理をする方法をご紹介します。

Google ToDoリストとは?

Google ToDoリスト(Google Tasks)は、ほとんどのGoogle Workspaceのサービスに統合されているアプリです。また、スマホにダウンロードできる単独アプリとしても提供されています。

受信トレイから離れずに、タスクを追加して管理できるようにすると、ToDoリストを作成しやすくなるのです

このアプリを使用すれば家の掃除や食料品の買い出しなど日々の雑用を簡単に把握できますよ。

また、メールをタスクとして簡単に取り込むこともできます。優先度の高いメールと低いメールを、アーカイブしたり削除したりせずに分けられるのです。

さらに、Google ToDoリストを使用すると、Googleカレンダー、Gmail、Googleドキュメント、Googleスプレッドシートの間を行ったり来たりせずに、すべて一箇所から管理可能です

Google ToDoリストは無料で使用できて、すでにGmailの受信トレイの一部になっています。 生産性を向上させるGmailの重要な機能と言えるでしょう。

Gmailにタスクを追加する方法

Gmailアカウントにログインすると、右側にGoogle ToDoリストのアイコンを含むサイドバーが表示されます。このアイコンをクリックして、アプリを開きます。

Screenshot: ライフハッカー編集部
Screenshot: ライフハッカー編集部

Gmailに新しいタスクを追加する方法

  1. タスクを追加」をクリック
  2. タイトルを入力し、「Enter」を押す
  3. 鉛筆型アイコンをクリック
  4. 詳細説明の入力、日付と時刻の追加、サブタスクの追加が可能
  5. 戻る矢印)」をクリック
Screenshot: ライフハッカー編集部
Screenshot: ライフハッカー編集部

最初にタスクを追加する時は、タイトルを入力するだけで済みますが、タスクにさらに情報を追加する場合は、鉛筆型アイコンをクリックしましょう。

これにより、説明や特定の日時、サブタスクの追加が可能です。

日付と時刻を追加するとタスクがGoogleカレンダーと自動的に同期され、タスクのイベントが作成されます

これは、GoogleからGoogle Workspaceに統合したものなら、どれとでもうまく機能してくれるのです。サブタスクを追加すると、元のタスクの下にさらにタスクが作成されます。

大型プロジェクトがある時は、それを小さなタスクに分割する必要があります。

Google ToDoリストにGmailを加える方法

Screenshot: ライフハッカー編集部
Screenshot: ライフハッカー編集部
  1. Google ToDoリストを開く
  2. メールをクリックしてタスクにドラッグ

メールを正しいところにドラッグすると、自動的にタスクに追加されます。 以前と同じオプションでタスクを編集できますが、今回はGoogleがタスクにメールへのリンクを追加しました。

メールのリンクをクリックすると、受信トレイ内でそのメールが開きます。 これにより、受信トレイでメールを検索しなくても、メールの詳細を簡単に見ることができます

Google ToDoリストを管理する

タスクの順序を変更する、リストの名前を変更する、リストを削除する、タスクを削除する、キーボードショートカットを学ぶ、リマインダーをコピーする、などしてGoogle ToDoリストを最大限に活用しましょう。

ToDoリストを整理し直すと、最優先のアイテムを見逃したり忘れたりすることがなくなります

手順は次の通りです。

  1. アイテムをクリックして、必要に応じて正しい順序でドラッグ。
  2. アイテムをサブタスクにドラッグして親タスクの下に置けて、サブタスクをドラッグして親タスクにすることも可能。
  3. リストを日付で並べ替えるには、3点アイコンをクリックして「日付」を選択。「指定した順序」をクリックすると、カスタマイズした順序に並べられる。
Screenshot: ライフハッカー編集部
Screenshot: ライフハッカー編集部

完了の印をつけたタスクをすべて表示できます。ToDoリストの下部にある矢印をクリックしましょう。

ここから、特定の完了したタスクを削除したり、タスクに未完了の印を付けてメイン画面に表示などが可能です。

さらに、オプションメニューから一括削除ができます。

Screenshot: ライフハッカー編集部
Screenshot: ライフハッカー編集部

Google ToDoリストがここまで強力なのは、タスクごとに異なるリストを作成できるからです。

たとえば、仕事用、個人用、食料品用などに個別のリストを作成できます。

Google ToDoリストを管理する方法

Screenshot: ライフハッカー編集部
Screenshot: ライフハッカー編集部
  1. マイタスク」をクリック
  2. 新しいリストを作成」をクリック
  3. リストの名前を入力
  4. 完了」をクリック

新しいリストを作成すると、それをGoogle ToDoリストが自動的に開いてくれるので、すぐにタスクを追加できます。

別のタスクに戻るには、リスト名をもう一度クリックして、開きたいリストを選びましょう。

リスト名の右横にあるの6点アイコンをクリックして、リストを置きたい位置までドラッグするとリストの順序を並べ替えることができます。

リストの名前はいつでも変更が可能です。また、必要に応じてリスト全体を削除もできます。

タスクを別のリストに移したい時は、鉛筆型アイコンをクリックして、ドロップダウンから適切なリストを選択しましょう。

上記の方法を使用して、リストを並べ替えることができます。

タスクの画面を終了するには、右をクリックするとサイドバーが非表示になり、簡単にアクセスするためのアイコンだけが残ります。

Google ToDoリストと統合されているアプリ

Google ToDoリストは、以下の各プラットフォームに統合されています。

  • Google カレンダー
  • Google ドキュメント
  • Google ドライブ
  • Google スプレッドシート
  • Google スライド

これらを統合することで、タスクの完了のためにアクセスする必要があるファイルへのリンクを追加できるようになりました。

リンクをクリックすれば、ファイルかドキュメントが別のタブで自動的に開き、Google ToDoリストに引き続きアクセスできます。

必要なものをすべて1つの場所に置いておけるので、効率と機能を合理化してより多くのタスクを片付けやすくなります。

カレンダーから特定の日時を設定すると、タスクの通知が届きます。

Google ToDoリストを上手に活用して効率アップ

Google ToDoリストは、受信トレイ全体とGoogle Workspaceを、効率的に合理化する方法です。受信トレイ全体を管理しなくても、実行可能なアイテムに優先順位を付けることが。

ほかのGoogle Workspaceと統合することで、複数のプラットフォームにログインしなくても、中心となるToDoリストを作成できます

世界のどこにいても、1箇所からタスクをきちんと整理しましょう。

一元化でサクッとタスク管理をしよう

Gmailで文字を追いながら、Google ToDoリストにわざわざ移動してタスク管理をすると、手間が増えるだけでなく、情報を見落としやすくなるかもしれません。

Googleの連携システムで一元化することで、ミスをなくすことはもちろん、頭をスッキリをさせた状態で管理ができます。

今回ご紹介したGoogleの連携機能で、より効率的にメールとタスクを管理してみるのはいかがでしょうか?

——2021年3月30日の記事を再編集のうえ、再掲しています。

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Original Article: How to Manage Your Gmail Inbox Using Google Tasks by MakeUseOf