誰もが、自分が作成したドキュメントの見栄えを良くしたいと思うものです。

出版される見込みがある本を執筆中という人も、同僚や友達が読むだけの文書を作成中の人も、おそらく一番苦労するのは「書式(フォーマット)」でしょう。

WordやGoogleドキュメントを使っていて、間隔がおかしくなったり、フォントがそろわなかったりといった不具合が起きると、イライラしますね。ただ、よく言われるように、問題の原因は「キーボードと椅子の間にある」こともあります。

つまり、格闘しているそのおかしな書式の原因は、「あなた自身」かもしれません。まさかと思うでしょうが、自分自身で問題を無駄にややこしくしているのです。

今日のワークハック:WordやGoogleドキュメントでキレイにインデントを調整する

Tabやスペースで段落をインデントしない

それが自分流だというなら、段落をインデントしてもかまいません。けれども、Tabやスペースを使ってインデントするのはやめておきましょう。

ワープロソフト(WordやGoogleドキュメントなど)でTabキーを押すと、見えない「Tab」文字が挿入されます。一見、問題ないように思えますが、ワープロソフトや設定によっては、そのTab文字の表示のされ方が変わってしまうことがあるのです

細部にこだわりたければ、Wordならタブストップを調節できます。でも、もしほかの人がその人のPCでそれを開けば、すべては無駄になってしまうのです。そもそも「Tab」とは、タイプライター時代の名残であって、今の時代には必要ありません。

では、代わりにスペースを使うべきかと言うと、答えはノー。そんなことをすれば、事態はいっそう泥沼化してしまいます。スペースのサイズは、入力している最中のフォントのサイズとスタイルによって決まるからです

たとえば、4個のスペースでは足りないような気がして、6個にしたとしましょう。でも、プリントアウトする直前にフォントを変えると、場合によっては、6個分のスペースの幅が広くなりすぎることがあります。

では、あちこちに挿入したスペースを直すには、どうすれば良いのでしょうか? 答えは簡単。最初から、こんな厄介なことに首を突っ込まなければいいのです。

段落をインデントするなら、設定で「1行目のインデント」をオンにするのが正しいやり方。Wordでオンにする方法はこちら、Googleドキュメントでオンにする方法はこちらで確認してください。

このやり方どおりにすれば、すべての段落が同様にインデントされます。もしその見栄えが気に入らなくても、数回クリックするだけで、ドキュメント全体を変更できるのです。

ちなみに、この機能をオンにしたからといって、創造の自由が奪われるわけではありません。オンにしても、インデントしない段落を入力できます

新しい段落をはじめて、Backspaceキーでインデントを削除するだけです。これでその段落はインデントされずに保存されるのです。

むやみにEnterキーを押さない

書式がぐちゃぐちゃになってしまうもう1つの大きな原因は、Enterキーの連打

新しいページをつくりたい時に、次のページに入るまでEnterキーをひたすら押すのはやめてください。そこに空く間隔もまた、選択したフォントの影響を大きく受けます(あとで変えることが多い「余白」などの設定もそうです)。

代わりに「改ページ」を挿入しましょう。これはその名のごとくページを改める機能。改ページをクリックすると、現在のページへの文字入力をやめて次のページへ飛ぶよう、ワープロソフトに指示が出されるのです。

たとえフォントを変えても、段落を追加しても、700ページあるドキュメントの503ページにいても、ワープロソフトは改ページを実行します。

Enterキーを押さないでほしいと、私が心の底からお願いしたいところがもう1つあります。それは、「各段落のあと」です。

Googleドキュメントで、各段落のあとにスペースを追加したい時は、「表示形式」>「行間隔と段落の間隔」>「段落の後にスペースを追加」の順にクリックします(Wordでの手順はこちらをご覧ください)。

では、なぜこれが重要なのでしょうか?

Googleドキュメントで下書きを作成したあとに、スペースを自動追加する別のエディターにその下書きをペーストすると、誰かがその余分なEnterをすべて削除しなければならなくなるからです

結論:書式設定の使い方を学ぶべし

ご説明してきたように、ワープロソフトとは、ちゃんと設定さえしておけば、望みどおりの書式で文書を作成してくれるものです。スペースや強制改行を随所にちりばめてねじ伏せるようなまねをしても、ワープロソフトの足を引っ張るだけになってしまいます。

大事なのは、分業あなたは入力を担当し、ワープロソフトは書式を担当するのです。こうすることが最終的には、あなたのためだけでなく、ドキュメントを読んだり編集したりする人のためにもなります。

ドキュメントの見た目を少し変えたいなと思った時には、フォントのスタイルやサイズを変えるのではなく、それを選んで、何かスタイルを適用することです。たとえば章の見出しなら、「Arial、太字、18 pt」ではなく、「ヘッダー2」の適用を考えてみましょう。

こうすれば、全体の整合性が保たれますし、全部を別のフォントへ一発で変えることも可能です。「やっぱりちょっとおかしいな」と思ったら、元に戻せば済みますよ。

タイプライターの時代はとうに過ぎ、ドキュメントの体裁をいちいち整える作業は、もはや意味をなさなくなりました。私たちが作成しているのは、コピーも編集もできるドキュメントです。あとでフォーマットが崩れるようなものをわざわざ挿入するのはNG。

ついでにもう1つ。ピリオドのあとにスペースを2個入れるのもやめておきましょう。


何気なく普段やっているようなインデントの仕方やEnterキー・スペースの使い方などがあったのではないでしょうか? めんどうなことは書式設定に任せ、整ったインデントで読みやすい文書にしていきましょう。

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Source: Microsoft (1,2), Google Docs Editors Help