「忙しくて、つい先延ばしにしてしまっていること」はありませんか?

社会人になったころの私は日々残業に追われていましたが、手帳の使い方を基本から変えたことで、段取り力が向上し、時間のストレスからはずいぶんと解放されました

そう、手帳を賢く使えば、やりたいことを次々と実現できたのです。

この度、かつての私のように忙しすぎる日常を送る方へのヒントとして、『すぐやる人のビジネス手帳術』(ナツメ社)を出版しました。そのなかから、特にスケジュール管理の工夫や記入時のノウハウを抜粋して紹介します。

仮でもどんどん予定化を。スケジューリングで行動力アップ

コロンビア大学の心理学者ハイディ・グラント・ハルバーソンは、『やり抜く人の9つの習慣』(ディスカヴァー・トゥエンティワン)の中で、目標を具体的に書き、計画を立て、手帳に予定として書き込めば、それを行動に移す確率は300%になると紹介しています。

予定は入ってくるものではなく「自分から決めていくもの」と考えてください。やりたいこと、やらねばならないことを“先に”予定として書き込んでしまうのです。

そうしないと、気が付けば「忙しくて先延ばしになる」といった事態が常態化します。まず、手帳に約3カ月先までに自分自身がやりたいことを書いていきましょう

もちろん、特急仕事も入るので、柔軟に対応する必要は出てきます。

なので、予定は仮決めでもOK。仮でスケジュール化しておくだけでも、その予定の実行力は確実に上がります

「できる」印象を与える人は、関係者の予定も把握している

さらには、関係者の予定も先々まで記載することを推奨します。

たとえば、「部長が会議で提出するデータを用意する」といった案件を引き受けたとしましょう。

部長から「社長と打ち合わせがあるので、1月11日(水)までにデータを揃えてもらってもいい?」とだけ言われていても、打ち合わせの日時も把握しておくことがベター。打ち合わせ後には、「問題ありませんでしたか?」と確認できると親切でしょう。

ほかにも、取引先の役員会議、イベントなどがあると耳にしたら、それらの情報も書いておくと、後日話す機会があった時に「今週の金曜日はイベントでしたよね。木曜日はいかがでしょう?」と相手を配慮したケアができます。

即座に書ける&一目でわかる略語の積極活用を

手帳は丁寧に書く必要はありません。自分がわかればOK。

おすすめは「略語」で書く方法です。パッパッと書いていくことができ、あとから見てもわかりやすいからです。

たとえば、私が使用している略語には、打ち合わせは「MTG」、締め切りは「〆」といった定番のものから、以下のようなものもあります。

  • 仮の予定:「
  • 仮決めにもならない「この時間はOK」と誰かに回答した時間:「??
  • 正式に決定した予定:「
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「うっかり忘れ」がなくなる工夫や、手帳を使ったメンタルコントロール術とは?
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