Microsoft To Doアプリなら、クリエイティブな方法で日々の生活を効率よく管理できます。時間に限りがある日々の生活では、タスクを素早く作成、変更できるといいですよね。
このアプリでは、複雑なリストでもさっと作成することができます。Microsoft To Doを効率的に使って生活をよりよく管理し、自分の時間を取り戻す方法を、以下に5つご紹介します。
今日のワークハック：Microsoft To Doを使って、効率的にタスク管理をする
1. リストへのショートカットをホーム画面に追加する
どんなTo Doリストを利用するにしても、タスクを一括で管理できるものが不可欠です（外出中なら特に）。Microsoft To Doなら簡単です。ホーム画面にショートカットを作成しておけば、そこから直接To Doリストにアクセスできます。
ホーム画面にショートカットは以下の方法で作成できます。
- 表示したいリストのページに移動し、右上の3点マークをタップする
- リストのオプションが表示されたら「ホーム画面にショートカットを追加」をタップする
- 表示されたアイコンをホーム画面の開いている場所にドラッグしてショートカットを追加する
これで、タップ1回でリストにアクセスできるようになりました。
2. スマート・サジェスト機能を使いこなす
Microsoft To Doのサジェスト（提案）機能を使うと、毎日のTo Do リストが素早く作成できます。この機能では、最近の重要なタスク履歴に基づいてタスクを提案してくれます。
これは、「今日の予定」タブにある「電球アイコン」から表示できます。アイコンをタップして、タスクの提案を見てみましょう。
提案はカテゴリー別に表示されます。
- 「昨日」のセクション：昨日の「今日の予定」タスクのうち、未完了のタスクが表示される
- 「最近追加されたアイテム」：すべてのリストから自動的に提案されるタスクが表示される
- 「以前から」：期限の過ぎているタスクが期限順に表示される
これら提案を参考にすると、「今日の予定」リストを簡単に作成することができます。
提案を取り入れるには、タスクにある「＋」アイコンをタップするか、Windowsアプリをお使いの場合は「Ctrl＋ T」のショートカットを使うこともできます。
この提案は、ルーティンにしているタスクに関しては特に便利です。
毎週行なうタスクが提案されるので、新規で作成する手間が省けて、ちょうどよいリマインダーにもなります。
3. すべてのリストのタスクの履歴を表示する
どんなタスク管理アプリを利用していても、タスクを山ほど抱えていると、追いつかなくなってしまうことはよくありますね。リストをいくつでも管理できるのは生産性の観点からは好都合ですが、タスクを逃してしまいやすくなります。
そんな時、「すべて」リストを参照すると、すべてのリストにある未完了のタスクを一度に確認することができ、完了・未了のタスクを各リストで個別にチェックする必要がなくなります。
以下の手順で、すべてのタスクを時系列で表示することができます。
- 「すべて」タブに移動する
- 右上の3点をタップする
- 「並べ替え」を選択する
- リストから「作成日」を選択する
タスクは、期限日やあいうえお順に並び替えることも可能です。「すべて」タブを参照すると、重要なタスクを見逃す心配もありません。
4. ウィジェットでタスク管理をさらに簡単に
Microsoft To Doのウィジェットは、数あるウィジェットのなかでも特によくできています。いろいろカスタマイズすることで、アプリを開かずにリストを表示・編集できるので、スマホ時間を減らしたい人には最適です。
Microsoft To Doウィジェットの設定方法は、スマホのほかのウィジェットと同じです。デフォルトで「今日の予定」が表示されますが、ウィジェットの上部バナーのドロップダウンをタップして表示したいリストを指定することができます。
ウィジェット内でも、タスクにチェックマークを入れたり、下の図のように「＋」ボタンをタップして新規のタスクを追加したりできます。
これらはすべてアプリを開かずに操作できるので、急いでいる時でも簡単にタスク管理ができます。
画面右上のギアのアイコンをタップすると、ほかにも様々なカスタマイズが可能です。フォントのサイズや透明度の設定もできますし、完了済みタスクを表示するよう切り替えることもできるので、完了済みと未完了のタスクがはっきり認識できるようになります。
5. タスクをパソコンと同期する
Microsoft To Doなら、デバイス1台に制限されることなく、タスクをチェックすることができます。Microsoft StoreからダウンロードしたWindows版Microsoft To Doアプリをインストールすると、タスクがすべてパソコンにも同期されます。
Windows版To Doアプリでは、サイドバー上でリストを切り替えることができ、モバイル版同様、新しいリストやグループを作成することもできます。さらに、リマインダー機能を使って、デスクトップ通知を設定することも可能です。
デスクトップ通知を設定する
デスクトップ通知を設定するには、リマインダーを作成したいタスクをクリックし、表示されるメニューの中から「通知する」を選択します。ここでは、選択可能な期日も表示されますが、自分で設定することもできます。
Microsoft To Doのプラットフォーム間の同期とデスクトップ通知を設定しておけば、タスクを忘れてしまう心配がなくなります。
タスクリストをデスクトップにピン留めする
デスクトップ版アプリでは、これらWindows版付箋アプリ同様、タスクリストをピン留めすることができて便利です。
キーボード・ショートカット「Alt＋ Up」を使うと、アプリを最小化、小さいウィンドウとしてデスクトップ上に表示、タスクが見られるようになります。
この機能は、デジタル的にミニマリストなユーザーやマルチタスク志向でいくつもウィンドウを開いてしまうユーザーには重宝されるでしょう。
これらのヒントで生産性をアップさせる
Microsoft To Doは、タスク管理アプリのなかでも、もっとも使い勝手の良いアプリの1つと言えるでしょう。単なるToDoリストアプリではありません。アプリの様々な機能を使いこなして、時間を無駄にすることなく、確実なタスク管理を目指しましょう。
連載「今日のワークハック」では、仕事が速く効率的にこなせる！ツール・アプリ・OSのショートカットや使い方、アイデアをお届けします。
Source: Microsoft To Do
Original Article: 5 Productive Ways to Use Microsoft To Do by MakeUseOf
