まとめて複数の人にメールする際、受信者ひとりひとりがメールの内容で注意すべき箇所が異なっている場合があります。そんな時にはそれぞれの受信者をタグ付けするべきです。
今日のワークハック：「＠」を使って、メールでひとりひとりをタグ付けする
「@」で便利に。相手側も無駄なくメールを見ることができる技
各自またはチームに向けて「＠相手の名前」と書いて、名前のところを太字にします。ひとりひとりへの指示をリストにできれば理想ですね。そうすれば、受信者は自分の名前のところをチェックすればいいのですから。
プログラマーのラザラス・ラザリディスさんは、「より良いメールを書くための具体的なテク5つ」で、いかに効果的に受信者をタグ付けして、受信者が注意すべき箇所を見極められる方法を披露しています。
でも、それだけではなく、ほかにもタグ付けが役立つ場合があります。
Gmail、Outlook、Windows Mailなどの主なメールアプリの中には、タグをリンクに変えてくれ、そのリンクが相手のメアドへつなげてくれるものもあります。
@（アットマーク）をタイプして名前を入力しはじめると、アプリがコンタクトから対応する人の名前をリストアップして「To:（送信先）」のところに加えてくれるのです。
（AppleのメールアプリとGmailのモバイルアプリにはこの機能はありません。Gmailには「＋ 」で同じような機能がありますが、これは終了してしまったGoogle+の名残です。）
相手をタグ付けすることは、使っているメールアプリにタグ関連の特別機能がなくても役立ちます。なぜなら、相手が自分にとって重要な情報をすぐに見つけることができるからです。
また、送信者のほうも受信者の誰がどの情報に注目するべきかを考えなければならないので、より明瞭なメールを書くことができます。こうすることで、ある仕事がほかの人の担当だと勘違いするようなミスを防ぐことができます。
メールを書く時のアドバイス
ラザリディスさんのメールを書く時のアドバイスはどれも秀逸なので、もう少し紹介します。
- 外部の情報には、リンクを入れるべし。そうすれば相手が検索しなくて済む。
- 「明日」や「この前の火曜日」などと言う代わりに、日付をきちんと表記する。
- 長いメールには小見出しをつける。
あたかもモーゼの十戒のようなラザリディスさんの鉄則を知れば、あなたも怖いものなしです。
連載「今日のワークハック」では、仕事が速く効率的にこなせる！ツール・アプリ・OSのショートカットや使い方、アイデアをお届けします。
──2019年12月10日の記事を再編集のうえ、再掲しています。
