最近、急にやることが増えました。それに伴い、チェックする項目や場所が増えて、見落としが目立つように…そこで、最近よく耳にする『Notion』を使ってみることにしたんです。

実は、何度も挑戦しては挫折していたので諦めていたのですが、覚悟を決めて向き合ったら思ったより簡単で、すごく便利でした。

ひとつ覚えておきたいのは、Notionは「自由度が高いデータベース」だということ。

というわけで、今回はNotion初心者の筆者がはじめたシンプルなデータベース管理・活用法を紹介します。

今日のワークハック：Notionでデータ管理をシンプルにする

Notionで管理すると便利なもの、その理由

管理したいのは大きく分けて、仕事関係とプライベートの2つ。その詳細は以下の通り（）の中は以前の管理方法です。

仕事

• 執筆記事（Evernote）
• 企画のステータス（EvernoteとPencil Planner）
• ネタシート（ブックマークとEメール）
• 試写会（試写状とEメールとPencil Planner）
• 資料（Google chromeのBookmark）
• 担当編集者など（MacOSのstickies）

プライベート

• 読書ステータス（読書メーター）
• 映画
• 習慣
• 子ども関係（プリントをファイリングとpdfデータをiCloudファイル）
• サブスクリプション（各サイト）
• Twitterで見つけた気になるレシピ（TwitterのBookmark）

執筆記事や締切は文書アプリの『Evernote』でも管理できるのですが、試写会の情報、特に日程を組んでいないものは気がつくと劇場公開を迎えていたなんてこともあり、本当に困っていました。

また、子どもが学校からもらってくるプリントも常に見れるようにしておきたかったんですよね。

で、これが全てまとめて叶うのが『Notion』でした。

自分だけのデーターベースが簡単に作れる

ということで、ここからが具体的な使い方。留意しておいて欲しいのは、筆者は『Notion』初心者であり、管理のプロでもありません。初心者でも便利に使えることをお伝えしたくて、この記事を書いています。

『Notion』を開くと、左カラムと右に入力するスペースが出てきます。基本的にテンプレートにいろいろ書き込んでいくと便利です。

筆者は「Personal Home」というテンプレートをメインページにして、左側を仕事関係、右側をプライベートにしました。

これをベースに作ったのがこれです。

「仕事」の「記事」は『Evernote』を連携したものです。

なぜ『Evernote』を単体で使い続けなかったのかというと、『Notion』だとカレンダーやボードといった異なる表示方法が選択可能だからです。

こうすることで、何日にどういった記事を書くのかがわかりやすくなります。

tag付しているとボード表示できます。その月にどの媒体にどれくらいの本数を寄稿したのか目視できるので便利です。

「試写会」は、databaseのテンプレートの中から選びました。案内が届いたらすぐに、「観る」「時間があったら観る」「観た」に振り分けます。本当は全ての試写に行きたいのですが、どうしても時間がとれない場合があるので、優先順位をつけています。

ハガキの場合はスキャンしてデータ化しておきます。このようにデータベース化しておくと、案内がハガキでもメールでも一括管理できるので便利です。

プライベートの「子ども」のページには、学校関係と習い事関係、備忘録を集めています。

配られたプリントはスキャンしてpdf化し、「お便り」「時間割」「懇談会資料」などと区分してエンベッドしておきます。出先でも確認が必要だと判断したものも同じです。

サブスクリプションの管理にも使っています。

サブスクしているサービス名とURL、金額と月額、年額、2ヶ月毎といったtagをつけています。

これらは化粧品の定期便とフィットネスのメンバーシップの管理画面ですが、個々に管理方法が異なるのが確認してもらえるでしょう。

『Notion』なら、同じサブスクの管理だとしても最適化できるのです。

備忘録にもおすすめ

Notion web clipperをアドオンしておくと、ウェブをNotionにブックマークのように保存できます。

筆者は「My Link」というページに全て保存されるようにしています。

同様に、Twitterで見かけたレシピも「レシピ」に保存。Twitterをエンベッドできるので、URLをコピペするだけで、オリジナルのレシピ集が作れちゃいます。「そういえばTwitterで見たあのレシピはどれだっけ〜」とTwitterのブックマークを漁らないで済むのは時短にもなっていいですよ。

個人的に使う限り、Notionは無料です。MacBook Air、iPad mini、iPhoneの3つで確認できるようにしています。

Notion初心者でも賢く使えるシンプルな使い方

『Notion』が複雑そうに見えるのは、初期表示の多さではないでしょうか。

例えば、こんな画面が表示されたとき、何をどう書けばいいのか、どう活用すればいいのか混乱しませんか。

でも、実はシンプルです。

基本的には「Untitled」に題名を記入し、テンプレートを選んで入力していくだけ。DATABASEの下に表示されているものが紛らわしいようであれば、削除しても構いません。大切なのは、『Notion』が「自由度が高いデータベース」だと理解することだけです。

そして、作りはじめる前に、何を管理したいのかを書き出し、それらをどういうふうに管理すれば理想的なのかをテンプレートを見ながらイメージしてみるといいでしょう。

慣れてきたら、デフォルトで表示されていた不必要なテンプレートを削除していくと、スッキリしてみやすくなってきますお。

おしゃれにしたい、格好良くしたい、複雑なこともできるようになりたい、と意気込まずとも、トライ・アンド・エラーで進めていけばいいと思います。筆者は1日ガッツリ向き合ったらできるようになりましたよ。

半月ほど使ってみて、『Notion』は大部分の管理問題を解決してくれたと感じています。とはいえ、手書きで管理したいものもあるので、『Pencil Planner』と併用していきます。今後、使い方は変わってくるかもしれませんが、今のところはとても満足していますよ。

文・写真・screenshot：中川真知子