製作中のドキュメントと資料で画面が溢れかえってしまうことはよくあります。
こうなると、参照したい資料を前面に持ってくるだけで一苦労。関連資料が増えるほど収集が付かなくなり、中断した作業を再開するときの認知コストも高まりがちです。
作業効率を高めるために、資料が参照しやすいドキュメント管理ツールが役立ちそう。『Typed』ならGoogleドキュメントやExcelファイル、ウェブページまでもがスッキリ1つの場所にまとめられます。
ドキュメント製作に関するタスクの追加もシンプル。
同時並行でプロジェクトを進めていても、すぐに注力したい作業に戻ってこれるスマートなウェブサービスでのドキュメント・タスクの作成方法や注目機能をご紹介していきます。
ドキュメントとタスクが自然に整理される
オールインワンを謳うドキュメント管理ツールはたくさんありますが、なかでも『Typed』はシンプルで、目的の作業にフォーカスしやすい設計になっています。
作業を開始するには、Googleドキュメントやスプレッドシート、スライドのファイル形式でドキュメントを新規作成。
あるいは、すでにローカルやGoogleドライブにあるドキュメントを持ってくることも可能です（Word、Excel、PowerPoint、PDFなどのファイル形式にも対応）。
ホーム画面にはプロジェクトや最近閲覧したドキュメントの一覧が表示されているので、こちらから作業中のドキュメントが辿れます。
また、タスクやレビュー依頼なども一目でチェックできるので、優先順位を見誤らず作業が再開できる仕組みです。
蓄積したナレッジが参照しやすい
たとえばナレッジを賢く蓄積したい時、『Typed』が実力を発揮してくれます。
『Typed』では、テンプレートを作成／活用でき、議事録などは原本を複製すれば効率的。参照資料が紐づけられるので、エビデンスに基づいたドキュメントが完成します。
ドキュメントを読み返す際には、右サイドバーで参照資料が一覧でき、画面はスッキリしたまま。ドキュメントと資料の左右分割画面も見やすくて快適です。
参照資料としては、Googleドキュメントやスプレッドシートなどのファイルはもちろん、ウェブページやメディアファイルなども追加できます。
ウェブページは「Read mode」をONにすることで、あとから辿りやすいハイライトが追加可能です。
ドキュメントと参照資料のリンクを可視化する「Network mode」という表示方法も。見たいコンテンツをクリックすれば、参照資料が直接開けるようになっています。
アクショナブルなタスクが追加できる
タスクはドキュメント製作画面からそのまま追加可能です。これなら議事録を作成しつつ具体的なアクションに落とし込んでいくのもシームレス。その際、Googleカレンダーにタスクを追加することも可能です。
ホーム画面のタスク欄には、各プロジェクトのタスクが反映され一覧できます。
『Typed』はグループでの作業も考慮された設計なので、ドキュメントは共同編集できてタスクに担当者を割り当てられるようになっています。
担当者はホーム画面のタスク一覧と通知で、自分にタスクが割り当てられたことを把握することが可能。
タスクとは別にレビュー依頼が発行できるのもドキュメント管理ツールならでは。「一読」「コメント」「必読」といったステータスと依頼理由、期限などが設けられます。
便利なChrome拡張機能やスマホアプリも活用できる
基本はブラウザから使いますが、Chrome拡張機能やスマホアプリも活用できます。
Chrome拡張機能では、ウェブページをInbox（「あとで読む」の役割を備えたフォルダ）に保存。あるいは、ドキュメントの参照資料として追加することも可能です。
スマホアプリは主にドキュメントの参照用といった位置付け。Googleドキュメントを編集する際は、Googleの「ドキュメントアプリ」から行ないます。
ドキュメントを製作する機会が多い方ほど『Typed』による業務効率化の恩恵に授かれそう。
ドキュメントと参照資料が1セットで管理できるので、ナレッジが整理されて再利用しやすいのもスマートです。
『Typed』を試してみるには、ウェブサイトからGoogleアカウントでサインイン。無料アカウントでもドキュメント25個までは作成可能です。
ドキュメント数無制限で使いたいときには、月額8ドル（約1160円）のプロアカウントを要検討。ドキュメント製作と管理が驚くほど効率化するので、ぜひ体験してみてください。
Source: Typed
