リモートワークやハイブリッドワークが定着してきた昨今。メール・チャットなど、テキストコミュニケーションの重要性は増すばかりです。
しかし、文章で簡潔に要件を伝えたり、心証を損ねることなく円滑にコミュニケーションを取ることは、意外と難しいもの。
「伝えたいことが伝わらない…」「気がつくと、どんどん長文に…」「なんだかギスギスしている気がする…」
そんな悩みを抱えている人も多いのでは。
今回はそんな、陥りがちな「嫌われ文章」の特徴と、改善するコツを5つ、ご紹介します。
1. とにかく長い！
長い文章は、必要な情報の伝達を妨げるだけでなく、読み手の意欲を削ぎます。
スクロールしても果てしなく続く文章が送られてきた時、うんざりしますよね。
文章を短くすることは、いわばテキストコミュニケーションのエチケット。この記事では、文章から無駄を削ぎ落とすためのテクニックを紹介しています。
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2. 要点がどこかわからない…
テキストコミュニケーションで重要なのは、伝えたいことが明確であること。
そのために役立つのがこちらの「軍隊式」文章術。
特別な工夫が必要なわけではなく、ただ冒頭に内容の要約を入れるだけで、情報伝達の効率を上げることができます。
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3. 内容が整理されてない
メッセージを打つと決めたら、いきなり書きはじめていませんか。
まず一度、内容を整理するだけで、送る文章の内容がグッと読みやすくなりますよ。
この記事では、文章を書く前に伝えるべき内容を整理する方法を紹介しています。「独り言」などは、すぐできるので一度試してみてはいかがでしょうか。
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4. 感情を込めすぎ
テキストといえども、人と人との対話。時に感情的になってしまうこともあるでしょう。
しかしそんな時、怒りを込めた返信をしたくなる気持ちもよくわかりますが、円滑な付き合いを続けるためにも、一度冷静になるのが重要です。
メール文面では意図していたよりもネガティブに受け取られる傾向があると、研究で明らかになっています。なので、まず落ち着いて、受け取った相手が感じるであろう印象を考慮して書く必要があります。
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5. ドライすぎる
仕事でするメッセージのやり取りは、文字だけだと殺伐としたものになりがち。
そこで活用したいのが絵文字です。
絵文字と言うと「カジュアルすぎるのでは？」と感じる方もいるかと思いますが、円滑なコミュニケーションをするうえで、絵文字ほど効率的なものはありません。
文字にすると複雑になってしまう感情やニュアンスが、たった1文字の中に含まれているのです。
無愛想なメッセージでも、絵文字を取り入れるだけで一気に人間味が感じられるものになり、相手にとってもコミュニケーションしやすい雰囲気が生まれます。
ただし、絵文字を使う相手は、慎重に考えた方が良いでしょう。
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特別な工夫や、努力がなくとも、心がけひとつでテキストコミュニケーション力は高めることができます。
文章に苦手意識を持っている方は、ぜひ今回ご紹介したコツを意識してみてください。
