社員の燃え尽き症候群をなくそうとする企業が増え勤務日数に対する新しいアイデアが出てきています。たとえば、週5日・40時間勤務から、週4日・32時間勤務に変更する社会的な実験があります。

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勤務時間を短縮すると、生産性も低下するのではないかという懸念がありますが、必ずしもそうとは限りません。「BBC」のレポートによると、4年間32時間勤務を試してみたところ、「大半の職場で生産性は以前と同じ、もしくは向上した」ことがわかりました。

自分の会社や職場が週32時間勤務への切り替えを検討中の場合は、生産性を最大にするために次の5つのステップをやってみてはいかがでしょうか。

1. タスクの優先順位を決める

重要なタスクを確実に最優先にするためには、その日もしくは計画的な人はその週のタスク一覧を作成します。その一覧を見て、それぞれのタスクのプライオリティを「」「」「」の3つのカテゴリーに分類します。

高プライオリティのタスクは、早急に終わらせる必要のある、自分の仕事の最重要事項です。中プライオリティのタスクは、早く終わらせるに越したことはないけれど、少し遅れても問題ないものです。低プライオリティのタスクは、すぐに終わらせる必要のないものです。

タスクの分類がうまくできない人は、自分のタスク一覧の優先順位を決めるのに「スリー・ストライク制」を試してみてください。

タスク一覧を作成し、タスクを分類したら、「Microsoft OneNote」や「Google Keep」のような共同作業のできるノート系アプリを使って、チーム全員にどの仕事を優先すべきかを知らせます

ノートアプリを使うと、チームメンバーがタスクの優先順位についてフィードバックをすることができるので、重要な仕事をきちんと最初に終わらせることができます。

2. カレンダーを共有する

会議中の手元
Image: MakeUseOf

タスクの優先順位を管理することで共同作業がうまく運びはじめたら、チーム全体のカレンダーを共有することでその流れがさらにスムーズになります。

Microsoft Outlook」や「Google カレンダー」のようなカレンダーアプリのほとんどは、ほかのユーザーにカレンダーを共有することができます。

全員のスケジュールを把握することは、生産的な環境を維持するのに重要です。自分のスケジュールをチームと共有することで、チーム全員が大事な会議を認識し、ほかのメンバーが邪魔されないように確保している時間をきちんと尊重することができます。

また、無駄な会議を削減することにもなります。全員のスケジュールを把握しているので、単発の会議をいくつもやらずに、全員が集まれる時間がわかるようになります。また、会議の内容が重複していないかも確認できます。

3. タイマーアプリを使う(その言うことを聞く)

時計
Image: MakeUseOf

週の勤務時間が20%短くなるので、日々の1分1秒がより貴重になります。自分の時間を最適化するには、自分のスケジュールをきちんと作成し、それを守らなければなりません。

終わらせなければならない各タスクの作業時間や会議、休憩の時間をカレンダーで確保します。(ベストを尽くすには適切かつ回復できるだけの休憩が必要だからです)

自分のスケジュールを作成したら、各タスクにタイマーをセットします。「Pomofocus」や「Toggl」など人気のタイマーアプリもあります。どんなアプリを選んでもいいですが、きちんとそのタイマーの言うことを聞きましょう

セットした時間になりタイマーから通知がきたら、たとえその仕事が終わっていなくても、手を止めて次のタスクに移らなければなりません。

終わっていない仕事を完了させるために、スケジュールには常に取り戻すための時間も確保しておきます。この時間は、終わらなかった仕事の続きをやるための時間です。この時間を設けることで、すべての仕事をきちんと予定通りに完了させることができます。

4. クラウドストレージシステムを使う

上から見たノートパソコン数台
Image: MakeUseOf

どんな仕事でも、資料やデータの共有は欠かせません。うれしいことに、アクセスに制限のあるストレージがハードドライブだった時代はとうの昔に終わりました。しかし、週32時間勤務の環境では、どんなデジタルストレージサービスでもいいというわけではありません。

OneDrive」や「Google ドライブ」のようなクラウドストレージシステムで、確実にチームとデータ共有ができるようにしましょう。

データや資料をローカル環境に保存していると、アクセスが制限され、仕事の流れが遅くなります。クラウドストレージシステムであれば、全員が必要なデータにアクセスでき、勤務中の仕事の遅れを防ぐことができます。

また、クラウドストレージシステムであれば、全員が仕事の進捗状況を把握することができ、プロジェクトの共同作業にも役立ちます

クラウドストレージシステムを利用しやすくするために、ストレージは時々整理整頓しましょう。そうすれば、自分もチームメンバーも、必要なものを探すのに、古いフォルダやファイルを漁って時間を無駄にすることがなくなります。

5. スプレッドシートに1日を記録する

メモしながら話し合う2人
Image: MakeUseOf

カレンダーで時間を確保するだけでなく、自分の1日のタスクを「Microsoft Excel」や「Google スプレッドシート」などのスプレッドシートにも記録しましょう。各タスクとそれにかかった時間を記録します。

タスクにかかった時間を記録する時に、カレンダーで確保した時間よりも、タスクを完了するのにもっと時間が必要だった場合は、それも書き込みます。タスクに費やす時間を把握することは、1日の時間を効率よく回す方法を見極めるうえで欠かせません

日々のタスクに費やす時間を1週間記録したら、終わらせなければならないタスクの一覧で、自分の時間がどのように使われているかを検証してください。

一番時間がかかっているのはどこか? 予想以上に時間がかかっているタスクは何か? 時間が削れそうなところはないか? などを見ていきます。

この記録と検証によって、自分の1日の時間をよりよく活用する方法がわかってきます。自分がどのタスクに時間をかけているかを知ることで、削れるもの、人に委ねられるもの、もっと意識しなければならないものなどを把握できるようになります。

週32時間の勤務時間を最大限に活用する

週32時間の勤務時間で生産性を最大にするには、自分のタスクの優先順位を管理し、カレンダーをチームと共有し、タイマーアプリやクラウドストレージシステムを活用し、1日を記録するといいと覚えておいてください。

この5つのステップは、ささいな変化かもしれませんが、1週間の勤務時間に大きな影響を与えます。

1週間の勤務時間が8時間減っても、仕事で出さなければならない成果が減ったわけではない、ということは肝に銘じておくことが大事です。逆に、週4日勤務に代わることで、がんばろうというモチベーションは上がるかもしれません。

生産性というのは、時間がどれくらいあるかではなく、どのように時間を使うかということです。

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Source: BBC, Microsoft OneNote, Google Keep, Microsoft Outlook, Google Calendar, Pomofocus, toggl, Microsoft OneDrive, Google ドライブ, Microsoft Excel, Google Sheets

Original Article: How to Make the 32 Hour Workweek Work for You by MakeUseOf

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