社会人であればたいてい、メールのチェックは日常業務の一部です。ですから、その作業をスピードアップして、少しでもストレスを減らせれば、言うことはありません。

そのための方法のひとつが、Outlookのメールアカウントで「Microsoft Sticky Notes」を使うことです。

それではさっそく、その使い方を見ていきましょう。

OutlookでSticky Notesを使うための準備

Microsoft Sticky Notes
Image: MakeUseOf

Adobeが2018年に発表した調査結果によると、アメリカ人は1日当たり約3.1時間をメールのやりとりに費やしているそうです。けれども、Outlookに組み込まれているメモ機能Sticky Notesを使えば、メールのやりとりをスピードアップできます。

Sticky Notesはその名のとおり、ノート(メモ)アプリで、さまざまな使い道があります。ただし、使用に先立って、まずはSticky Notesを設定する必要があります。

Sticky Notesは、Windows 10と11でしか使えないので、ご注意ください。

  1. Sticky NotesアプリをMicrosoft Storeからダウンロードします。
  2. お使いのMicrosoftアカウントで、Sticky Notesにサインインします。
  3. お使いのOutlookアカウントにサインインします。
  4. 画面左のホームメニューを選択します。
  5. 新しいメモをクリックすると、メモを新規作成できます。
  6. 既存のメモをダブルクリックすると、そのメモを編集できます。
  7. メモ画面右上の3点リーダーをクリックすると、削除したり、色を変更したりできます。

ここで作成したメモはすべて、Microsoft StoreからダウンロードしたSticky Notesアプリに同期されます。

ただし、作成したメモに、モバイルデバイス(AndroidスマホでもiPhoneでも)でアクセスするには、アプリ「Microsoft OneNote」をダウンロードする必要があるので注意が必要。設定が終われば、メモはOneNoteにも自動的に同期されます。

以上の作業を終了すれば、いつでもどこでもメモにアクセスが可能です。

用意が整ったら、Sticky Notesをさまざまな目的に使うことができます。ここからは、そのクリエイティブな使い方の一部を見ていきましょう。

Sticky Notesのダウンロード:Windows(無料)

Microsoft OneNoteのダウンロード:Android | iOS(無料)

メモをとって時間を節約

ホワイトボードに付箋を貼るイメージ
Image: MakeUseOf

最初にできるいちばんシンプルなSticky Notesの使い方は、ミーティングやメール、メールに盛り込む重要事項などのためのメモ作成です。

Sticky Notesにコメントをメモしたり、フィードバックを記録・把握しておけば、業務の改善にも役立ちます。

さらには、あなたが週ごとに送るメールについて、相手の名前やアドレス、送信の目的といった他の情報と一緒にしてメモしておいてもいいでしょう。あとは、送り終わったメールをリストから消すだけです。

リマインダーの追加

リマインダーのイメージ
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「今日中にやらなければならないけれど、わざわざカレンダーに追加するのも面倒くさいし……」といった、細々とした作業は、Sticky Notesでリマインダーを追加しましょう。

そのほかにも、その日に送らなければならないメールやフォローアップ、面接、出席しなければならない会議などのリマインダーも設定できます。

メールのチェックリストを作成

チェックリストのイメージ
Image: MakeUseOf

定期的にメールを送らなければならない、営業担当者や請負業者なら、「メールに盛り込むべきこと」と「避けるべきこと」のチェックリストをSticky Notesで作成しましょう。

チェックすべき項目には、たとえばこのようなものがあります。

  1. メールの件名は直接、相手に向けられているか?
  2. 相手にきちんとあいさつしているか?
  3. 冒頭で相手の興味をうまく引いているか?
  4. メールを送信した意図は明確か?
  5. 校正したか?
  6. 必要な文書ファイルやリンクは添付したか?
  7. 相手の行動を促すのに有効な言葉は盛り込まれているか?
  8. 締めの言葉に問題はないか?

Source: App Store, Microsoft, Google Play, Adobe

Original Article: How to Use Sticky Notes With Outlook for Better Emails by MakeUseOf