やろうと思っていたタスクを忘れていた。

こんな経験ありませんか?

多くの場合、1日にこなさなければならないタスクが山ほどあります。そして、そういうタスクを全部記憶しようとすると、それ自体がひと仕事です。

この記事では、仕事中のうっかり忘れをなくし、1日の終わりに達成感を味わえるようにするためのコツを7個ご紹介します。

1.翌日のToDoリストを作成する

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ToDoリスト自体は特に目新しいものではありませんが、前日にタスクリストを作成することで翌日の状況は大々的に変わります。

夜、リラックスした状態で、次の日にしなければならないことを考え、それを書き留めましょう。

さらに、翌日の目標やタスクのトップ5を考えて、「ビッグ5」というリストを作成するのもおすすめです。これらのタスクは、ハイライト表示するか、リストの他の項目とは別しておきましょう。

たとえ急なことが発生しても、そのリストのタスクは邪魔されないようにすることができます。

2.重要なメールにラベルやその他のタグ付けシステムを使用する

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メールにラベルやカテゴリーでタグ付けすると、メールの進捗状況を把握しやすくなります。

1つのメールに複数のタグを付けることができれば、優先度や進捗状況、属するプロジェクトやチームに応じてタグ付けすることができます。

たとえば、「プロジェクトX」のタスクに取り組んでいる場合、そのタスクに関連するメールに次のように4つのタグを追加することができます。

  1. プロジェクト名を示すラベル
  2. そのプロジェクト担当のチーム名を示すラベル
  3. そのメールの重要度を示すラベル
  4. そのメールが進行中であることを示すラベル

3.同僚に頼んで任せる

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自分でなくてもいいことまですべて自分でやろうとしてはいけません。

同僚は共通の目標に到達するために助けてくれる存在です。チームメンバーの長所や能力を活用し、何らかのタスクを任せることで自分の負担を軽減しましょう。

ただ、必ず事前にチームメンバーに確認をとり、その日の優先順位を固めておき、彼らがサポートしてくれるかどうか判断しておく必要があります。

4.スマホやラップトップでリマインダーを設定する

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リマインダーアプリは、忘れっぽい人や忙しい人にはとても貴重なツールです。

ToDoリストに加えて、プラスアルファのステップとして活用しましょう。

リマインダーは、単発、毎日、毎週と、自分のニーズに合わせて設定できます。

リマインダーと一緒にアラームもセットしておけば、見逃すこともありません。また、急ぎの場合は、スマホの音声コマンド機能を使えば、数秒でリマインダーを設定することができます。

5.習慣追跡アプリを利用する

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繰り返し行うタスクには、習慣追跡アプリを利用しましょう。

習慣追跡アプリは、説明責任を果たすのに役立ち、日単位や週単位の優先事項を追跡するには最適です。たとえば、Habiticaには「本日の最重要タスクに取り組んだ」という目標があります。

週に一度のチームミーティング、毎朝のメールチェック、ランチタイムなどをタスクとして加えることができます。

こうしたタスクは簡単なことのように見えるかもしれませんが、締切に追われていると忘れてしまいがちです。

ダウンロード: iOS用Habitica | Google Play(無料)

6. マルチタスクをやめる

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一度にたくさんのことをやろうとすると、うっかり忘れてしまうタスクが1つや2つは発生しがちです。1つのタスクを完了させることに集中し、それが済んだら次のタスクに移りましょう。

まず、最も優先度が高いものから始め、その先は優先順位に従って片づけていってください。

こうすれば、時間が足りなくなったり、急な会議や予定外の電話に邪魔されても、最重要タスクを確実に完了させることができます。

7. 意識的に休憩を取る

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頭をクリアにしてリラックスするために、意識して休憩を取るようにしましょう。休憩は、ToDoリストを見直して、やり残したことはないか確認する良い機会です。

リラックスした状態だと、机で仕事をしていてプレッシャーを感じているときと違って、いろいろなことをよく思い出せます。

Source: App Store, Google Play

How to Stop Forgetting Things at Work by MakeUseOf