Gmailはとても便利なツールです。ただし、メールを分類しやすいかと言えば、そうとは言えません。

幸いにも、簡単な解決策がいくつかあります。

それではさっそく、送信者などの条件別に、Gmailを整理したり並べ替えたりする方法を見ていきましょう。

Gmailユーザーなら知っておきたい便利機能8選+α【まとめ】 | ライフハッカー[日本版]

Gmailユーザーなら知っておきたい便利機能8選+α【まとめ】 | ライフハッカー[日本版]

1. 送信者別にメールを分類する

ワンクリックで、送信者別にメールを分類することはできませんが、1人の送信者からのメールをすべて表示する方法ならあります。いちばん簡単なのは、その人からのメールを受け取ったばかりのときです。

送信者のメールを全て表示する方法

受信トレイを開き、探している送信者から届いたメールを、どれかひとつ見つけます。次に、そのメールを開かずに右クリックします。ポップアップが表示されるので、詳細表示を開くを選んでください。

メールを検索する
Image: MakeUseOf

すると、その送信者からのすべてのメールがリスト表示されます。そのリストには、ずっと前にアーカイブしたメールも含まれています。連絡先も表示されるので、その人にメッセージを送ったり、ビデオ通話を始めたりといったことも簡単です。

指定した送信者の情報とメール一覧
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探している送信者が受信トレイですぐに見つからないとしても、慌てる必要はありません。

まずはGmailの検索ボックスに、その人の名前やアドレスを入力します。あとは、表示されるメッセージのどれかひとつを選んで右クリックし、もう一度詳細表示を開くを選びましょう。

2. 送信者名がわからないとき

名前がわからなくても、送信者別にメールを分類できます。

Googleの検索ボックスを見ると、右側にフィルタのアイコンがあります。これは検索オプションを表示のボタンです。

検索オプションを表示する
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これをクリックすると、メッセージを見つけるための方法を提示してくれるボックスが表示されます。

パラメーターを指定して、特定のワードを含むメール、あるいは含まないメールを見つけることができます。

このオプションを使うと、件名だけでなく、メール全体で検索されるので、メールの中身をざっくりとしか思い出せないときに便利です。検索結果にフィルタをかければ、ファイルが添付されたメッセージだけを見つけることもできます。

メール検索のパラメータ指定
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Gmailの検索ボックスのさまざまな機能を実際に試して、少しずつ慣れていきましょう。

たとえば、検索する前後期間のオプションを使うと、特定の期間に限定してメールを検索できます。探している送信者が見つかったら、先ほど紹介した詳細情報を表示のオプションを使うと、その人からのすべてのメッセージを含むリストが表示されます。

もしこれらの検索オプションを使いたくなければ、ほかにも方法があるので試してみましょう。

検索演算子によるメール検索
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Gmailは、Googleと同様の、高度な検索演算子を認識します。

たとえば、メインの検索バーにto:bobと入力すると、Bobという名前の人にあなたが送ったメールがすべて見つかります。

3. 件名でメールを分類する

メールを送信者ではなく、件名で分類する必要があることもあります。たとえば、近々開かれる親族の集まりについて送られてきたメールを全部、見つけなければならないことがあるかもしれません。

そんなときは、Googleの検索バーに戻って、追加の検索オプションを呼び出しましょう。その中の「件名」のボックスを使うと、メールを件名で検索できます。

先ほどもお話したように、特定のワードでメッセージを検索することもできます。関連するいくつかのワード(先ほどの例で言うと、「集まり」「ギャザリング(親族の集まり)」「イベント」など)を、含むのボックスに、コンマで区切って入力します。

キーワードによるメールの並べ替え
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最後に、このボックスのいちばん下にある検索のオプションにも注目しましょう。

デフォルトでは、すべてのメールを検索するように設定されています。それでは範囲が広すぎるという場合は、フィルタ処理によって特定の受信トレイに振り分けられたメッセージや、特定のラベルが付けられたメッセージのみを検索するよう、設定を変更しましょう。

迷惑メールに分類されたメールの検索
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人から「メッセージを送った」と言われたものの、受信トレイを確認しても見当たらない……。そんなときも、同じ要領で迷惑メールとゴミ箱を検索しましょう。

そのメールが誤って迷惑メールに分類されたり、あなた自身が間違って削除したりしたりしても、ゴミ箱に入っていれば消えていません。ただし、ゴミ箱に入っているメッセージはすべて30日後に自動で削除されてしまうので、ご注意ください。

4. ラベル付けされたメッセージを探す

Gmailのラベルについては先ほどさらっと触れましたが、なじみがない人たちのために簡単に説明すると、このラベルはいわばバーチャルフォルダーのようなものです。

メールにラベル(複数も可)を付けるのは、メールを特定のフォルダーに移すようなものだと思ってください。そして、このラベルでもメールを並べ替えることができます。

メールにラベルを付ける

まず、受信トレイのメールをどれか選んで開きます。すると上の方に、いろいろなアイコンが一列に並んで表示されます。その中から、タグのような形のアイコンを選びます。これが「ラベル」のボタンです。

そこをクリックすると、以前に作成した全ラベルのリストが表示されます。新しいラベルを作成するときは、新規作成を選びます。

メールへのラベル付け
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各メッセージのチェックボックスを選択すれば、複数のメッセージに同時にラベルを付けられます(この機能は、メッセージをいっぺんにまとめて削除したいときに便利です)。この操作は、画面上のラベルボタンをクリックする直前に行ってください。

また、メインの受信トレイからではなく、メッセージをクリックした後にそのメッセージにラベルを付けることもできます。

ラベル別でメールを分類する

ラベルの付け方がわかったら、次は実際にそれを使ってメールを分類してみましょう。

やり方はとても簡単です。受信トレイのサイドバーにあるラベルのアイコンをクリックすると、同じラベルが付けられたすべてのメールのリストが表示されます。

ラベルでのメールの並べ替え
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5. 送信済みのメッセージに、ラベルを自動で付ける

上で見たように、ラベルを付けるのには手間も時間もかかりません。

けれどもそのせいで、受信トレイを把握するうえで、やり忘れてはいけないことがまたひとつ増えます。いつも忙しい人なら、この手順を踏みたくないかもしれません。

メールを並べ替えて整理するためにフィルタを作成するときにも、ラベルは使えます。Gmailで設定すれば、送信するメールに自動でラベルを付けることも可能です。

チームで仕事をしていて、メールのやり取りを効率化しなければならないときは、サードパーティアプリ「Gmelius」を利用して、その仕事を代わってやってもらってもいいでしょう。「Gmelius」はビジネス向きアプリで、同僚とラベルをシェアできます。

「Gmelius」を使えば、メッセージの追跡や受信トレイの共有、メールテンプレートのセットアップなどができるようになります。

メールの分類方法がわかったら、機能豊富なこのアプリで、さらにいろんなことを試してみてはいかがでしょうか。

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【Gmail時短術】メール探しに無駄な時間をかけない5ステップ | ライフハッカー[日本版]

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Source: Gmelius