Googleドキュメントを頻繁に使っていると、ドキュメントの共有に不満を抱く人が多いのではないでしょうか？
もちろん、基本的な機能は申し分ないのですが、たくさんのドキュメントを共有したい時や、細やかな操作をしたいシーンにおいては、苦戦を強いられることが多いでしょう。
でもご安心を。そんなあなたのために、たくさんの拡張機能が出ています。この記事では、それらの拡張機能から、選りすぐりの4つを紹介したいと思います。
1. Sir Links-a-Lot
トップバッターは、「Sir Links-a-Lot」。
Googleドキュメントで共有することが多いユーザーにとって、そのプロセスを合理化し、シンプルにしてくれる拡張機能です。
Sir Links-a-LotはGoogle Chromeの拡張機能で、開いている任意のGoogleドキュメント向けの便利な共有ツールに、迅速かつ容易にアクセスできるようにしてくれます。
方法はシンプルで、共有したいGoogleドキュメントの操作に、Sir Links-a-Lotを使うだけ。たとえば、つくったばかりのドキュメントを共有するなら、拡張機能バーにあるSir Links-a-Lotのボタンを押してみてください。
ポップアップが現れ、複数の選択肢が表示されます。たとえば共有用のURLを、デフォルトのものから4つのオプションのうちの1つに変更することができます。
共有するリンクにおいて、オリジナルドキュメントのコピーをつくる、ドキュメントのプレビューにする、テンプレートとして機能させる、共有相手にPDFとしてエクスポートさせるなども可能です。
URLの長さに辟易している人は、短縮化されたリンクをクリップボードにコピーすることもできます。その際、自動でbit.lyリンクが生成されます。
Sir Links-a-Lotの良い点は、Googleドキュメント以外にも、スプレッドシート、スライド、図形描画でも使えるところ。
つまり、Googleの一連のプログラムを愛用している人にとって、Sir Links-a-Lotは非常にメリットが大きいツールであると言えるでしょう。
2. DocSecrets
続いては、「DocSecrets」の登場です。
Googleドキュメントのプライバシーに不安がある人や、シンプルに他人の目に触れることなく重要な情報を保存したい人には、DocSecretsがおすすめです。
DocSecretsは、Googleドキュメントのアドオンです。すなわち、インストールすることで、ChromeブラウザではなくGoogleドキュメントの拡張機能タブに表示されるようになります。
DocSecretsを開くと、パスフレーズの作成を求められます。このパスフレーズは、Googleドキュメントに入力した情報を暗号化し、保護するために使用されます。
パスフレーズさえつくってしまえば、それ以外の作業は特にありません。
DocSecretsの使用はいたってシンプル。いつも通りGoogleドキュメントのスペースを選択しますが、その際に、ドキュメントそのものではなく、DocSecretsのメニューに打ち込みます。
すると、ドキュメント内のカーソルがある位置に、隠されたテキストが挿入されていきます。テキストの編集はDocSecretsメニューで行ないます。位置を示す色を変えることもできます。
また、文書を秘密にしておく必要がなくなったら、公開に変更することも可能です。
DocSecretsの大きな魅力の1つが、他者と共有できること。パスフレーズを教えることで、相手も秘密の文書にアクセスし、閲覧し、編集できます。
設定していたパスフレーズが簡単すぎる、あるいは難しすぎる時は、変更してから共有することも可能です。
3. Open the link in Google Docs
お手軽で軽量、かつ便利なChrome拡張機能をお探しなら、「Open the link in Google Docs」がおすすめです。
この拡張機能は、その名の通り実に分かりやすい機能になっています。
ドキュメントやPDFを頻繁にダウンロードする人は、それを他者に共有するために、いちいちコンピュータにダウンロードして、アップロードする作業にうんざりしていることでしょう。
Open the link in Google Docsは、この面倒なプロセスの大半をカットしてくれます。具体的には、ドキュメント、PDF、画像のリンクを、直接Googleドキュメントに開けます。
使いかたはいたってシンプル。リンクを左クリックする際、「Open the link in Google Docs」が、Googleドキュメントで開くためのオプションを追加します。
サポートされたファイル形式でしか実行できないので、任意のウェブサイトをGoogleドキュメントで開くことはできても、文書などではできないケースもあります。
4. Docs to Markdown
最後は「Docs to Markdown」です。仕事でも趣味でも、マークダウンやHTMLを使う人には、必須の拡張機能です。
Docs to Markdownは、DocSecretsと同様、Googleドキュメントの拡張機能です。つまり、ブラウザからではなく、Googleドキュメント内でのみアクセスできます。
操作は簡単で、Googleドキュメントの拡張機能タブにおいて、Docs to Markdownメニューを開くだけ。
Docs to Markdownは非常にシンプルに使いはじめることができますが、実は豊富なカスタマイズが可能です。おかげで、大きなドキュメントを扱う時や、アウトプットのファインチューニングなどをしたい時に便利です。
最初にすべきは、拡張機能のポップアップメニューのトップで、マークダウンかHTMLかを選ぶだけ。それだけで、アウトプットが自動的にクリップボードにコピーされます。あとは、好きな場所にペーストするだけ。
アウトプットにエラーや警告があるときは、Docs to Markdownが警告を出します。あるいは、アウトプットの外観を決めかねている時は、拡張機能の設定を変更することができます。
見出しの格下げやHTMLのwrapなど、QOLへの寄与は少ないながら、必要な時には非常に便利なオプションが用意されています。
Googleドキュメントを拡張機能と組み合わせて活用しよう
すでにお分かりのように、Googleドキュメントの共有は、拡張機能を使ってGoogleドキュメントを便利に使う方法の1つの側面にすぎません。
Googleドキュメントをリンクで共有する方法をシンプルにしたい人も、自分の作品をHTMLコードで共有したい人も、役に立つ拡張機能がたくさんありますよ。
Source: Chrome ウェブストア(1, 2), Google Workspace Marketplace(1, 2)
Original Article: 4 Chrome Extensions That Improve Google Docs Sharing by MakeUseOf
