文書作成アプリの定番、Microsoft Word。Microsoft 365と契約している方も多いのではないでしょうか?

一方で、同じような機能を持ったGoogleドキュメントは無料。それ故、乗り換えるべきか悩んでいる方もいらっしゃるかもしれません。

今回は、GoogleドキュメントがWordより優れている5つのポイントをご紹介します。

1. 無料で一通りの機能が利用できる

Googleドキュメントの一番の魅力は、やはり無料で使えること。

Wordの場合も、無料で利用可能な「Office Online」が用意されていますが、これを使う場合に難点となるのがストレージ容量です。

Office Onlineでデータの保存先となるOneDriveは無料のストレージが5GB。

追加料金なしで使うには、ファイル容量に注意が必要です。

それに対して、Googleドキュメントの保存先となるGoogleドライブは15GBまで無料

ただ、文書の保存がメインであれば、ストレージの残量をそこまで気にする必要はありません。

2. 自動保存が標準

WebベースのアプリであるGoogleドキュメントは、編集内容が自動で保存されます。もし、途中でうっかりブラウザを閉じてしまっても、再度開いて続きから作業が可能。

保存のステータスは、「保存しています」「保存済み」などリアルタイムで表示されるので、きちんと保存が行なわれていることを確認しながら作業できる点も安心感があります。

Screenshot: 酒井麻里子 via Googleドキュメント

なお、デスクトップ版のWordにも自動保存機能はありますが、その場合、ファイルをOneDrive上に保存する必要があります。

ローカルや別のオンラインストレージに保存したい場合には、使うことができません。

3. 「データ探索」機能が使える

Googleドキュメントならではの便利機能が、「データ探索」です。これは、文書内のキーワードを自動抽出して関連情報を表示してくれるもの。

Screenshot: 酒井麻里子 via Googleドキュメント

画面右下に表示されている星のようなマークの吹き出しアイコンをクリックすると、右側のウィンドウに文書の内容に関連したトピックの一覧が表示されます。

Screenshot: 酒井麻里子 via Googleドキュメント

トピックをクリックすれば、Webの検索結果や画像、自分のGoogleドライブに保存されているファイルなどを見ることができます。

検索結果を参照情報として使いたいときは、右上の「”」アイコンをクリックすることで、ページのタイトルとリンクを脚注としてページ末尾に追加できます。

また、「画像」タブでは、選択した画像を文書内に挿入することも可能です。

4. 絵文字でリアクションできる

最近新たに追加されたのが、ドキュメントに絵文字でリアクションできる機能です。

Screenshot: 酒井麻里子 via Googleドキュメント

リアクションを追加したい文字列を選択して、右側の顔のアイコンをクリック。絵文字を選択すれば、コメントの代わりに絵文字を入れることができます。

リモートで仕事をしていると、ちょっとしたフィードバックが不足しがちになるもの。絵文字を使うことで、より気軽に「この部分、いいね!」を伝えることができます。

5. Google Meetと連携できる

Googleドキュメントの右上に表示されたMeetアイコンからは、Google Meetの会議に参加可能。予定されている会議を選ぶか、会議コードを入力すればそのまま参加できます。

Screenshot: 酒井麻里子 via Googleドキュメント

会議に入室すると、ドキュメントの画面はそのままに、右側のウィンドウにビデオ通話画面が表示されます。

「画面を共有」ボタンから、今開いているドキュメントを画面共有することも可能。書類作成から会議の参加、共有までタブを移動することなくシームレスに行なえるのが魅力です。

Wordにしかできない機能もある

Wordと遜色なく使うことができ、Wordより優れた点も持つGoogleドキュメントですが、用途によってはWordを選んだほうがいい場合もあります。

たとえば、ドキュメントの縦書きや、漢字にルビをつける機能は、Googleドキュメントには標準装備されていません。これらを使うことが多いなら、無理に乗り換えることはせず、Wordを使い続けるのが賢明でしょう。

また、ネット環境の確保できない場所で使う場合も、WebベースのGoogleドキュメントだと少々不便です。

ただし、それ以外のケースであれば、ほぼ問題なく使うことができるはず。コストをかけずに手軽に文書作成をしたい人なら、乗り換えを検討するのもアリかもしれません。

ExcelからGoogleスプレッドシートに乗り換えたほうがいい理由5つ | ライフハッカー[日本版]

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Image/Source: Google ドキュメント