G Suiteには、さまざまな状況に対応する大変多様で便利なツールが揃っています。これさえあれば、多くのことができてしまいますが、時には、それ以上のものが必要になることがあります。
そんな時は、拡張機能の出番です。Googleカレンダーを使用して直面する問題を解決したい人もいれば、ほかにどんなものがあるのか知りたい人もいるでしょうが、この記事ではGoogleカレンダー向けのベストな拡張機能をいくつかご紹介します。
目次
1. Zoom for GoogleWorkspace
真っ先にご紹介したいのは、「Zoom for Google Workspace」です。
ご存じのとおり、Zoomは、ビジネス、学校、個人を問わず、オンラインで他人との会議を予約したりスケジュールするための最も一般的な方法の1つです。
しかし、カレンダーが立て込んでいて、こうした予定をすべて追跡するのに苦労しているようなら、Zoom for Google WorkspaceこそGoogleカレンダーへの完璧な拡張機能かもしれません。
会議スケジュール設定、把握などがより簡単に
Zoom for GoogleWorkspaceは、GoogleカレンダーとGmailの両方にプラグインするので、メールから詳細なZoom会議のスケジュールを簡単に設定できます。トピックや出席者などの詳細も、この拡張機能がメールから読み取るので、素早く簡単に追加することができます。
そこから、ワンクリックで会議をGoogleカレンダーに追加できます。これにより、いつ、誰と会議をするのか心配する必要がなくなります。詳細はGoogleカレンダーにとても簡単に追加されるので、あとはサクッと確認するだけです。
また、組織で使用する場合は、Zoomの導入とインストールを一元化することで、組織での管理を簡素化できるのも便利な点です。
2. GoToRoom
次にご紹介するのは、「GoToRoom」です。既にGoToRoomを使用しているなら、この拡張機能は絶対に必要ですが、そうでなくても、導入すると多くのことを学ぶことができます。
GoToRoomは、インターネットや世界中の人々と簡単につながることができるオンラインコラボレーションソフトウェアです。ご想像のとおり、これはGoogleカレンダーと統合してこそメリットがあります。
予定をシームレスにスケジュール、管理
この拡張機能を使用すると、予定されている会議をカレンダーから直接シームレスにスケジュールして管理することができます。
つまり、G Suiteを離れることなく、スケジュールを設定したり、ある会議から別の会議にジャンプすることができます。GoToRoomが用意したボタンを使用するだけですべてにアクセスできます。
会議のスケジュール設定、会議室の編集、ほかの主催者の追加、会議への参加などはすべてGoogleカレンダーから直接処理されます。これさえあれば、最悪の事態も何とかしてくれます。
3. TimeNavi
もっとうまく時間を管理できるようになるツールを探しているなら、「TimeNavi」をおすすめします。この拡張機能は、Googleカレンダーの使い方を完全に活性化することができます。
Googleカレンダーを私的な日記にするのは簡単ですが、TimeNaviは、Googleカレンダーを時間管理のパーソナルアシスタントにしてくれます。
色やタイトルなどのさまざまなデータを使用してカレンダーにあるイベントを分析し、時間をどのように使っているか把握できるようにします。
予定をモニタリング、分析し生産性の向上をサポート
さまざまなアクティビティやプロジェクトに費やす時間をモニターし、時間の使い方に関するレポートを生成するので、生産性の向上を目指すことが可能。
さらに優れた点は、余計な手間やメモを取ることなく、自分の時間を分析するメリットをすべて得られることです。
この拡張機能をインストールするだけで、自分の習慣に関してパーソナライズされたレポートが表示され、それを利用して作業方法を改善することができます。
4. Shared Contacts for Google Calendar
次にご紹介するのは、Googleカレンダーの共有連絡先「Shared Contacts for Google Calendar」です。
Googleカレンダーで実現できることをきちんと拡張してくれるものを探しているなら、まさにこの拡張機能こそ探しているものかもしれません。
やり取りする相手についての情報をしっかり把握
Googleカレンダーの共有連絡先を使うと、Googleカレンダーのイベントを共有している人の連絡先を見ることができます。
たとえば、会議やウェビナーを開催する場合、Googleカレンダーの共有連絡先を使えば、そのカレンダーイベントに参加しているほかのメンバーの連絡先を見ることができます。
この拡張機能を使うと、Googleグループにいる人を可視化し、誰が会議に出るか把握したり、拡張機能内からイベントにメンバーを追加したりすることができます。
このアドオンの優れた点は、会議の前に、これからやり取りする相手についてきちんとした情報が得られることです。また、会議を管理・作成することが多い人は、この拡張機能を使って、複数のユーザーを一度に追加することができます。
5. Appointment Reminder
「Appointment Reminder」は、クライアントが二度とアポイントメントを見逃さないようにすることと、生活のなかである地点から次の地点に移る際の慌ただしさをなくすことを目的としています。
Appointment Reminderは、Googleカレンダーの予定から自動的にスマホの電話番号を抽出することで、これを実現します。
クライアントとのミスのないやり取りをサポート
Appointment Reminderは、カレンダーにある予定のタイトルや本文を使用して、クライアントに自動的にリマインダーを送信します。つまり、クライアントがGoogleカレンダーを使用して、また会議に遅れると皆に伝える必要がなくなるわけですから、うれしいですよね。
送信するリマインダーの数は、当日が近づくにつれて1つから複数の異なるリマインダーにするなどの調整が可能です。時間を予約した際の確認のテキストや、約束の時間が過ぎてしまう前にリマインダーのテキストを送る等の設定ができます。
クライアントからの問い合わせに応答できないのではないかと心配する必要はありません。Appointment Reminderは、クライアントとの双方向の会話が可能であるため、クライアントが次のアポイントメントの前に質問や懸念がある場合は対応できます。
自分のニーズを満たす拡張機能を見つけよう
このように、「Google Workspace Marketplace」には、Googleカレンダーを駆使する方法を拡張できるさまざまな拡張機能が豊富に揃っています。
あとは、自分のニーズに合った拡張機能を見つければいいだけです。この記事が少しでも参考になれば幸いです。
Source: Google Workspace Marketplace(1, 2, 3, 4), YouTube(1, 2, 3)
Original Article: The 5 Best Add-Ons for Google Calendar by MakeUseOf
