Googleフォームは、Google Workspaceに含まれるアンケート作成ソフトで、幅広く活用できます。職場で簡単にアンケートを作成し共有できるように使いやすくデザインされており、職場の重要なツールになる可能性があります。
この記事では、Googleフォームとは何か、どうすれば仕事でクリエイティブに使えるかを見ていきます。このアプリケーションを初めて使う人にも、普段から使っている人にも参考になれば幸いです。
目次
Googleフォームとは？
Googleフォームは、さまざまなアンケートを作成してチームで共有することができるアンケート機能です。フォームを作成する際は、いくつかのオプションから選択できるので、必要な回答を得ることができます。
段落式の回答やリッチテキストの回答、チェックボックスや複数選択、グリッド、ファイルアップロード、均等目盛などがあります。
フォームの見栄えを良くするために画像をアップロードしたり、共同編集者を追加して、受け取った回答を使って仲間と共同作業することも可能です。
フォーム作成のための入力が完了したら、画面右上の「送信」をクリックし、メール、リンク、埋め込みコードのうちのどれでフォームを送信するか選択します。
1. 新規のプロセスに関するフィードバックを収集する
職場で新しいプロセスを導入する場合、みんなが適応するには一定の期間を要することが多く、時には、以前は指摘されていなかった問題や困難が掘り起こされることがあります。
このような場合、物事がどのように進んでいるのか、フィードバックをもらうとよいでしょう。
そのためには、Googleフォームを作成して、スタッフの声を聞きましょう。問題が広範囲に及ぶ前に修正する機会にもなります。
このようなタイプのアンケートの場合、フォームの次のような機能を利用することを検討しましょう。
- 均等目盛：レーティングや賛成・反対の選択肢を追加できる。
- チェックボックス：好きな機能、嫌いな機能を知ることができる。
- 記述式または段落式：詳細な情報が得られる。
2. プロジェクトのアイディアを募る
プロジェクトの初期計画段階では、対象者からスタッフの視点を得ることが重要です。プロジェクトチームにとって理にかなっていることでも、すべての人にとって有効とは限りません。また、自分では考えもしなかった有益なアイディアがあるかもしれません。
アイディアがほしいなら、Google フォームでは回答を複数選択に限定するのではなく、自由なテキストで回答できるようにすることをおすすめします。そのため、短文回答や段落式回答が理想的な形式です。
ただし、多くの対象者にフォームを送信すると、その分だけ多くの情報に目を通さなければならなくなることを念頭に置いてください。プロジェクトの範囲によっては、このタイプのアンケートは少人数のグループに向いているかもしれません。
3. コミュニケーションを効率化する
複数の部門が存在する大企業では、できるだけコミュニケーションを効率化することが求められます。そうしないと、社員はさまざまな部署からのメールやアップデートの嵐に見舞われて、混乱してしまうかもしれません。
そのためには、Googleフォームの標準的なテンプレートを作成し、それを使用して各部門から連絡事項を送信してもらうのはいかがでしょう。そうすれば、隔週か月単位で、これらの情報を1つのメールにまとめ、チームに送信することができます。
Google フォームの「回答」タブからすべての情報を確認でき、必要に応じてコピペします。
4. スタッフが使用するリクエストフォーム
スタッフが、何かをリクエストするために、フォームに記入しなければならない理由はさまざまでしょう。たとえば、新しい機器、サポート、ほかの部門との会議などをリクエストしたい時です。
こうしたリクエストを出す際にGoogleドキュメントを使用する代わりに、Googleフォームを作成してはいかがでしょう。そうすれば、誰が何を要求しているのか適切に記録することができ、情報が複数の文書に分散せず一箇所に保管されます。
リクエストフォームは、複数選択、チェックボックス、短文式、段落式の混合が最適ですが、必要な情報によっては、日付やチェックボックスを利用することもできます。
5. ITに関する問合せや問題を提出する
職場では、IT関連の問題に対応するための電話回線やメールがすでに設定されているかもしれませんが、Googleフォームでこれらの情報を管理することが非常に便利であるとわかります。
具体的な質問を設定することで、問題に関する情報収集に役立つだけでなく、傾向を把握することも可能です。
たとえば、次のような複数選択式の質問を入れてみましょう。
- ページの更新やコンピュータの再起動をしましたか？
- インターネット接続に問題がありますか？
- この問題が発生したのは初めてですか？
そして、1番下に短文記述式の回答や段落式の回答用のスペースを設けて、スタッフが体験している問題について詳しく書けるようにします。
6. データを収集する
社内の特定のエリアに関するデータや仕事の効率に関するデータの収集が必要になることがあります。
社員が職場で提供されている福利厚生に関してどう思っているか、あるいは週単位でどのような仕事量があるかといったことを調べたりすることがあるかもしれません。
その場合、Googleフォームを使えば、時間のかかる会議をしたりワーキンググループをつくらなくても、迅速かつ簡単にほしい情報を収集できます。また、受け身でなく、積極的に物事に対応することができます。
そのためには、多くのテキストを処理せず、シームレスにデータを照合できるように、数値で回答する質問を使用することをおすすめします。ですから、均等目盛、複数選択式、チェックボックスが最適な選択肢になります。
質的なデータに興味がある場合は、短文記述式や段落式を含めることもできますが、対象者の人数や報告書を書き上げる上での意味を意識しましょう。
まとめ
Google フォームは、回答を収集する必要がある場合に便利です。フォームを使えば、会議の時間や複数の書類を作成する時間も節約できます。
まだGoogleフォームを試したことがないようなら、ぜひお試しください。
Original Article: 6 Creative Ways to Use Google Forms at Work by MakeUseOf
