受信トレイにあるメールをつねに把握しておくのは、手間がかかって面倒です。収拾がつかず、お手上げになる時もあります。

受信トレイは、放っておくとたちまちメールであふれますし、整理整頓されていないと、まるで出口が見つからない穴倉のようなもの。とはいえ、必ずしもそうなってしまうわけではありません。

メールを整理整頓するなら、色分けするのも1つの方法です。色別になっていれば、どのようなメールがあるのかが把握しやすくなります。そこで、今回はGmailに届いたメールにラベルをつけて色分けし、整理整頓する方法を詳しく紹介していきます。

1. ラベルを作成する

メールを整理整頓するにあたって最初にやるべきは、ラベルの作成です。そのやり方を、順を追って見ていきましょう。

このやり方は、Gmailのウェブアプリと「EasyMail for Gmail」で使えます。ただしGmailをオフラインで使用している時は、ラベルは作成できません。

ラベルの作成手順

1. ブラウザを立ち上げ、Gmailの受信トレイを開きます。

2. 左側のパネルを下にスクロールし、「もっと見る」をクリックして開きます。

「もっと見る」をクリック
Image: MakeUseOf

3. 下にスクロールして、「新しいラベルを作成」を選択します。

「新しいラベルを作成」を選択
Image: MakeUseOf

4. ウィンドウが開いたら、ラベル名を入力し、「作成」をクリックします。

ラベル名を入力し「作成」をクリック
Image: MakeUseOf

この方法でラベルを作成できない場合は、Gmailの設定画面で挑戦してみてください。その手順は次のとおりです。

1. Gmail受信トレイの右上にある「歯車アイコン」をクリックし、「すべての設定を表示」を選択します。

「すべての設定を表示」を選択
Image: MakeUseOf

2. 別のウィンドウが開いたら、「ラベル」と書かれたタブをクリックし、下にスクロールします。

3. 下の写真のような、「新しいラベルを作成」と書かれたボタンをクリックします。

「新しいラベルを作成」ボタンをクリック
Image: MakeUseOf

4. 開いたウィンドウでラベル名を入力し、「作成」をクリックします。

これで、新しいラベルが作成できたはずです。

2. メールを色分けする

新しいラベルを作成したら、次はそのラベルに色を付けて、受信トレイにあるメールを目で見て区別しやすいようにしましょう。

ラベルに色をつける手順

1. Gmail画面の左側のパネルで、新たに作成したラベルを見つけます。

新たに作成したラベルを見つける
Image: MakeUseOf

2. そのラベルにカーソルを持っていき、横にある「縦3点リーダー」をクリックします。

3. 「ラベルの色」にカーソルを移動し、好きな色を選んでください。同じメニューにある「カスタム色を追加」をクリックすると、好きな色を使うことができます。

「ラベルの色」メニューで任意の設定を行う
Image: MakeUseOf

3. フィルタを適用する

ラベルに色を付けたら、受信トレイをカスタマイズして、特定のメールにラベルが付くようにしましょう。そのための方法は2つあります。

以前に届いたメールを選択してラベルを付ける方法と、特定のメールアドレスに手動でフィルタを適用する方法があります。後者を選択した場合は、以降そのアドレスから送られてくるメールすべてに自動でラベルが付きます。この2つの方法を併用することも可能です。

その1: すでに届いているメールにラベルをつける

すでに受信トレイにあるメールにラベルを付ける手順は次のとおりです。

1. 受信トレイにあるメールにラベルを付ける時はまず、その横にあるボックスをクリックして、ラベル付けしたメールとして選択します。

ラベル付けしたメールとして選択
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2. ツールバーにある「ラベルの形」をしたアイコンをクリックします。

「ラベルの形」をしたアイコンをクリック
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3. 次に、適用したいラベルの横のチェックボックスをクリックし、「適用」をクリックして変更を保存します。

適用したいラベルの決定
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ラベルを付けたいメールが1件のみの時は、該当メールにカーソルを合わせて右クリックし、「ラベルを付けるに移動し、ご希望のラベルを選ぶだけで完了です。

その2: メールアドレスに、手動でフィルタを適用する

送られてきたメールに自動でラベルが付くよう、アドレスにフィルタを適用しておくと、以降は、そのアドレスから届くメールがすべて色分けされます。その手順は以下のとおりです。

1. Gmailウィンドウ上部のアドレスバー内にある「検索オプションを表示」アイコンをクリックします。

「検索オプションを表示」アイコンをクリック
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2. ウィンドウが開いたら、「From」の横の欄に、ラベルを適用したいアドレスを入力し、「フィルタを作成」をクリックします。

「フィルタを作成」をクリック
Image: MakeUseOf

3. 続いて開いたダイアログに並んだ項目の、「ラベルを付ける」の横にあるボックスにチェックを入れ、右にあるドロップダウンメニューを開きます。

ドロップダウンメニューを開く
Image: MakeUseOf

4. ご希望のラベルを選択し、「フィルタを作成」を再びクリックします。

希望のラベルを選択し、「フィルタを作成」を再びクリック
Image: MakeUseOf

これで、今後はこのアドレスから届いたメールがすべて色分けされます。私たちと同様に、生産性にこだわる方は、効率性アップに役立つGmailのアドオンをぜひお使いください。

Gmail受信トレイの主導権を取り戻そう

以上で紹介した手順を使えば、受信トレイが整理整頓され、ふたたび管理しやすくなるはずです。メールを整理してきちんと把握することで、メール管理にかかる時間が短縮され、成功につながる重要な仕事にもっと集中できるようになるでしょう。

>>「Gmailをハックせよ」の記事を見る

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Original Article: How to Use Color Coded Labels in Gmail to Organize Your Inbox by MakeUseOf