Slackは、職場で大いに好まれているメッセージアプリです。その人気の理由は、サードパーティサービスと統合できることや、さまざまなメディアをサポートしていること、カスタマイズの選択肢が多様であることなどが挙げられます。

ただし結局は、Slackをうまく使いこなせるかどうかにかかっています。正しい使い方をすれば、Slackは、コミュニケーションとコラボレーションに大変役立つツールとなるでしょう。一方で、使い方を誤ってしまうと、かえって生産性を下げることにつながりかねません

この記事では、Slackを活用してチームの生産性を向上させる秘訣を紹介していきましょう。

目次

1. 返信はスレッドで

2. メッセージは1つにして、要点を伝える

3. 時差に気をつける

4. チャンネルに適切な名前をつけ、説明を加える

5. 重要なメッセージをピン留めする

6. 「@channel」と「@here」を使い分ける

7. プロジェクト管理のために使わない

Slackで、生産的かつ協力的な職場づくりを

1. 返信はスレッドで

Slackのスレッド
Image: MakeUseOf

スレッドは、関連した一連のメッセージをひとまとめにして、メインチャンネルがメッセージであふれる事態を防ぐのにとても便利です。

スレッドが有益なのは、1つのチャンネルに大勢が参加し、異なるトピックについてやり取りを交わしていて、たちまち話についていけなくなりそうな場合です。

スレッドで返信すると、そのメッセージは、もともとのメッセージの下につながって表示されるので、ほかのメンバーはそのやりとりをたどりやすくなります。

返信したいメッセージがある時は、右上に並んだアイコンのなかの「スレッドで返信する」をクリックするだけです。

2. メッセージは1つにして、要点を伝える

同僚にダイレクトメッセージを送る時はつねに、メッセージを受信したという通知が相手に届くことを念頭に置きましょう。この通知は、相手の仕事を中断させる可能性があります。

たとえば、伝えたい内容を複数のメッセージに分けて送ると、相手は通知を何件も受け取ることになります。そして、そのたびに作業をいったん停止して頭を切り替えざるを得なくなって、集中力が低下し、ひいては生産性が下がってしまうのです。

たとえば、「こんにちは」というメッセージを1件送り、さらに「調子はどうですか?」、続けて「お変わりなくお過ごしのことと思います」とそれぞれ別にメッセージを送ると、相手はその時に取り組んでいる作業を3回も邪魔され、次のメッセージが届くのを待つことになってしまうわけです。

それよりも、1つのダイレクトメッセージに言いたいことをすべて入力し、一気に送ってしまったほうがベターです。簡潔な文面を心がけましょう。

相手を混乱させたり、メッセージを何度もやり取りしたり、といったことにならないよう注意しましょう。

伝えたいことがたくさんある時は、箇条書きにするなり、番号を振るなりして、わかりやすくするといいかもしれません。

こうすれば、相手が受け取る通知は1つのみですし、それに対する対応も1回で済みます。仕事を何度も中断して、メッセージが来るたびに返信をする必要はありません。

3. 時差に気をつける

異なるタイムゾーンで働くメンバーがいるチームの場合、生産性の高い仕事をするのが難しいこともあるでしょう。メッセージのやりとりについて言えば、連絡可能な時間帯を考えて、業務時間外のメンバーの邪魔をしないよう配慮する必要があります

緊急の場合はあるでしょうが、一般的には、相手の業務時間外にメッセージを送るのはやめましょう。幸いにもSlackでは、受け取る側が通知のタイミングをカスタマイズできる通知スケジュールを設定できます

通知スケジュールを設定する場合は、Slackのインターフェース画面の右上にある自分のプロフィール写真をクリックし、「環境設定」>「通知」と進みます。そこで、通知を許可する時間を設定してください。

おやすみモード」を使って、通知を一時停止する時間帯も設定できます。

送る側も、メッセージがあとで送信されるよう日時を設定すれば、相手の業務時間中に送ることができます。遠隔地で働いている同僚の業務時間外に書いたメッセージを送る場合は、このほうが実用的です。

メッセージを入力したら、送信ボタンの横にある下向きの矢印ボタンをクリックし、送信日時を選択してください。

4. チャンネルに適切な名前をつけ、説明を加える

Slackチャンネルの説明表示
Image: MakeUseOf

チャンネルに名前をつけて説明を書き加えておくと、メッセージを整理しやすくなりますし、誰もが必要なチャンネルを簡単に見つけられるようになります

また、チャンネルに説明を追加しておくと、大規模な組織で似たような名前のチャンネルがいくつも存在する場合には、とりわけ役に立つでしょう。

チャンネルに名前をつけたり、説明を追加したりする場合は、該当するチャンネルヘッダーのチャンネル名をクリックして、「説明」を選びます。

チャンネルに名前を付け、説明を追加したら、あとは、メンバー全員が各チャンネルを本来の目的に沿ったかたちで使用し、混乱を避けるようにすることが不可欠です。

たとえば、「アナウンス」と名づけたチャンネルは、会社の最新情報を伝えるメッセージを投稿する場として使いましょう。社員同士の井戸端会議の場にしてはいけません。

5. 重要なメッセージをピン留めする

メッセージのピン留めは、チャンネル冒頭に重要メッセージを掲示しておきたい時に便利な機能です。

この機能がとくに活躍するのは、やりとりが活発なチャンネルで、事前に送られたメッセージに言及する必要がある場合でしょう。

メッセージが次々と送信されるチャンネルでは、新規メッセージが入ってくると、古いメッセージがすぐに目立たなくなってしまうからです。

メッセージをピン留めする時は、そのメッセージ画面の右側にある3つのドットアイコンをクリックし、「チャンネルへピン留めする」を選択します。

また、メッセージにリンクが含まれており、それを保存して、あとで確認したい時や、チャンネルに参加しているメンバーに役立つかもしれないと思った時は、リンクをブックマークに追加しましょう。

画面左上のチャンネルヘッダーにある「ブックマークを追加する」するだけで完了です。

6. 「@channel」と「@here」を使い分ける

@channel」と「@here」は、人の注意を引きつけられる優れたメンション機能ですが、使う時は慎重を期すべきです。「@」マークを使うと、そのたびに、特定のメンバーに通知が送られます。

そのため、使いすぎると迷惑がられたり、邪魔になったりしかねません。さらには、頻繁に使っているとすっかり慣れてしまって、注意を引きつける効果が薄れてしまう可能性もあります。

従って、こうしたメンションは、必要な場合だけにして、賢く使うことが肝心です。

ちなみに、「@channel」は、チャンネルのメンバー全員に通知が送られます(その時にログイン状態がアクティブになっていない人にも通知が行きます)。

一方の「@here」は、送信時にアクティブになっている人だけに通知が行く仕組みです。

ただし、チャンネルのメンバー全員に絶対に確認してもらう必要があるメッセージの場合には、「@channel」を使うといいでしょう。たとえば、全社向けの重要発表などです。

それに対して「@here」は、何らかのトピックについてフィードバックがすぐにほしいけれども、全員に確認してもらう必要がない場合に使えます。

7. プロジェクト管理のために使わない

Trelloを使う人
Image: MakeUseOf

Slackは、機能が満載で、使い道の多いプラットフォームであるとはいえ、タスクを管理したい時には、専用のツールを使ったほうがいいでしょう。

Slackは、社内のコミュニケーションを円滑にするためには有効なツールですが、プロジェクトを管理するのであれば、もっと優秀なツールがほかにもあります。

Slackでプロジェクトを管理すると、進捗状況を把握するのが難しくなり、あっという間に手に負えない状態に陥ってしまう可能性があるのです。

Asana」や「Trello」は、プロジェクト管理に最適な機能が使えるので、おすすめです。そのうえ、Slackとシームレスに統合することもできます。

Slackで、生産的かつ協力的な職場づくりを

暗黙のルールがあるからと安心していると、のちのち問題に発展してしまうことがあります。

Slackを使ったベストプラクティスを、時間をかけてはじめに確立しておけば、あとで頭を抱えるような羽目に陥らずに済むでしょう。

この記事で紹介したSlack使いこなし術をベースにしつつ、手を加えて自分の組織独自のルールを打ち立てれば、超優秀なコミュニケーションツールSlackを最大限に活用できるはずです。

Source: Asana, Trello

Original Article: The Top 7 Slack Etiquette Tips for Remote Teams by MakeUseOf