この10年の間に、Googleドキュメントはデフォルトの文章作成ソフトになりました。おそらく、特に学校や職場、あるいは家族のなかでも、他人と共同作業をする際には少なくとも時々使っているでしょう。
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他人が閲覧、コメント、編集できる形でGoogleドキュメントを作成・整理・共有する基本的な操作方法は既にご存知かと思います。
しかしGoogleドキュメントは、入力中の文字カウントから、ほかのウェブサイトからのテキストを、よくある変な書式なしでコピー・貼り付けするなど、無意識に「あったらいいな」とずっと思っていたような隠れ機能をいくつも備えています。
そうした機能がどこにあるかがわかりさえすれば良いのです。Googleドキュメントのベスト隠れ機能をいくつか見てみましょう。
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目次
- 文字カウントを入力中に確認する
- 変な書式を瞬時に削除する
- 音声入力を使う
- フォントを追加する
- 概要を作成する（何の労力もかけずに！）
- ブックマークで長文ドキュメントを整理する
- オフラインでドキュメントを作成・編集する（Microsoft Wordと同様）
- 画像を追加・編集する
1. 文字カウントを入力中に確認する
入力中の文字カウントは、各ライティングアプリで定番となっており、多くの場合デフォルトで有効になっています。
しかし、Googleドキュメントは共同作業を行なうエディターであるため、Googleは明示的に求めるまで文字カウントを表示しないことにしています。
この機能はデフォルトで有効にすることができないので、各ドキュメントで行なう必要があります。
「ツール」→「文字カウント」と進み「入力中に文字数を表示」のオプションを有効にしましょう。
2. 変な書式を瞬時に削除する
ほかのドキュメントやウェブサイトからテキストを貼り付けると、書式の見た目がどうにも乱れてしまうことがあります。
これを避けるには、「Control＋Shift＋V」のキーボードショートカットで「書式なしで貼り付け」のオプションを使うと良いでしょう。あるいは、右クリックして「書式なしで貼り付け」を選択することもできます。
すでに貼り付けてある場合は、そのテキストを選択して「Control＋\」のキーボードショートカットを使いましょう。右クリックのメニューの中にも「書式をクリア」のオプションがあります。
3. 音声入力を使う
長いレポートや文書をタイピングするのは面倒じゃありませんか？
Googleは業界トップクラスの音声入力システムを有しており、話したことをテキストに（句読点を含めて）変換してくれます。
「ツール」→「音声入力」と進み、デバイスのマイクにアクセスを付与します（この機能はGoogle Chromeでしか使えません）。
マイクのアイコンをクリックし、話しはじめましょう。
4. フォントを追加する
Googleドキュメントの問題の1つは、誰のドキュメントでもほぼ同じに見えるということです。
目立たせる方法の1つは、違うフォントを使用すること。そして、Googleドキュメントには新しい面白いフォントを追加することができる隠れ機能があるのです。
「フォント」のドロップダウンをクリックして「その他のフォント」を選択すると、新しいフォントが一覧でたくさん表示されます。追加したいフォントを選択して「OK」をクリックします。これで、そうしたフォントをいつでもドロップダウンから使用することができるようになります。
5. 概要を作成する（何の労力もかけずに！）
Googleドキュメントには概要ツールが組み込まれているので、サードパーティのオプションは必要ありません。見出しや小見出しを使うだけです。
「表示」メニューから「ドキュメントの概要を表示」を選択します。これで、左サイドバーに見出しや小見出しが付いたドキュメント全体の概要が表示されます。
6. ブックマークで長文ドキュメントを整理する
長文のドキュメントでは迷子になってしまいがちです。Googleドキュメントには、ブックマーク機能があり、これを使うと自分の（そして共同編集者の）作業がずっと楽になります。
テキストを選択し、「挿入」→「ブックマーク」と進んでドキュメントにブックマークを追加します。
すると、ブックマークアイコンが表示されます。そのテキストをクリックするとドキュメントの特定の部分へのリンクをすばやくコピーできるため、共有が簡単になります。
7. オフラインでドキュメントを作成・編集する（Microsoft Wordと同様）
オンライン専用のワープロにはメリットがたくさんあります。
しかし、データを使い切ったらどうなるのでしょうか？ あるいは、Wi-Fiのない場所でドキュメント上の作業をする必要があるでしょうか？
Googleには、Googleドキュメントのスイート全体をオフラインにしながらもブラウザ内で動くという、あまり知られていない機能があります。「Googleオフラインドキュメント」という拡張機能です。
この拡張機能をインストールしたら、Googleドキュメントのホームページに行き、左上の3本線のメニューボタンをクリックして「設定」に進み、「オフラインモード」の機能を有効にします。
これで、インターネット接続がなくてもドキュメントを開いたり、編集したり、保存したりできるようになります。
8. 画像を追加・編集する
Googleドキュメントはワープロですが、画像の処理にも優れています（実際、Microsoft Wordよりもさらに優秀です）。
画像を1ピクセル移動させたせいでドキュメント全体がめちゃくちゃになるといった心配は不要になります。
ウェブサイトやローカルストレージから画像をドラッグ＆ドロップすることが可能。
画像を追加したら、それぞれの端にある青い四角を使ってサイズを調整します。メニューでは、画像の配置を調整して行内にしたりテキストを折り返したり、テキストを上下に分けたりすることも可能です。
メニューボタンをクリックして「すべての画像オプション」を選択すると、折り返しのスタイルや余白、透明度など、すべての画像編集オプションが表示されます。
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