Googleドライブのファイルやフォルダの共有方法は、「相手のGoogleアカウントを指定して共有」「共有リンクを発行」の2種類に大別できます。

使い分け方に悩んだことのある方もいるのではないでしょうか?

両者の違いや、メリット・デメリット、それぞれどんな用途に向いているのかを解説します。

相手のアカウントを指定して共有

まず、相手のアカウントを指定して共有する場合は、Googleドライブで共有するファイルやフォルダを右クリックして「共有」を選択します。

続いて、入力欄に共有したい相手のGoogleアカウント(Gmailアドレス)を入力。

Gmailの連絡先に登録されている相手なら、メールアドレスもしくは登録名を途中まで入力すれば候補が表示されます。

その後、相手に付与する権限を選んで「送信」をクリックすれば共有が開始され、相手のGoogleドライブの「共有」フォルダに表示されるようになります。

閲覧者を確認できるのがメリット

この方法のメリットは、「今、誰がファイルを開いているか」をリアルタイムで確認できる点です。

共有した相手がファイルを開くと、右上にアイコンで表示され、さらに、相手のカーソル位置に色のついたカーソル(スプレッドシートの場合は選択中のセルに色枠)が表示されます。

アイコンやカーソルにマウスポインタを合わせれば、その人のアカウント名が表示されるので、複数の人に共有した場合も閲覧中や作業中の人をリアルタイムで把握することが可能です。

共有する側からすると、「あのファイル、ちゃんと見てくれているかな?」とヤキモキせずにすむ安心感がありますが、一方で、共有された側のなかには「自分の動きが相手に分かってしまうのが嫌だ」と感じる人もいるかもしれません。

また、相手のGoogleアカウントを知らない場合には、ファイル共有のためにGmailのアドレスを聞く必要があり、少々手間がかかる点がデメリットといえるでしょう。

リンクを使って共有する

リンクを使った共有を行う場合は、ファイルやフォルダの右クリックメニューから「リンクを取得」をクリックします。

共有範囲に「リンクを知っている全員」を選び、相手に付与する権限も選択したら、「リンクをコピー」から共有リンクをコピーしましょう。

あとはこのリンクを共有相手に伝えるだけでOKです。

リンクを受け取った相手は、Googleアカウントにログインしていない状態でもファイルを見ることができます。

リンクを送るだけの手軽さがメリット

この方法のメリットは、なんといっても手軽さです。

相手のGoogleアカウントを知らなくても共有できますし、グループチャットなどで多人数に資料を共有したい場合などでも簡単です。

一方で、先述のアカウントを指定した共有のように、閲覧中の相手を確認することはできません。

相手がGoogleアカウントにログインした状態でリンクからファイルを開いた場合でも相手のアカウントが表示されることはなく、動物や植物の匿名アイコンとして表示されます。

ただし、共有相手が「提案」モードでファイルを編集したり、コメントを追加したりした場合は、ログイン中のアカウント名でその内容が表示されます。

また、共有リンクが第三者に漏れてしまった場合に、無関係な人がファイルにアクセスしていても、そのことに気づけない点もこの方法の難点といえるでしょう。

「誰と、何をしたいか」で使い分ける

相手のGoogleアカウントを指定する共有方法は、相互の状況を把握しやすいという特徴から、日頃から一緒に仕事をしている人など、比較的関係性の近い少人数の相手と細かい編集作業などを共同で進めたい場合に強みを発揮します。

一方で、一時的にファイルを共有して相手に見てもらいたい場合や、サイズが大きくてメールなどでは送信できない資料をダウンロードしてもらうために使う場合などは、リンクを使った共有が手軽です。

「誰と、何をしたいか」によって、2つの共有方法を上手に使い分けるとよいでしょう。