人が1日のメール処理に充てる時間は、「平均2時間30分」と言われています

メールの出だしや署名、形式など頻繁に使う文面があるなら、あらかじめ定型文として登録しておけば、メールの作成に割く時間を削減できるはず。

今回は、Gmailでテンプレートを作成・カスタマイズする方法をご紹介します。

テンプレートを有効にする手順

Gmailでテンプレートを作成するには、まずは設定で「テンプレート」を有効にする必要があります。手順は次の通りです。


  1. Gmailトップページ右上の「歯車マーク(設定アイコン)」>「すべての設定を表示」をクリックする。
  2. 上部にある「詳細」をクリックする。
  3. テンプレート」の欄で「有効にする」を選択する。
  4. 下部の「変更を保存する」をクリックする。

これでテンプレートの作成が可能になります。

Gmailでテンプレートを作成する方法

Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部
Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部
  1. Gmailを開き、「+作成」をクリックする。
  2. 新規メッセージ」ウィンドウでテンプレート用の文章を入力する。
  3. その他(3点アイコン)」>「テンプレート」をクリックする。
  4. 次のいずれかを行なう。
  • 新しいテンプレートを作成する場合:「下書きをテンプレートとして保存」>「新しいテンプレートとして保存」をクリックする。
  • 既存のテンプレートを変更する場合:「下書きをテンプレートとして保存」>「テンプレートの上書き」でテンプレートを選択し、「保存」をクリックする。

テンプレートを使うには、メール作成画面で「その他(3点アイコン)」>「テンプレート」>「テンプレートを挿入」を選択すれば、あらかじめ用意した文章が自動で入力されます。

なお、テンプレートは50個まで作成が可能

日程調整や問い合わせの返信など、定型文をよく使うシーンごとにつくっておけば、いちいちテキストを入力する手間が省けるでしょう。


業務の効率化はもちろん、メール品質の均一化や情報不足の回避にも役立つメールテンプレート。

ぜひ用途ごとにテンプレートをつくってメール処理時間を短縮し、生まれたリソースを生産的な時間に変えましょう。

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Source: Google, 一般社団法人日本ビジネスメール協会