人が1日のメール処理に充てる時間は、「平均2時間30分」と言われています。
メールの出だしや署名、形式など頻繁に使う文面があるなら、あらかじめ定型文として登録しておけば、メールの作成に割く時間を削減できるはず。
今回は、Gmailでテンプレートを作成・カスタマイズする方法をご紹介します。
テンプレートを有効にする手順
Gmailでテンプレートを作成するには、まずは設定で「テンプレート」を有効にする必要があります。手順は次の通りです。
- Gmailトップページ右上の「歯車マーク（設定アイコン）」＞「すべての設定を表示」をクリックする。
- 上部にある「詳細」をクリックする。
- 「テンプレート」の欄で「有効にする」を選択する。
- 下部の「変更を保存する」をクリックする。
これでテンプレートの作成が可能になります。
Gmailでテンプレートを作成する方法
- Gmailを開き、「＋作成」をクリックする。
- 「新規メッセージ」ウィンドウでテンプレート用の文章を入力する。
- 「その他（3点アイコン）」＞「テンプレート」をクリックする。
- 次のいずれかを行なう。
- 新しいテンプレートを作成する場合：「下書きをテンプレートとして保存」＞「新しいテンプレートとして保存」をクリックする。
- 既存のテンプレートを変更する場合：「下書きをテンプレートとして保存」＞「テンプレートの上書き」でテンプレートを選択し、「保存」をクリックする。
テンプレートを使うには、メール作成画面で「その他（3点アイコン）」＞「テンプレート」＞「テンプレートを挿入」を選択すれば、あらかじめ用意した文章が自動で入力されます。
なお、テンプレートは50個まで作成が可能。
日程調整や問い合わせの返信など、定型文をよく使うシーンごとにつくっておけば、いちいちテキストを入力する手間が省けるでしょう。
業務の効率化はもちろん、メール品質の均一化や情報不足の回避にも役立つメールテンプレート。
ぜひ用途ごとにテンプレートをつくってメール処理時間を短縮し、生まれたリソースを生産的な時間に変えましょう。
Source: Google, 一般社団法人日本ビジネスメール協会
