仕事の方法が変わり、リモートーワークで優れたコミュニケーション文化を育むためにじっくり取り組むことが重要になっています。
それは、従来の職場で同僚とやりとりする方法がバーチャルで必ずしも同じように機能するとは限らないからです。
ですから、コミュニケーション戦略の見直しはバーチャルオフィスを成功させるには欠かせません。
その方法として、ここでは避けるべき8つの項目を見ていきましょう。
1. 主なコミュニケーション手段としてメールを使う
現在のリモートワークにおいてEメールが果たす役割はありますが、それをメインのコミュニケーション手段にすべきではありません。
あるメールが受信トレイの多数のメールの中に紛れ込んで追跡できなくなり、生産性に影響することもあるからです。
顧客やターゲットリードとのやりとりはメールでもいいかもしれません。でも、遠くにいる同僚とのコミュニケーションやコラボレーションにはもっと実用的なツールがあります。
Slackのようなインスタントメッセージングツールは、迅速にやりとりしたり、テーマやプロジェクト別のチャネルを設定するのに適しています。
Twistなどのメッセージングアプリを利用すれば非同期でコミュニケーションできますし、TrelloやAsanaのようなプロジェクト管理ツールならタスクの作成や割り当て、追跡ができます。
2. メンバーのいる場所の時差を考慮しない
従来のオフィス環境なら皆が同じ空間で同じ時間に働きます。
でも、バーチャルチームのメンバーが異なるタイムゾーンにいる場合には、時差を考慮すべきです。
会議をスケジュールするときは時差を考慮して、皆に重複する時間に決めます。
でも、そのために同僚のタイムゾーンや場所を覚えておかなくても大丈夫。
Timezone.ioなどのタイムゾーンコンバーターやCalendlyなどの共有カレンダーアプリを使えば、会議時間のスケジュールや管理に便利、全員にとって都合の良い時間に計画ができます。
3. テキストだけのコミュニケーションに依存しすぎる
テキストのみのコミュニケーションには、ボディランゲージ、アイコンタクト、顔の表情などの非言語的な手がかりがないので、誤解や対立につながる可能性があります。
バーチャル環境では、Google MeetやZoomのようなビデオ会議ツールなどのコミュニケーションメディアを利用してコミュニケーションを取ることが不可欠。
対面では会えないことを考えると、これらのツールは同僚の姿を見たり聞いたりできる次善の手段です。
ビデオ通話は、個人的につながれることに加えて、複雑なタスクを説明するのに向いています。
ただし、特にほかのタイムゾーンにいる人と協働する場合はいつもビデオハングアウトできるとは限りません。
そんなときはVoodleなどの非同期ビデオツールでビデオメッセージを録画して送信できます。
4. メンバーがいつでもコミュニケーションに対応できると期待すること
すぐ利用できる様々なコミュニケーションツールやリモートワークポリシー導入の結果、仕事と私生活の境界線はますます曖昧に。
そのため、「いつもオンになっていてすぐに仕事ができる状態にある」という風潮が生まれています。
これは、仕事関係のメッセージにすみやかに対応したり、仕事の要求にはいつでも対応するべきだという非現実的な期待です。
これを避けるためには境界線が必要です。
たとえば、リモートワークのスケジュールをカスタマイズしたり、仕事関連のコミュニケーションツールを使う時間や場所を制限したり、勤務時間外の至急ではないメッセージの通知をオフにすることなどがあります。
5. 文化的、宗教的な違いを意識しない
在宅勤務だと世界のいろいろな地域から人材を採用できるため、コミュニケーションやチームの関係性に悪影響を与えるかもしれない文化的、宗教的な違いに気を配る必要があります。
たとえば、異なる文化や宗教の人々が守っている休日があるかもしれません。そのときには仕事をしないとか、勤務時間が変わるようなことがあります。カレンダーを追跡して、そんな場合に応じて期日やコミュニケーション計画を調整する必要があるかもしれません。
6. 雑談できる機会を設けない
在宅勤務の環境では同僚との社会的な交流の必要性が見落とされがちですが、リモートワークで感じる孤独は、生産性と仕事の満足度を低下させる可能性のある深刻な懸念事項です。
これに対処するには、アイスブレイクのような雑談がしやすい方法を見つけるべきです。
たとえば、職場のチャットツールでカジュアルな会話のために別のグループを設定して、週末の計画やはまっている番組、趣味など、仕事に関係のないテーマについて話せるようにします。
また、このようなコーヒーブレイクのアイデアを利用して、チーム内のエンゲージメントをさらに高めることができます。
7. ミーティングが多すぎる
ミーティングのやりすぎはNG。実際、ミーティングには行う価値のないものもあり、生産性に悪影響を与える可能性さえあります。
ですから、新しいミーティングをスケジュールする前に、それが本当に必要かどうか、メッセージを伝えるにはほかの方法がないかどうかを自問すべきです。
ミーティングを行うと決めたら、議事録をつくって事前に出席者に共有、また、必要な人だけが出席する簡潔なミーティングを行なってできる限り生産性を高めましょう。
また、誰かを割り当ててて、ミーティングの議事録をきちんと文書化して皆がアクセスできる1カ所に保存するようにします。
そうすれば、それまでのミーティングで話し合ったことがわかり、新しいミーティングの必要性を減らすことができます。
8. マイルストーンや成果を認めたり表彰したりしない
チームの成功を認めて讃えることは意欲とエンゲージメントを高めるために不可欠です。リモートワークだからといって、この重要なチームビルディング活動を忘れてはいけません。
Bonuslyのような社員表彰ツールを使えば、チームの成功を讃えたり個人の成果を表彰することができます。
また、これはSlackに統合できるので、そうすればもっと簡単に評価を受けたり与えたりすることができます。
Image: MakeUseOf
Source: Slack, Trello, Asana, Twist, Bonusly
Original Article: 8 Common Communication Mistakes to Avoid in Virtual Teams (And What to Do Instead) by MakeUseOf
