1週間が終わり、「時間はどこに行ってしまったんだろう?」と自問したことはありませんか? 実は、それは皆さんだけではないのです。

私のスタートアップでは、多忙なプロフェッショナルたちがカレンダーの管理を効率化できるようにするプラットフォームを構築しています。

最近、2000人以上の専門職を対象に、集中して仕事をするためにどう優先順位を付けているかどう時間が失われないようにしているかを分析する動向調査報告書を発表しました。

その結果、調査に参加した個人のうち、1日6時間以上をタスク作業に充てているのはわずか12.4%で、実際に「生産的」な仕事に充てている時間はその約半分に過ぎないことがわかりました。

今日、管理職の人たちは、チームの生産性を向上させて時間が失われないようにすることに苦心しています。

管理職は平均して、チームにとって気が散ったり邪魔が入ったりすることを最小限に抑える自分の能力を10点満点中わずか5.3点と評価したのです。

過去3年間、時間をどう賢く管理して失われないようにするかという問題に熱心に取り組んできた会社の創設者として、私は、この状態を改善するために雇用主が何をするべきかということに確固たる意見を持っています。

ここでは、社員の満足感と集中力、そして生産性を高めるために、チームに大きな力を与えるためのヒントを5つご紹介します。

目次

1. ノイズを減らす

2. 使える時間に関して現実的になる

3. コア・コラボレーション・タイムを設定する

4. ツールを効果的に使う

5. スケジュールにバランスを持たせる

1. ノイズを減らす

私たちの報告書でわかった最も衝撃的なことのひとつが、知識労働者が回答した日常的に中断させられる回数の多さです。

平均して、1日に31.6回邪魔が入ると答えたのです。つまり、1日8時間の勤務のうち、1時間に4回は本来の業務を遮られていることになります。

これは、単に中断させられるというだけではありません。コンテキストスイッチが大きな負担となり、チームが生産的なフロー状態に入るのを妨げてしまうのです。

このような通知疲労の軽減に役立つ2つの方法がこちらです。

  • ステータスを賢く管理しましょう。Slackなどのツールでは、ステータスは同僚への合図となって中断を引き起こす要因です。1日のうち重要なタイミングで賢く「おやすみモード」に設定する(さらに良いのは、ステータスを自動的にカレンダーと同期させる)と、通知音で集中力が途切れてしまうのを防ぐ良い方法になります。
  • 気が散るものをグループ化しましょう。Appleのエンジニアは、通知の時間範囲を設定できる機能を導入することで、通知疲労の軽減に向けて大きく前進しました。さらに最近では、1日を分断してしまわないように通知を一度にまとめる通知サマリーも導入しました。このように通知をまとめてチェックするようにしたほうが心の健康に良い、ということがわかっています。

2. 使える時間に関して現実的になる

時間の推定は、賛否両論のあるテーマです。エンジニアリングチームにどのように推定しているかを尋ねてみれば、「していない」というものを含めて10個ほどさまざまな答えが返ってくるでしょう。

推定に懐疑的になるのにはもっともな理由があります。タスクにかかる時間を推定する私たちの能力は、ご承知の通り非常に低いからです。

とはいえ、1週間の時間は限られており、平均すると週の労働時間の半分以上が会議に費やされるため、現実的には、チームが何らかの形でキャパシティプランニングを取り入れるか、少なくとも「本当はすべてをスケジュールに組み込む能力が自分たちにある」ということを認識する必要があると私は強く信じています。

これは、1日の1分1秒をすべて計算に入れるという意味ではありません。しかし、だいたいの状況分析を(理想的にはチームの実際のカレンダーを見て)行なうと、状態を正常なものにするのに非常に役立ちます。また、本当に重要なことを容赦なく優先できるようになります。

3. コア・コラボレーション・タイムを設定する

どのチームも、会議が多すぎます。会議を減らすのはモグラ叩きのように感じるかもしれませんが、それが唯一のやり方ではありません。別の方法として、スケジュール上で会議のための時間を完全に限定することもできます。

これは、新たに試みられている業界では「コア・コラボレーション・タイム 」と呼ばれています。

この時間(通常は1日4時間以内)にはオンラインでいることが求められ、会議もこの時間に行なわれます。時間外には、会議に参加したり会議の予定を組んだりすることはないことになっています。

コア・タイムの使用には大きなメリットが2つあります。ひとつは、会議が予定可能な時間が限定されること。もうひとつは、チーム全体が柔軟になり、仕事と生活のバランスをとるために必要なスペースを確保できることです。

4. ツールを効果的に使う

社員やチームの生産性を高めるために使える施策はたくさんありますが、非常に現実的な、技術的な壁もあります。

時間を管理するために使われるシステムは、利用者にとって何が重要なのかがわからないのです。つまり、専任のアシスタントがいない場合は、自力で何とかする必要があるということです。

チームにさまざまなツールを提供して、ZoomやSlackでステータスメッセージを自動化する各タスクにかける時間をダイナミックにブロック化する、さらには予定が過密にならないようプライベートの予定を仕事のカレンダーに同期させるといったことをすることで、大きな違いが生まれる可能性があります。

それによって、スケジュール管理に追われることなく最高の仕事をすることに集中できるようになるのです。

5. スケジュールにバランスを持たせる

私たちは皆、おかしな時代に働いているのだと認識することが大切です。在宅勤務に際して受け入れなければならない新たなスタイルとともに、仕事と生活のバランスをとるために必要な新しいタイプの柔軟性というものがあるのです。

これは、単に私が感情的になっているのではありません。「満足している社員は生産性が高い傾向にある」ということが明らかになっているのです。

通知疲労を軽減し、重要なことを終わらせるのにかかる時間を現実的に考え、「オンライン」となるコア・タイムを設定し、時間が失われないよう自動的に管理するために必要なツールを提供すれば、チームが心から必要としているバランスをもたらすことができます。

チームは満足感と集中力、そして生産性が高まるでしょう。つまり、最終的には全員にとってより良い結果をもたらすということです。

Source: reclaim(1,2), reddit, ScienceDirect, ProductHabitsBlog, WSJ, Wellable