キーワードは「自動整理」。

クラウドストレージサービスのDropbox(ドロップボックス)を長らく使っていると、自分のフォルダがさまざまなファイルでゴッチャゴチャになってしまうことも、あったりなかったり…。

そんな時に便利な最近追加された整理整頓ツールを、米Gizmodoが紹介してくれています。

チェックしてみましょう!

「自動フォルダ」の使い方

Dropboxの新機能こと「自動フォルダ」では、メールや写真、プレイリスト、ドキュメントなどを効率的に整理整頓することができます。一度設定したフォルダは自動的に名前をつけたり、並び替えたり、変換したりすることができるのです。

使い方はウェブ上でDropboxにアクセスし、自動フォルダに設定したいフォルダへと移動して「Create and Automated Folder」をクリックします。そして新しいフォルダに名前をつけ、自動整理の種類を選択します。

Image: Dropbox

用意されているオプションは、以下の6種類です。

  • ファイルを月別のフォルダに分類する。
  • ファイルを年別のフォルダに分類する。
  • ファイル名を変更する。
  • ファイルを解答する。
  • ファイルを画像/動画/PDFに変換する

最後のオプションでは、自動フォルダに追加されたWord文章やJPG画像などのファイルを、自動でPDF形式に変換してくれるのです

自動化のカスタマイズも可能

自動化のカスタマイズも可能です。たとえば、ファイル名を変更するオプションでは、名前変更のテンプレートを設定できます。ファイル名のはじまりを日付にしたり、親フォルダの名前を追加することも可能です。

選択した自動化機能は、デスクトップクライアントやモバイルアプリ、ウェブ版などに関わらず、新しいファイルに適応されます。

自動フォルダの設定を変更するには、ウェブ版でフォルダの横にある3点アイコンをクリックし、「自動化の設定」を選択します。

Image: Dropbox

同じ設定項目にて、自動化を一時的に停止(アクティブ/一時停止の切り替え)や完全に削除(ゴミ箱アイコン)することも可能です。その場合、ファイルとフォルダは残ります。

また3点アイコンから「自動化を追加」を選択したり、通常のフォルダを自動フォルダに変更することもできます。

サポートドキュメントにて導入が予定されている自動化機能の1つとして、フォルダに追加されたファイルへの自動でのタグ付け機能があります。

この記事の執筆時点ではまだ表示されていませんが、なかなか便利そうな機能です。

タグ付け機能の使い方

Image: Dropbox

Dropboxのウェブインターフェイスを使って、手動でタグ付をすることもできます

フォルダ>ファイル>「ファイルグループ」を選択すると、右側に「タグ」フィードが表示されます。ここで、タグを入力を入力できるのです。

これにより、特定のトピックやアイディアに関連するファイルが複数フォルダに散らばっていても、あとで見つけやすくなります。

Dropboxのウェブアプリには、優れた検索機能が存在します(画面上部の検索ボックスを利用してください)。フォルダやファイルの種類に応じて検索結果を絞り込むことができ、検索キーワードが特定のタグと一致する場合には、検索ボックス下からタグを検索することもできます。

ファイルを自動的にサブフォルダに分類する「マルチファイル整理」の使い方

Dropboxに追加された関連機能として、「マルチファイル整理」があります。

これは日付やキーワード、ファイルの更新頻度などにもとづいて、ファイルを自動的にサブフォルダに分類するというもの。

自動化されていないフォルダであれば、同機能はウェブ版の上部にある3点アイコンから利用を開始できます。

Image: Dropbox

3点アイコンをクリックして、「マルチファイル整理」を選択すると、以下のような自動フォルダのオプションと一致するオプションが表示されます。

  • 非アクティブ
  • 月/年
  • キーワード
  • スマート移動

適応前にはどのようなアクションが起きるのかをプレビューできます。

カスタマイズオプションとしては、ソートするキーワードや「非アクティブ」としてカウントする期間(30日または90日)を選択できます。マルチファイル整理は、一度設定すればあとで操作する必要はありません

フォルダに将来追加されるファイルには同じルールは適応されませんが、「月」「年」のオプションには自動化するための選択肢が用意されます。

自動フォルダを簡単に管理するために、ウェブ版にてすべてのフォルダを1画面で閲覧することができます。

自分のプロフィール(上の画像の右上部)をクリックして「自動化」を選択するか、Dropboxのオートメーションページにアクセスしましょう。

どのファイルが設定されているか、どの自動化が選ばれているかを確認し、必要に応じて「一時停止」「再起動」「編集」「削除」できます。

文:David Nield - Gizmodo US(訳:塚本直樹)

Image: Dropbox

Source: Dropbox (1, 2, 3, 4)

ギズモード・ジャパンより転載(2022.01.09公開記事)