自分のカレンダーのほかに、自分のチームメンバーのスケジュールや、進行中のプロジェクト管理のために、「チームカレンダー」をつくることをおすすめします。

チームメンバーで共通のカレンダーを見える化しておくことで、全員の休暇や出張のスケジュールを管理したり、メンバーがどこで勤務する予定なのか、締め切りやプレゼン日といった予定の把握が効率的になります。

チームカレンダーを作成・共有する

1. Googleカレンダーを開き、左側のバーにある「他のカレンダー」の横「+」アイコンから、「新しいカレンダーを作成」を選択する。

2. プロジェクト、またはチーム名を記入し、説明を追加する。

3. 「カレンダーを作成」をクリックすると、「マイカレンダー」に作成したものが追加される。

4. 「マイカレンダー」の下の、追加したカレンダーの横「その他」アイコン(縦3つのドット)をクリックし、「設定と共有」を選択する。

Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部 via Googleカレンダー

「設定と共有」画面では、共有する範囲を選ぶことができます。状況に合わせて、以下の手順で進めてください。

特定の個人と共有する場合:「特定のユーザーとの共有」で「ユーザーを追加」をクリック、共有したいユーザーの名前かメールアドレスを入力し、「送信」ボタンを押す。

多くのユーザーと共有する場合「アクセス権限」「一般公開して誰でも共有できるようにする」、もしくは「[組織名]で利用できるようにする」をオンにする。


カレンダーを共有した相手宛にメールが届くので、作成したカレンダーを「追加」してもらったら、完了です。

非公開のプロジェクトを進めている場合などにも、とても役に立つ「チームカレンダー」機能。Googleカレンダーを駆使して、快適なワークフローを確立してみてはいかがでしょうか。

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Source: Google