チーム内の打ち合わせや顧客との商談など、用途はさまざまですが、Zoomを使ったミーティングは、あらゆるリモートワーカーにとって、もはや仕事の欠かせない一部になっています。

しかし、ミーティングが終わったとたんに、何を話したか忘れてしまうという人も多いかもしれません。ミーティングの要点を覚えておかないと、仕事の効率が落ち、時間ばかりかかって何も成果が出ないという状態にもなりかねません。

では、次々と開催されるオンラインミーティングをすべてきちんと管理するには、どうしたら良いのでしょうか?

ここで頼りになるのが、ミーティングの内容を記録したメモです。メモを取ること自体は、別に新しいアイデアではありません。でも、正しいメモの取り方を知っていれば、ミーティングの内容を把握しやすくなるのに、その方法を知らない人は多いのです。

では、Zoomミーティング中に効率良くメモを取る方法について、以下に解説します。

ミーティングのメモと議事録の違い

「ミーティングのメモ」と「議事録」という言葉は、特に違いを意識せずに使われるケースがほとんどです。でも、この2つは同じものではありません。実は、両者の違いを理解することが効率アップへの近道なのです。

メモと議事録はどちらも、ミーティングで議論された重要なポイントの記録です。しかし、目指しているものがまったく違うのです。

メモとは、ミーティング中に出たアイデアや計画、目標、行動、締め切りなどを簡潔に記録したものです。その内容は、メモを取る人の目的や意図に応じて変更できます。

これに対して議事録は、ミーティングの詳細を記した公式記録です。場合によっては、監査役や裁判所が閲覧する、法的な公的文書としての役割を果たしうるものです。

議事録には基本的に、ミーティングの出席者と欠席者、議論されたトピック、開始時刻と終了時刻、決定事項などの情報が記録されます。自由に形式を変えても良いメモとは異なり、議事録は一定の様式に従って記されます

Zoomミーティングでのメモの取り方

PCを使いながらメモを取るイメージ
Image: MakeUseOf

ミーティングのメモには、個人的な記録への使用以外にも、仕事の同僚が使うリソースとしての役割を持たせることができます。

特に、メモ作成者が積極的に共有する意志を示せば、この役割は大きくなります。ミーティングで取り上げられた重要な情報がすべて記されているメモの活用は、チーム全体の生産アップにつながります。

ただし、この場合注意したいのは、構成を意識してメモを取ることです。構成がないと、あとで見た人に意味がわからないメモになってしまいます。

では、「プロ仕様のメモ」を取るための4つのポイントをお教えしましょう。

その1:「必ずメモすべき事柄」を事前にまとめておく

メモを取る際には、そこに必ず含めるべきトピックがいくつかあります。その主な項目を以下に説明しましょう。

事前準備:ミーティングがはじまる前に、すでに手に入る詳細項目を書き留めておくと、時間の節約になります。具体的には以下のような事項です。

  • 日付と時刻:これは、メモの管理や整理に役立つ情報です。
  • 参加者とミーティングの種類:顧客との商談なのか、チーム内の打ち合わせなのか、誰が出席しているかを書いておきます。
  • 議題:これはミーティングで話す予定になっている内容の要約です。
  • アイデア:ミーティングで共有したいと思っている事柄はありますか? うっかり忘れないよう、事前に書き留めておきましょう。

ミーティング中:ミーティングがはじまってからは、そのなかで触れられた重要事項をメモに記録することに集中しましょう。具体的には以下のような事柄になります。

  • 実行すべき項目:ミーティングのなかで議論された計画を書き留めておきましょう。その際、計画に関わる人、やるべき任務や職責、スケジュール、締め切りなど、会議で挙げられた具体的な情報を記しておきます。
  • 事実:ミーティング中に言及された重要な事実があれば、それも書いておきましょう。
  • 質疑応答:あとで必要になった時に参照できるよう、ミーティング中に出た質問と、それに対する回答を記録しましょう。

その2:耳に入ることすべてを書き留めない

メモを取る時は、Zoomミーティングで話されたことを一言残らず書き留めるわけではありません。ミーティングの内容を全部文字に起こすのは、古いやり方です。プロはもうそんなことはしていません。

古いやり方を試しても、ほとんど間違いなく失敗します。なぜかというと、ミーティングの書き起こしは時間ばかりかかり、メモを取ることの主目的がおろそかになってしまうからです。

さらに、不必要な重複した情報が入るので、書き起こした本人、さらにはそれを読む人も混乱させてしまいます。

ですから、全文の書き起こしはやめて、キーワードと実行項目だけを記録するよう心がけましょう。

基本的には、「これは重要だ」と思うキーワードを把握して、それに関する要点と、やるべき事柄を書けば良いでしょう。その際に、上に書いたメモを取る上での基本事項にも目を配れば、メモを簡潔でわかりやすいものにすることができるはずです。

その3:テンプレートを作成する

ノートを手に持って微笑む人
Image: MakeUseOf

メモを取るプロセスをスピードアップするには、テンプレートをつくっておくのが有用です。テンプレートがあれば、どの内容をどこに書くか考える時間を節約できます。

さらに、すでにフォーマットが決まっているので、ミーティング後にメモに手を入れるのに余計な時間を使う必要もなくなります。

自分のニーズに合ったテンプレートを自作するのも良いですが、メモの取り方についてはさまざまなメソッドが提案されているので、それに従うのも手です。

たとえば、四分割法を採用して、「質問」「やるべきこと」「決定事項」「雑記」という4つのセクションに分けるといった形です。視覚型の人なら、マインドマップが理想のテンプレートになるかもしれません。

こうしたメソッド以外にも、さまざまなメモアプリを活用することで、すべてを楽に管理することができます。

すぐに使えるテンプレートを用意しているアプリもありますから、こうしたものを活用すれば、わざわざ新規にテンプレートを作成したり、探したりする手間を省けます。

その4:目標を設定する

Zoomミーティングのメモを上手にまとめたいなら、何より大切なのは、「目標は何か」という意識を持つことです。

以下の質問を自分に投げかけてみてください。

  • なぜメモを書くのか?
  • メモの用途は、効率化をはかり、自分のキャリアを前進させるためか?
  • 仕事の一環としてメモを書いているのか?
  • 誰かと共有するつもりはあるか?
  • 仕事をきちんと整理するためにやっているのか?
  • どんな成果を得たいのか?

目標を定めることで、モチベーションが上がり、メモを取るスキルも向上します。

「これを達成したい」という具体的な目標が頭にあれば、ミーティングのメモをとる作業は、まったく苦痛ではなくなります。自分が完成させるメモに求められている内容が、より明確にわかっているからです。

ミーティングのメモは、キャリアアップの役割を担っていることを忘れないでください。これは、ただ漫然とやる作業ではなく、うまく活用すれば、あなたがさらに成長し、仕事の効率を大幅にアップさせるのに役立つ可能性があるのです。

どのZoomミーティングでもメモを取るべき?

すべてのミーティングで、メモを取る必要はありません。とはいえ、自分が参加するミーティングについて、その重要度を判断できるようにしておきましょう。

たとえば、単なる調整のための打ち合わせで、重要な事柄が議論されないのなら、メモを取るのはやめて、やりとりそのものに集中しても良いでしょう。

とはいえ、ミーティングのメモ作成術は、必ず身につけておきたい、キャリアアップに不可欠なスキルです。仕事の効率を上げられるだけでなく、メモを取ることで記憶力が鍛えられ、長期記憶を磨けるというメリットもあります。

また、メモがあれば、やるべきことをより明確に意識できるので、発言に責任を持つ気風が生まれ、同じチームで働く人たちの仕事の能率も上がるでしょう。

そして最後にもう1つ。メモを取ることで方向性が明確になり、仕事の中でどこに注意を向けるべきかがわかるという利点もあります。

Image: Shutterstock/Original Article: How to Take Notes During Zoom Meetings Like a Pro by MakeUseOf